Oficial de Administración y Finanzas
Tegucigalpa
- Organization: UNDP - United Nations Development Programme
- Location: Tegucigalpa
- Grade: Consultancy - SB-3 (SC6/SC7), Service Contract, Local Contractors Agreement
-
Occupational Groups:
- Operations and Administrations
- Banking and Finance
- Closing Date: Closed
Background
Duties and Responsibilities
- Implementar actividades directas de administración y finanzas.
- Asegurar la oportuna gestión administrativa del proyecto.
- Coordinar, supervisar y administrar los recursos financieros y materiales del proyecto; asegurando y garantizando el cumplimiento de las políticas y normas financieras, contables y administrativas del PNUD y del PBF.
- Coordinar la elaboración de los presupuestos anuales del proyecto y participar en la elaboración de los Planes Operativos Anuales.
- Facilitar, en coordinación con los oficiales de apoyo, la consolidación de información de las tres agencias participantes.
- Organizar, junto con el equipo de trabajo del Proyecto, la preparación y entrega de informes financieros y administrativos puntuales, semi anuales y anuales al Fondo de Consolidación de la Paz o según se requiera.
- Monitorear la ejecución financiera y avance de los planes de trabajo del proyecto.
- Supervisar y revisar las conciliaciones de la ejecución presupuestaria para ser discutidas y aprobadas en el Comité Directivo o Junta de Proyecto y las agencias implementadoras.
- Supervisar, administrar y controlar el proceso del registro contable y presupuestal, compras, el manejo de caja chica, inventario de bienes adquiridos actualizado, archivos, compra de materiales.
- Brindar sugerencias propicias a las autoridades competentes para mejorar el manejo de los recursos y los procesos de adquisiciones/contrataciones, etc. en coordinación con las agencias implementadoras.
- Apoyar los procesos de selección y contratación de personal y consultores del proyecto de acuerdo a los procedimientos establecidos por las agencias implementadoras.
- Verificar que los procesos de adquisiciones de bienes y servicios a solicitud de las agencias se realicen de acuerdo a los procedimientos establecidos y que estén debidamente registrados y actualizados.
- Coordinar y organizar los procesos para asegurar la contratación de auditorías externas cuando sea requerido; y las actividades requeridas para el desarrollo de las mismas.
- Supervisar la ejecución financiera de los convenios de financiamiento con las instituciones beneficiadas o socios implementadores.
- Elaborar procesos de pagos requeridos por el proyecto, asegurando la veracidad matemática y pertinencia del gasto; documentar el soporte adecuado; e ingresar los pagos en el sistema, dando el seguimiento respectivo hasta la emisión del cheque/transferencia.
- Atender y efectuar el trámite de las solicitudes administrativas y de logística para la realización de las actividades del proyecto (solicitud de autorizaciones de viaje, boletos aéreos, vehículo, combustible, etc.).
- Dar seguimiento a los depósitos por actividades del proyecto y su respectivo registro.
- Emitir, de acuerdo a requerimientos, las solicitudes de acción de personal (contratos y enmiendas).
- Asegurar una coordinación adecuada y efectiva con el equipo administrativo financiero del PNUD y de OACDUDH y ONU Mujeres.
- Llevar a cabo cualquier otra tarea administrativa que le asigne el(a) coordinador(a) del proyecto.
Competencies
- Demostrar integridad personal a partir de practicar valores como honestidad, respeto y ética personal y profesional;
- Demostrar alta sensibilidad y adaptabilidad sin prejuicios personales en cuanto a temas interculturales, de género, religión, raza, nacionalidad y edad, siendo capaz de mostrar en la práctica un alto nivel de respeto y tolerancia a la diversidad;
- Demostrar capacidad en la coordinación interinstitucional e interagencial y sinergias de trabajo con múltiples actores en el nivel local y nacional;
- Capacidad de trabajo orientado a resultados;
- Habilidad en expresión oral y escrita;
- Habilidades de negociación y concertación;
- Trabajo en equipo;
- Planificación y organización;
- Responsabilidad;
- Creatividad;
- Conocimiento tecnológico;
- Compromiso con el aprendizaje colaborativo.
- Experiencia en administración y manejo de proyectos con enfoque de gestión basada en resultados, y ejecución presupuestaria.
- Experiencia en administración de proyectos interagenciales o de fondos fiduciarios de asociados múltiples.
- Proactividad en adquirir nuevos conocimientos e información.
- Experiencia en investigación y aplicación de buenas prácticas relacionadas con su trabajo e implementación de nuevas formas efectivas de hacer las cosas.
- Actualización constante relacionada con el trabajo a través de estudio auto dirigido y otros medios de aprendizaje.
- Buen conocimiento de la tecnología y su aplicación en las asignaciones de trabajo.
- Conocimiento de los enfoques de derechos humanos, género e interculturalidad y/o grupos insuficientemente representados.
Required Skills and Experience
- Título universitario en Administración de Empresas, Economía, Finanzas o afines.
- Mínimo de 5 años de experiencia laboral en el área administrativa y financiera de proyectos, altamente deseable con organizaciones de desarrollo internacional y/o agencias del Sistema de las Naciones Unidas;
- Experiencia en procesos de compras, adquisiciones, contrataciones y negociaciones.
- Experiencia en preparación de informes financieros de avance de Proyectos.
- Deseable experiencia previa de trabajo en el Sistema de Naciones Unidas y/o la Cooperación Internacional, en especial relacionada al área de derechos humanos, género y poblaciones menos representadas.
- Experiencia de trabajo en equipo.
- Conocimiento y experiencia en la aplicación de los principios de contabilidad generalmente aceptados, IPSAS o Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
- Excelentes relaciones interpersonales, buenas referencias laborales y capacidad de trabajar en equipo y bajo resultados.
- Español y dominio del idioma inglés (Intermedio)
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