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Administrador/a de proyectos de Recuperación económica y acompañamiento técnico empresarial

Mexico (Mexico)

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Mexico (Mexico)
  • Grade: SB-4 (SC8/SC9), Service Contract, Local Contractors Agreement - Consultancy
  • Occupational Groups:
    • Poverty Reduction
    • Project and Programme Management
    • Sustainable trade and development
    • Administrative support
  • Closing Date: 2020-12-02

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Background

La crisis sanitaria derivada de la COVID-19 tendrá efectos graves no solamente en la crisis de salud en el corto plazo, sino en la crisis social y económica en el mediano plazo. Durante el denominado “Gran Confinamiento”, se proyecta que el crecimiento mundial económico descenderá a -3 % en 2020 y las pérdidas en ingresos se estiman en $220 mil millones de dólares en los países en desarrollo. Así mismo, con 55 % de la población global que no tienen acceso a protección social, se estima que las pérdidas tendrán un efecto significativo a través de las sociedades, teniendo un impacto en la educación, los derechos humanos y, en casos más severos, la seguridad alimentaria básica y la nutrición.

 

Dentro de las respuestas ante la pandemia se recomienda, además de minimizar la pérdida de vidas, proteger los ingresos de las y los trabajadores. La particularidad de focalizar la acción sobre las personas de entre 25 y 65 años que estaban participando en el mercado laboral antes de la crisis es fundamental, especialmente con aquellas personas que son auto empleados o que operan una microempresa y que no podrán llevar a cabo sus actividades, a causa de las restricciones sanitarias o porque tienen muy pocos clientes, ya que muchos de estos no pueden salir a la calle. El cierre del comercio y cese de actividades comerciales formales e informales suponen una dura disrupción de la cotidianidad de las personas y del tejido económico, productivo y afectando de manera directa a las relaciones sociales preexistentes.

 

El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) en México, con comprobada experiencia en el desarrollo de personas y naciones mediante la gestión y puesta en marcha de proyectos de desarrollo social, humano y ambiental y la institucionalización de la política social, se constituye como socio estratégico por su experiencia, solidez y capacidad técnica para el desarrollo de capacidades, particularmente en el acompañamiento de las políticas de respuesta a la emergencia de la COVID-19, con el objetivo último de no dejar a nadie atrás.

 

 

CONTEXTO ORGANIZACIONAL

 

El/La Administrador/a estará bajo la supervisión directa de el/la titular de la Unidad de Desarrollo Social y Económico y deberá mantener una estrecha comunicación con la/el Cooordinador/a de los proyectos de Recuperación económica y desarrollo empresarial para la correcta gestión de los proyectos.

 

Duties and Responsibilities

  1. Responsabilidades

 

 

Responsabilidades

Responsable de todas las actividades de gestión estratégica y administrativa del o los proyectos puestos bajo su custodia. Deberá guardar siempre un enfoque de orientación a resultados y de rendición de cuentas y transparencia.

Líder de procesos administrativos, de compras y de recursos humanos; los cuales, deberán conducirse de forma transparente, imparcial y oportuna, acorde a los principios establecidos por el PNUD, siendo consistentes con las modalidades de ejecución correspondientes a cada proyecto puesto bajo su responsabilidad. Deberá poner especial énfasis en anticiparse a los requerimientos de implementación del proyecto.

Bajo la guía del área de programas del PNUD, llevará el control financiero de los recursos asignados a cada proyecto, guardando responsabilidad por cada donante y fuente de fondos. Así como de los ingresos y egresos correspondientes. Todo movimiento deberá estar debidamente documentado y sustentado sobre la base programática de cada iniciativa.

Fungirá como usuario/a de las plataformas de gestión ATLAS (requisiciones) y FOMS (perfil de administración), llevando un estricto control de la información que alimentará cada solicitud ingresada

Apoyará con información para la definición de objetivos y en la valoración de las necesidades para la implementación de los proyectos.

Apoyará en las actividades sustantivas y en la elaboración de los documentos técnicos de los proyectos cuando le sea solicitado (presentaciones, comunicaciones, reportes de actividades, síntesis analíticas, etc.)

Apoyará en la planeación e implementación de las actividades del proyecto, según le sea solicitado (talleres de capacitación, eventos, misiones del proyecto, entre otros).

 

  1. Tareas

 

 

Tareas/Actividades

1. Responsable de todas las actividades de gestión estratégica y administrativa del o los proyectos puestos bajo su custodia. Deberá guardar siempre un enfoque de orientación a resultados y de rendición de cuentas y transparencia.

 

  • Asistir al personal programático para el desarrollo estratégico del proyecto.
  • Deberá monitorear el cumplimiento del plan general de adquisiciones y contrataciones de los proyectos. Informando de forma oportuna de situaciones que obstaculicen o impidan la correcta gestión administrativa.
  • Dar seguimiento al desarrollo de las consultorías en los tiempos y formas establecidos en el Plan de Trabajo, asegurando un ritmo de gasto acorde a los tiempos de implementación del proyecto y asegurando el delivery (trimestral y anual) comprometido.
  • Proveerá de información oportuna y estratégica dentro de los procesos de auditoría y ejecutará cualquier acción correctiva que resulte de estos ejercicios, procurando mantener un margen de error mínimo en la implementación normativa del PNUD.
  • Apoyará en la elaboración de informes trimestrales, de avance y finales con base en la normatividad del PNUD, así como apoyar en el cumplimento de todas las normas y lineamientos marcados por el PNUD en términos administrativos.
  • Seminarios, talleres y actividades (publicaciones, diseño, misiones, etc) realizadas en tiempo y forma.
  • Colaborará en otras actividades operativas relacionadas con la implementación del proyecto.

2. Líder de procesos administrativos, de compras y de recursos humanos; los cuales deberán conducirse de forma transparente, imparcial y oportuna, acorde a los principios establecidos por el PNUD, siendo consistentes con las modalidades de ejecución correspondientes a cada proyecto puesto bajo su responsabilidad. Deberá poner especial énfasis en anticiparse a los requerimientos de implementación del proyecto.

 

  • Revisará, en términos administrativos, la pertinencia de los Términos de Referencia elaborados en el marco de su proyecto, asegurando alineación con el Documento de Proyecto, así como disponibilidad financiera y pertinencia del gasto.
  • Elaborará las solicitudes de contrato, de enmiendas o finiquitos del personal del proyecto, así como de las y los consultores/empresas que participan en el mismo.
  • Responsable de las compras y adquisiciones del proyecto, acorde a las indicaciones programáticas.
  • Elaborará relatorías, minutas y documentos de trabajo a partir de los procesos en los que es responsable.
  • Realizará inventarios físicos y controlará el uso, funcionamiento y conservación del mobiliario y equipo bajo su responsabilidad, asegurando que los registros estén actualizados y se hayan realizados los procesos de resguardo correspondiente
  • Será la persona designada para asegurar que los consumibles del proyecto siempre estén disponibles

 

 

  • Deberá asegurarse de que su equipo de trabajo cuente, de ser el caso, con estudios médicos, credencial, cuenta de correo electrónico y cursos de seguridad acreditados.
  • Llevará el control de viajes y talleres (tanto en términos de organización, como, y de ser el caso, en caso de existir procesos de anticipo y comprobación)

3. Bajo la guía del área de programas del PNUD, llevará el control financiero de los recursos asignados a cada proyecto, guardando responsabilidad por cada donante y fuente de fondos. Así como de los ingresos y egresos correspondientes. Todo movimiento deberá estar debidamente documentado y sustentado sobre la base programática de cada iniciativa.

 

  • Monitoreo y control mensual (a través de reportes de seguimiento elaborados por sí mismo/a) de la situación financiera y el ritmo del gasto del proyecto.
  • Monitoreará los pagos ejecutados, tomando responsabilidad del proceso seguido.
  • Realizará conciliaciones de los gastos realizados para determinar a qué cuenta se han cargado y establecer liquidez.
  • Tendrá control de los recursos por cada donante y fuente de fondos, así como identificará GMS y pertinencia de cobros.
  • Vigilará el tema de tipo de cambio al momento de solicitar un pago.
  • Hará recomendaciones oportunas relacionadas al manejo presupuestal, proponiendo alternativas que permitan el uso eficaz y eficiente de recursos.
  • Realizará las revisiones presupuestales de acuerdo con las necesidades del proyecto, esto, observando siempre la pertinencia de los ajustes hechos.
  • Apoyo de reportes ad hoc (acorde a solicitud de contraparte, donantes, Sede, etc).

4. Fungirá como usuario/a de las plataformas de gestión ATLAS (requisiciones) y FOMS (perfil de administración), llevando un estricto control de la información que alimentará cada solicitud ingresada.

 

  • Alimentará (siendo responsable de la información ingresada) los sistemas de monitoreo y seguimiento que de forma administrativa se implementen.
  • Organizar y mantener archivos físicos y electrónicos completos y ordenados de la documentación administrativa y entregables del proyecto, así como de otros documentos requeridos por PNUD
  • Asistir y aprobar las capacitaciones necesarias para garantizar el conocimiento y aplicación correcta de la normativa del PNUD.
  1. Apoyará con información para la definición de objetivos y en la valoración de las necesidades para la implementación de los proyectos.

 

  1. Asistir a la coordinación, especialistas y personal programático para el desarrollo estratégico del proyecto.
  2. Proporcionar apoyo técnico sustantivo para la elaboración de propuestas cuando le sea solicitado.
  3. Asistir a la coordinación, especialistas y personal programático para garantizar el conocimiento y aplicación correcta de la normativa del PNUD.
  1. Apoyará en las actividades sustantivas y en la elaboración de los documentos técnicos de los proyectos cuando le sea solicitado (presentaciones, comunicaciones, reportes de actividades, síntesis analíticas, etc.)
  1. Elaborar relatorías, minutas y documentos de trabajo a partir de los procesos en los que es responsable.
  2. Apoyar a la Coordinación y especialistas en la elaboración de documentos estratégicos relacionados con las acciones y resultados del proyecto.
  3. Apoyar en la planeación, supervisión, seguimiento y sistematización de resultados y acuerdos de las actividades del proyecto.
  4. Colaborar efectivamente con la coordinación y el equipo de especialistas, en la identificación de actores y/o aliados para la presentación de resultados y generación de alianzas.
  1. Apoyará en la planeación e implementación de las actividades del proyecto, según le sea solicitado (talleres de capacitación, eventos, misiones del proyecto, entre otros).
  1. Apoyar en el monitoreo y realización de tareas operativas y logísticas necesarias para la efectiva implementación del proyecto.
  2. Apoyar en la impartición de talleres para el fortalecimiento de capacidades cuando le sea solicitado.

c. Colaborar con las y los especialistas en la planeación y ejecución de seminarios, talleres y actividades (publicaciones, diseño, misiones, etc.) para que sean realizadas en tiempo y forma.

 

 

Competencies

COMPETENCIAS ESENCIALES

NIVEL REQUERIDO

LIDERAZGO

3- PARTICIPA DE MANERA INCLUYENTE EN LA TOMA DE DECISIONES

INNOVACIÓN

3- Adapta las ideas al contexto

GESTIÓN DE PERSONAL

3- Fomenta la colaboración y mejora al equipo

COMUNICACIÓN

5- Construye confianza y relaciones perdurables

ENFOQUE EN RESULTADOS

3- Adapta e implementa

 

Required Skills and Experience

Requisitos indispensables:

Al menos 5 años en gestión y administración de proyectos relacionados.

Licenciatura o su equivalente en años de experiencia laboral en áreas de administración, negocios, relaciones internacionales, ciencias políticas y administración pública, o áreas afines de las ciencias sociales

Al menos 5 años de experiencia en actividades de planificación y organización de eventos.

Capacidad para trabajar simultáneamente en diversos temas, interpretación de datos y manejo de información.

Excelente expresión verbal y escrita en temas complejos de manera clara y estructurada.

Excelente dominio de herramientas de Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Inglés avanzado

Requisitos deseables:

Experiencia previa en el Sistema de Naciones Unidas

Ponderación sobre la importancia de requerimientos de información y gestión específicos.

Amplio criterio sobre información crucial para la toma de decisiones.

Decisiones sustantivas y de gestión administrativa con respecto a productos específicos.

CONDICIONES ESPECIALES:

En caso de renuncia o terminación de contrato, la persona contratada será responsable de hacer una entrega por escrito de la documentación bajo su cargo, así como una relación de pendientes.

Las personas contratadas bajo el esquema de pagos mensuales y Contrato de Servicios estarán obligadas a trabajar de tiempo completo para el proyecto.

En caso de ser extranjero residente en el país, se deberá presentar el documento migratorio que le permita trabajar en México.

El PNUD no es responsable del inicio de actividades del personal del proyecto sin contrato y no admite contrataciones retroactivas.

 

Disclaimer

Important applicant information

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