Administrative Assistant

Sous la direction et la supervision du conseiller économique, l'assistant administratif fournit un soutien à l'Unité de la stratégie et des politiques en exécutant une variété de processus administratifs standard garantissant la haute qualité et l'exactitude du travail. L'adjointe administrative favorise une approche client, qualité et axée sur les résultats.

L'assistant administratif travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, des programmes et des projets du bureau de pays et le personnel des autres agences des Nations Unies pour échanger des informations et garantir une prestation de services cohérente.

Les fonctions / tâches / résultats clés de cette description de poste sont génériques et toutes les tâches ne sont pas exécutées par tous les adjoints administratifs. Certaines fonctions spécialisées peuvent être mises en œuvre par les Assistants Logistiques (expéditions, assurances, livraisons, dédouanement).

Résumé des fonctions clés:

• Mise en œuvre de stratégies / politiques de développement
• Appui au fonctionnement efficace et efficient de l'unité (unité Stratégie et politique)
• Appui aux services administratifs et logistiques
• Soutien au maintenance des bureaux et à la gestion des actifs
• Soutien au renforcement des connaissances et au partage des connaissances

1. Assure la mise en œuvre des stratégies / politiques de développement, en se concentrant sur l'obtention des résultats suivants:

• Conformité totale des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l'ONU / PNUD.
• Fourniture de contributions à l'élaboration et à la mise en œuvre des plans nationaux de développement, du PNUAD et du CPD.
• Fourniture de contributions à la préparation des plans de travail des équipes administratives axés sur les résultats.

2. Assure le fonctionnement efficace et efficient de l'unité (Unité de la stratégie et des politiques), en se concentrant sur l'obtention des résultats suivants:

• Contacts avec les visiteurs et le personnel, organisation des rendez-vous et des réunions, agir en tant qu'interprète si nécessaire et / ou rédiger des comptes rendus.
• Compilation et préparation de documents d’information et de présentation, de discours, d’informations générales et de documentation pour les réunions et les missions.
• Traduction de correspondances simples, si nécessaire.

3. Assure un appui administratif et logistique efficace, en se concentrant sur l'obtention des résultats suivants:

• Organisation des envois, modalités de dédouanement, préparation des documents pour les envois du PNUD (reçus / envoyés), préparation de toute la documentation nécessaire, mise en œuvre des actions de suivi
• Rôle d'acheteur dans Atlas et préparation des bons de commande pour les activités de voyage.
• Appui à l'organisation des processus de passation des marchés, y compris la préparation des RFQ, ITB ou documents RFP, réception des devis, offres ou propositions, leur évaluation préliminaire. Préparation des PO.
• Organisation des réservations de voyage et d'hôtel, préparation des autorisations de voyage, traitement des demandes de visas, cartes d'identité et autres documents.
• Soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites.
• Collecte d'informations pour DSA, agences de voyages et autres enquêtes administratives, soutien à l'organisation de services communs.
• Organisation du transport des véhicules, entretien régulier des véhicules et assurance.
• Vérification et enregistrement du journal quotidien du véhicule et de la consommation d'essence, mise à jour et entretien du rapport d'historique du véhicule.
• Gardien pour la gestion des fournitures de bureau, y compris le maintien de la liste des stocks de papeterie, la distribution de la papeterie selon les besoins du personnel et la tenue d'un journal de distribution.
• Maintenance du système de classement assurant la garde des documents confidentiels.
• Extraction de données à partir de diverses sources.
• Recherche et récupération de données statistiques à partir de sources internes et externes; préparation de graphiques, tableaux et rapports statistiques.
• Suivi des délais, engagements pris, mesures prises et coordination de la collecte et remise des rapports au chef d'unité.
• Aide à la préparation du budget, fourniture d'informations pour l'audit.
• Mettre à jour systématiquement la documentation de l'Unité Politiques et Stratégies, notamment en relation avec les Objectifs de Développement Durable
• Aider à la collecte des données relatives au rapport sur la coopération au développement ainsi qu'à la création d'une base de données sur les différents partenaires au développement (coopération bilatérale et multilatérale).
• Préparer des ateliers de développement et des cérémonies de lancement pour les rapports produits par l'unité politiques et stratégies et préparer les rapports d'ateliers
• Assurer l'organisation et l'exécution de tous les travaux de l'unité, gérer le planning de rendez-vous et les réunions des responsables d'unité
• Tenir à jour la liste des noms, adresses et numéros de téléphone des ministres, des secrétaires généraux et des représentants des institutions d'aide au développement.
• Préparer la documentation générale, les cartes, le plan de travail et tout appui technique pour la planification, la négociation et l'examen du programme de pays et veiller à ce que les projets / programmes soient alignés sur les règles et procédures du PNUD
• Aider à l'élaboration des documents de projet, des budgets et des révisions budgétaires des projets / programmes sur la base de plans de travail, en particulier dans ATLAS.
• Participer à la programmation et assurer les tâches quotidiennes de suivi des projets / programmes, préparer les réquisitions et demandes de paiement et aider à la préparation des rapports financiers des programmes et activités
• Rédiger et éditer des lettres, des articles thématiques, des documents de projet et toute autre documentation produite par l'Unité
• Effectuer toutes les autres tâches qui lui sont assignées par son superviseur dans le cadre de ses fonctions.

4. Fournit soutien à la maintenance des bureaux et à la gestion des actifs, se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants:

• Tenue de registres sur la gestion des actifs, préparation de rapports.
• Tenue à jour des fichiers et registres relatifs à la maintenance du bureau
• Fourniture d'un appui à l'entretien des locaux communs et des services communs

5. Assistance renforcement des connaissances et partage des connaissances dans le bureau pays, en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants:

• Participation à la formation du personnel de la stratégie et des politiques / projets sur l'administration.
• Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Les principaux résultats ont un impact sur l'efficacité de l'unité. Une présentation précise des informations renforce la capacité du bureau et promeut l'image de l'ONU / PNUD en tant que contributeur efficace au développement du pays.

Compétences d'entreprise:

• Démontre son engagement envers la mission, la vision et les valeurs du PNUD

• Affiche une sensibilité et une adaptabilité à la culture, au sexe, à la religion, à la race, à la nationalité et à l'âge

Compétences fonctionnelles

Gestion des connaissances et apprentissage

• Partage ses connaissances et son expérience

• Travaille activement à la poursuite de l'apprentissage et du développement personnel dans un ou plusieurs domaines de pratique, agit sur le plan d'apprentissage et applique les compétences nouvellement acquises

Développement et efficacité opérationnelle

• Capacité à exécuter une variété de tâches et de processus de travail standard spécialisés et non spécialisés qui sont entièrement documentés, étudiés, enregistrés et rapportés

• Capacité d'examiner une variété de données, d'identifier et d'ajuster les écarts, d'identifier et de résoudre les problèmes opérationnels

• Capacité à effectuer des travaux de nature confidentielle et à gérer un grand volume de travail

• Bonne connaissance des règles et règlements administratifs

• Solides compétences informatiques (Word, Excel, Power Point, Internet, Outlook), connaissance d'Atlas

• Capacité à contribuer à la réingénierie des processus d'affaires, à la mise en œuvre de nouveaux systèmes

• Excellente capacité d'écriture

• Maîtrise du français; la connaissance de l'anglais serait un atout

• Bonnes compétences en communication écrite et orale

• Bonnes capacités d'organisation, d'analyse et de synthèse

• Capacité à travailler en équipe, sous pression et à produire des résultats à temps

Leadership et autogestion

• Se concentre sur les résultats pour le client et répond positivement aux commentaires

• Approche constamment le travail avec énergie et une attitude positive et constructive

• Reste calme, en contrôle et de bonne humeur même sous pression

Programme de certification des achats du PNUD

Éducation:

Éducation secondaire. Certification en administration souhaitable.

Expérience:

3 à 5 ans d'expérience pertinente en administration ou en service de soutien aux programmes. Expérience dans l'utilisation d'ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.). Expérience de la gestion de systèmes de gestion Web.

Exigences linguistiques:

Maîtrise du Français ;

Connaissance de l’anglais serait un atout.

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