Assistant aux Finances Prog FM

Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est le réseau mondial de développement des Nations Unies, qui milite pour le changement et connecte les pays aux connaissances, à l’expérience et aux ressources pour aider les gens à construire une vie meilleure. Nous sommes sur le terrain dans 170 pays et territoires, travaillant avec les gouvernements et les citoyens sur leurs propres solutions aux défis de développement mondiaux et nationaux pour aider à autonomiser des vies et à construire des nations résilientes.

Le PNUD joue un rôle important dans le soutien aux résultats en matière de santé en aidant les pays à s'attaquer aux déterminants sociaux, culturels et économiques du VIH et de la santé, en partenariat avec les agences des Nations Unies et d'autres organisations. Cela se fait dans le cadre du travail de base du PNUD pour réduire les inégalités et l’exclusion sociale qui sont à l’origine du VIH et des problèmes de santé, promouvoir une gouvernance efficace et inclusive pour la santé et mettre en place des systèmes de santé résilients et durables. Le PNUD contribue également par son rôle de coordination en rassemblant de multiples partenaires et ressources aux niveaux national et local.

En tant que partenaire historique et de confiance du Fonds mondial (FM), la valeur ajoutée du PNUD consiste à fournir un ensemble intégré de solutions de développement pour renforcer les institutions afin de fournir des services de santé. Grâce à ses contributions en tant que récipiendaire principal (PR) par intérim et fournisseur d’assistance technique dans plus de 53 pays depuis 2003, la fourniture par le PNUD d’un appui intégré aux politiques, à la mise en œuvre et au développement des capacités aux pays a donné des résultats significatifs en matière de santé et de développement dans des environnements opérationnels difficiles. La gestion proactive des risques et l'investissement dans la durabilité sont les pierres angulaires de l'approche de gestion de portefeuille du PNUD et la fourniture d'une assistance technique aux homologues nationaux pendant toutes les phases de mise en œuvre, le renforcement de la législation, des politiques et des cadres réglementaires, et le renforcement des capacités dans les domaines fonctionnels clés, y compris la gestion financière et l'information sanitaire, la gestion des systèmes, des achats et de la chaîne d'approvisionnement. Au sein du Groupe HHD, l’équipe d'appui à la mise en œuvre de services de santé (GF / HIST) est une équipe qui fournit un soutien aux bureau-pays du PNUD dans la mise en œuvre des programmes de santé et de développement.

Le PNUD a été identifié comme PR intérimaire pour le programme VIH et Tuberculose financé par le Fonds Mondial au Congo pour la période du 1er janvier 2021 au 31 décembre 2023. Le PNUD mettra en œuvre le programme en étroite coordination avec les partenaires nationaux, y compris les programmes de lutte contre la maladie, la centrale d’achat CAMEPS, les ONG, les partenaires techniques et les agences du Système des Nations Unies. La gestion du programme se fera conformément aux règles, politiques et procédures du PNUD, aux accords de subvention et aux accords entre le PNUD et le FM, en collaboration avec les parties prenantes nationales, et en étroite coordination avec le FM (y compris l'agent local du Fonds), le CCN (Instance de coordination nationale), les partenaires techniques et agences des Nations Unies, l’équipe d’appui GF/ HIST et les unités des programmes et opérations du PNUD.

Dans le but d’assurer la planification, la gestion programmatique et opérationnelle et la supervision du projet afin d’en atteindre les buts et objectifs, une unité de gestion de projet (UGP) dédiée a été créée et sera dirigée par un Coordinateur de Projet international. Un Assistant aux finances est recruté par le PNUD et travaillera sous la supervision de l’Analyste financier.

L’Assistant aux finances exécutera les tâches suivantes :

•  Assurer la conformité des processus financiers, des informations et rapports financiers et du suivi des audits avec les règles, règlements, politiques et stratégie du Fonds Mondial et du PNUD ;
•  Veiller au respect strict du système de contrôle interne ;
•  Participer à l’identification des processus opérationnels du projet et à élaboration de procédures standards de fonctionnement ;
•  Préparer les salaires mensuels de l’équipe de projet selon les règles et procédures du PNUD ;
•     Assurer le suivi et contrôle minutieux de tous les éléments du salaire ;
•  Assurer la préparation, le paiement et suivi des primes INPS et Van Breda pour tous les contrats de services
•       Procéder à la préparation et/ou au remboursement des DSA, selon les règles et procédures du PNUD ;
• Assurer l’analyse mensuelle des comptes d’avance et la participation à la clôture annuelle des comptes ;
•   Assurer la gestion des comptes bancaires ouverts au profit des Bénéficiaires Secondaires ;
• Procéder à la préparation des rapports trimestriels d’exécution financière ;
• Assurer la revue de toutes les demandes de paiements et avances trimestrielles et procéder à leur préparation ;
• Assurer le paiement des prises en charge des participants lors des formations organisées par les Bénéficiaires Secondaires ;
• Participer à l’élaboration d’un registre des équipements achetés dans le cadre du Fonds Mondial ;
•  Participer à la formation des comptables des Bénéficiaires Secondaires ;
• Veiller au respect des règles et procédures comptables et de passation des marchés.
• Participer à la mise à jour régulière du Dashboard financier du bureau ;
• Participer aux formations en finance pour le personnel des opérations et du projet ;
• Assurer la synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques en matière de finances ;
• Faire des contributions de qualité dans les réseaux de connaissance et les milieux spécialisés.

Participer à la conformité des processus financiers, des informations et rapports financiers et du suivi des audits avec les règles, règlements, politiques et stratégie du Fonds mondial et du PNUD

• Veiller au respect strict du système de contrôle interne selon les règles et procédures du PNUD ;
• Appuie la tenue d’un registre des équipements achetés dans le cadre du Fonds Mondial, pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Veiller au respect des règles et procédures comptables et de passation des marchés ;
• Contribuer à l’analyse financière et le suivi des ressources de la subvention et à fournir une analyse de qualité au personnel de l’unité de gestion et au bureau pays, pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Contribuer à la planification et au suivi des dépenses selon les règles, politiques et procédures du PNUD, sur la base des accords de subvention et accords corporatifs entre le PNUD et le Fonds Mondial, pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Contribuer à mettre en œuvre un robuste contrôle financier sur tous les process internes pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Appuyer la mise en œuvre de procédures telles que les revues, réconciliations, afin d’assurer une utilisation économique, efficace et efficiente des ressources de la subvention, de façon à ce que les objectifs de cette dernière soient atteints, en s’assurant que les dépenses soient raisonnables et correspondent aux allocations budgétaires, de façon à éviter les dépenses non conformes.
• Appuyer le rapportage interne et externe, en fonction des besoins du Fonds Mondial et des partenaires. Ce système inclura les données des sous récipiendaires, des prestataires de service et d’assistance technique sous sa responsabilité
• Préparer les estimations budgétaires, en collaboration avec les autres collègues de l’unité de gestion, selon les besoins du programme, pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Réaliser l’archivage de la subvention pour le PNUD, y compris les documents des sous-récipiendaires, fournisseurs, prestataires de service et d’assistance technique

Contribue à la mise en œuvre des stratégies et procédures opérationnelles

• Met en œuvre un suivi et une analyse continue de la situation financière, et prépare les prévisions de dépenses de la subvention, pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Contribue à la clôture opportune de la subvention dans le respect des règles du PNUD et du Fonds Mondial, y compris le transfert des actifs ;
• Assure un suivi pour assurer la transparence des processus financiers et de l’utilisation des fonds, en application des directives du PNUD et du Fonds Mondial pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Conduit la préparation opportune des projections de trésorerie mensuelles de la subvention, pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Contribue aux audits du Bureau d’Audit et D’Enquêtes du PNUD, aux audits des sous récipiendaires, et aux audits du Bureau de l’Inspecteur Général du Fonds Mondial, dans le cadre de l’accord entre le PNUD et le Fonds Mondial. Assure une mise en œuvre opportune des recommandations des audits quand elles se réfèrent aux domaines financiers, aux actifs de la subvention et la gestion des sous-récipiendaires ;
• Appuie les demandes de paiements et avances trimestrielles et procède à leur préparation ;
• Contribue à l’analyse mensuelle des comptes d’avance et la participation à la clôture annuelle des comptes;

Gère le budget d’une subvention, et effectue le suivi budgétaire

• Est le point focal d’un groupe de sous-récipiendaires pour la gestion des ressources financières : planification, suivi et contrôle des ressources suivant les règles du PNUD ;
• Contribue à l’élimination des erreurs dans la gestion budgétaire de la subvention ;
• Contribue à la conformité des opérations avec le mécanisme de contrôle interne, en s’assurant que les vouchers soient correctement traités, les transactions correctement enregistrées et publiées dans Atlas. Signale régulièrement les anomalies telles que les erreurs de budget check, les vouchers non approuvés, à son superviseur ;
• Prépare et assiste aux réunions de revue trimestrielle avec les sous-récipiendaires en coordination avec les autres collègues de l’unité de gestion ;

Fait un suivi budgétaire rapproché des sous récipiendaires et autres partenaires de mise en œuvre, et renforce leurs capacités

• Effectue quotidiennement le travail de conseil et de renforcement des capacités des sous-récipiendaires et autres partenaires de la subvention, sur les thèmes de gestion financière, gestion des actifs, contractualisation, problèmes bancaires, budgétisation, comptabilité et rapportage;
• S’assure que les avances aux sous-récipiendaires et les paiements directs effectués en leur nom sont correctement analysés, traités et payés dans les délais. S’assure que les transactions sont correctement et ponctuellement enregistrées ;
• Contribue à harmoniser les pratiques de rapportage et de comptabilité des sous-récipiendaires autour du logiciel Tompro, en particulier en ce qui concerne la budgétisation et les indicateurs clé de performance budgétaire;
• Appui le processus d’audit des sous récipiendaires, en particulier durant la phase de préparation et en s’assurant que les recommandations d’audit sont suivies conformément au rapport d’audit.
• Appuie en continu les unités finances des sous récipiendaires, en particulier pour la liquidation des avances

Compétences Organisationnelles:

Innovation

• Capacité à faire fonctionner des idées nouvelles et utiles

Leadership

• Capacité à persuader les autres de suivre

Gestion des personnes

• Capacité d’améliorer les performances et la satisfaction

Communication

• Capacité d’écoute, d’adaptation, de persuasion et de transformation

Livraison

• Capacité à faire avancer les choses

Compétences Fonctionnelles:

Primaire

Comptabilité (générale)

• Connaissance des concepts comptables, principes, règlements et politiques et capacité de s’appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques

Gestion financière

• Capacité de créer un processus pour atteindre les objectifs financiers

Rapports et analyses financiers

• Capacité d’évaluer les données financières, d’obtenir des résultats pertinents et de les présenter de manière significative

Gestion de projet

• Capacité de planifier, d’organiser et de contrôler les ressources, les procédures et les protocoles pour atteindre des objectifs spécifiques

Gestion des risques

• Capacité d’identifier et de prioriser les risques, et d’organiser des actions pour les atténuer

Gestion des connaissances

• Capacité de saisir, de développer, de partager et d’utiliser efficacement l’information et les connaissances

Gestion des risques

• Capacité d’identifier et de prioriser les risques, et d’organiser des actions pour les atténuer

Sécondaires:

Gestion des relations

• Capacité d’engager et de favoriser des partenariats stratégiques avec d’autres parties, de sous-bénéficiaires et d’établir des relations de travail productives   

Educations:

• Diplôme de comptabilité, finances, audit, gestion ou administration publique, minimum niveau licence.

• Certificat de comptabilité

• Les candidats ne disposant pas d’un diplôme de comptabilité provenant d’une institution internationalement reconnue devront passer un test de comptabilité et finances.

Expériences:

• Au minimum 4 ans d’expérience professionnelle significative, avec des responsabilités croissantes, dans des fonctions de supervision et de conseil
• Experience de travail avec les agencies des Nations Unies, le secteur public ou les organisations non gouvernementales
• La connaissance des règles et normes et systèmes financiers du PNUD ou d’une institutions des Nations Unies serait un atout.
• La connaissance et l’expérience de la gestion financière des subventions du Fonds Mondial serait un atout.
• Experience des relations avec les agencies des Nations Unies, le secteur public et les organisations non gouvernementales.
• Experience de formation et de coaching en gestion financière un atout.

Exigences de langues:

• Maîtrise parfaite du Français
• Bon niveau d’anglais désirable

Autres:

• Maitrise des outils informatiques (Excel, Word, Powerpoint, etc.) ;
• Les candidatures féminines sont vivement encouragées

Important applicant information

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