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Analyste aux Achats et Logistiques

Port-au-Prince (Haiti)

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Port-au-Prince (Haiti)
  • Grade: SB-4 (SC8/SC9), Service Contract, Local Contractors Agreement - Consultancy
  • Occupational Groups:
    • Procurement
    • Logistics
  • Closing Date: 2020-12-10

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Background

Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est le réseau mondial de développement des Nations Unies, qui milite pour le changement et connecte les pays aux connaissances, à l’expérience et aux ressources pour aider les gens à construire une vie meilleure. Nous sommes sur le terrain dans 170 pays et territoires, travaillant avec les gouvernements et les citoyens sur leurs propres solutions aux défis de développement mondiaux et nationaux pour aider à autonomiser les vies et à construire des nations résilientes.

Le bureau du PNUD en Haïti est un partenaire clé du Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme (le Fonds mondial) et agit en tant que récipiendaire principal intérimaire (PR) de la nouvelle subvention contre le paludisme. Dans son rôle de PR, le PNUD est responsable de la gestion financière et programmatique et de la supervision de la subvention du Fonds mondial ainsi que de l’achat de produits pharmaceutiques et non pharmaceutiques. Dans tous les domaines de la mise en œuvre des subventions, le PNUD fournit des services de renforcement des capacités aux institutions pertinentes, aux sous-récipiendaires et aux partenaires opérationnels.

Pour la mise en œuvre des subventions du Fonds mondial, le PNUD Haïti est en train d'établir une Unité de gestion du programme (UGP) qui gérera, supervisera et coordonnera avec les partenaires nationaux et techniques la mise en œuvre de la subvention conformément aux règles, politiques et procédures du PNUD et à l'Accord de subvention avec le Fonds mondial.

Sous la supervision directe du Spécialiste en gestion es achat et des stock, l’ Analyste appuie et s’assure de la gestion efficiente des achats et des stocks pour le projet paludisme financé par le Fonds mondial.   Il/elle travaille en étroite collaboration avec l’équipe de gestion du projet afin d’assurer la bonne exécution des activités.

Duties and Responsibilities

1. Assure la mise en œuvre des stratégies de gestion opérationnelle et financière et adapte les processus et procédures axés sur l'atteinte des résultats suivants:

  • Conformité totale avec les règles, règlements et politiques des activités financières de l'ONU / PNUD, système d'enregistrement / de rapport financier; mise en place de contrôles internes efficaces, bon fonctionnement d'un système de gestion des ressources financières orienté client;
  • Examiner en permanence la situation financière et soutenir l'Unité de gestion du programme (UGP) dans la préparation des prévisions et des demandes de décaissement périodiques à soumettre au Fonds mondial;
  • Examiner et approuver trimestriellement le formulaire d'autorisation de financement et de certificat de dépenses (FACE) pour les SR;
  • Surveiller régulièrement les rapports d'exceptions financières pour les activités et transactions inhabituelles et enquêter sur les anomalies ou les transactions inhabituelles;
  • Informer le superviseur des résultats de l'enquête lorsque des réponses satisfaisantes ne sont pas obtenues;
  • Fournir des conseils et des orientations au personnel du bureau de pays du PNUD, aux consultants et au personnel des SR sur la gestion financière globale;
  • Être un point de contact principal pour la communication avec le Fonds mondial sur les informations financières et fournir des réponses aux demandes de renseignements (le cas échéant) sur les questions financières du Fonds mondial et du LFA;
  • Faire un suivi en temps opportun pour s'assurer que les recommandations d'audit sont correctement traitées.

2. Assure la gestion des budgets de lutte contre le paludisme et le fonctionnement du système optimal de recouvrement des coûts en se concentrant sur l'obtention des résultats suivants:

  • Finalisation des sections financières de la mise à jour de l'état d'avancement et de la demande de décaissement (PUDR) et préparation des prévisions trimestrielles et biannuelles des flux de trésorerie et des flux de trésorerie annuels, et état des sources et de l'utilisation des fonds conformément aux exigences du Fonds mondial pour soumission au Fonds mondial;
  • Révision et finalisation en temps opportun du rapport financier amélioré pour les subventions de lutte contre le paludisme et autres rapports financiers ad hoc comme requis par le Fonds mondial;
  • Préparation périodique des soldes des fonds des programmes de lutte contre le paludisme, en tenant compte des données fournies par les soldes des fonds des SR afin d'assurer une meilleure prévision des activités, le cas échéant;
  • Préparation en temps opportun des revues du budget-programme de lutte contre le paludisme et fourniture de justifications pour les demandes de réaffectation / reprogrammation de budget (le cas échéant) pour soumission au Fonds mondial;
  • Préparation et suivi des budgets; une analyse régulière et des rapports sur les approbations budgétaires et la situation de livraison;
  • Suivre et s'assurer que les contributions du Fonds mondial sont correctement transférées au PNUD en temps opportun;
 
  • Veiller à ce que les paiements anticipés et les paiements directs pour les fournisseurs de SR soient correctement examinés et effectués en temps opportun, et veiller à ce que les informations de paiement soient correctement enregistrées dans le système Atlas en temps opportun.

3.  Assure un contrôle adéquat des comptes du programme de lutte contre le paludisme en se concentrant sur l'obtention des résultats suivants:

  • Analyse et élaboration de propositions pour le système de contrôle interne des dépenses garantissant que les pièces justificatives traitées sont appariées et terminées, que les transactions sont correctement enregistrées et affichées dans Atlas;
  • Les ordres de paiement mensuel (MPO), les demandes de remboursement de frais de voyage et autres droits sont dûment traités et la réception des biens et services et l'établissement des provisions sont correctement effectués conformément aux politiques et procédures IPSAS et du PNUD;
  • Fonction complète de Manager niveau 1 dans Atlas;
  • Contrôle de la clôture des comptes;
  • Actions correctives opportunes sur les bons non enregistrés, y compris les bons comportant des erreurs de vérification du budget, des exceptions de correspondance, des bons non approuvés;
  • Réponse en temps opportun aux demandes du siège pour résoudre les problèmes de données financières;
  • Contrôle des comptes clients pour les programmes de lutte contre le paludisme et maintenance du grand livre général;
  • Contrôle de tous les actifs du programme et obligation de rendre compte conformément aux règles et réglementations du PNUD et du Fonds mondial;
  • Contrôle de l'actif et transfert des stocks une fois le programme clôturé.

4. Assure une bonne gestion de la trésorerie du programme de lutte contre le paludisme en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants:

  • Examen en temps opportun des comptes de caisse du RS pour garantir la disponibilité de fonds suffisants pour la mise en œuvre et les décaissements appropriés;
  • Identification et enregistrement en temps opportun des reçus pour la demande de revenu;
  • Lancement des virements bancaires et des transactions, sélection des virements bancaires et des transactions pour approbation et règlement;
  • Préparation en temps opportun des prévisions mensuelles de flux de trésorerie à l'usage du superviseur;
  • Agit comme caissier pour les transactions sur place.

5.  Assure la facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances entre le programme de pays et des conseils aux SR et au personnel concerné du bureau de pays sur les questions financières en mettant l'accent sur l'obtention des résultats suivants:

  • Renforcement régulier des capacités et formations financières du personnel concerné des pays partenaires;
  • Conduite de formations pour le personnel des opérations / programme / programme sur la gestion financière;
  • Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques en finance;
  • Des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique;
  • Renforcement des capacités du personnel du bureau de pays du PNUD, des consultants et du personnel des RS sur la gestion financière globale (de la passation des marchés et des opérations bancaires à la budgétisation, la comptabilité et les rapports).

Impacts et Resultats

  • Les résultats clefs ont un impact sur l’efficacité globale du projet, aussi bien dans la gestion des ressources financières que dans le succès de la mise en œuvre du projet. 
  • La bonne saisie des données, la bonne analyse et présentation des informations financières contribuent à la création d’un bon système de gestion financière du projet.

 

 
 

Competencies

Compétences Organisationnelles:

Innovation

  • Capacité à faire fonctionner des idées nouvelles et utiles.

Leadership

  • Capacité à persuader les autres de suivre.

Gestion

  • Capacité à améliorer les performances et la satisfaction.

Communication

  • Capacité à écouter, s'adapter, persuader et transformer.

Livraison

  • Capacité à faire avancer les choses.

Capacité à Comptabilité (général)

  • Connaissance des concepts, principes, réglementations et politiques comptables et capacité à s'appliquer à des situations stratégiques et / ou pratiques.

Direction financière

  • Capacité à créer un processus pour atteindre les objectifs financiers.

Rapports et analyses financiers

  • Capacité à évaluer les données financières, à tirer des conclusions pertinentes et à les présenter de manière significative.

Gestion des risques

  • Capacité à identifier et hiérarchiser les risques et à organiser des actions pour les atténuer.

Responsabilité Globale et travail d’Equipe:

  • Sert et contribue à la vision, la mission, les valeurs et les objectifs stratégiques du PNUD;
  • Planifie, définit les priorités et exécute les tâches à temps;
  • Participe effectivement dans un environnement basé sur le travail d’équipe, le partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres;
  • Réagit de façon flexible et positive au changement, à travers une participation active;
  • Respecte les règles établies et les normes de conduite professionnelle en toutes circonstances.

Aptitudes Interactive:

  • Reconnaît et réagit de façon appropriée aux idées, aux intérêts et aux préoccupations des autres en témoignant d’une grande sensibilité pour la différence;
  • Etablit des normes et objectifs de performance, et assume les responsabilités y afférentes.

Partenariat et Mise en Réseau:

  • Recherche et met en application des connaissances, informations et bonnes pratiques de l’intérieur comme de l’extérieur du PNUD.

Orientation sur les Résultats:

  • Planifie et produit des résultats de qualité pour atteindre les objectifs visés.

Innovation et Discernement:

  • Contribue avec des idées et des approches novatrices et pratiques pour faire face à des situations difficiles;
  • S’efforce de fournir des services de qualité centrés sur le client (à l’interne comme à l’externe).

 

Required Skills and Experience

Education: 

Diplôme universitaire en Comptabilité, en Finance, en Gestion, ou équivalent.

Experiences:

  • Au moins 5 années d’expérience, au niveau national ou international, dans le domaine des finances, avec des responsabilités graduelles.
  • Expérience professionnelle avérée dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.), et connaissance approfondie des tableurs et logiciels de bases de données.
  • Connaissances des systèmes de gestion sur internet.
  • Expérience des politiques et procédures financières des Nations Unies ou / et du PNUD.
  • Expérience de travail avec, ou des politiques et procédures financières de Fonds Mondial est un atout.

Langues Requises: 

  • Excellente maitrise du français.
  • Connaissance de l’anglais un atout.

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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