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Responsable des Achats

Bujumbura

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Bujumbura
  • Grade: Junior level - NO-B, National Professional Officer - Locally recruited position
  • Occupational Groups:
    • Procurement
    • HIV and Health
    • HIV, Health and Development
  • Closing Date: Closed

Background

Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est le réseau mondial de développement des Nations Unies, qui milite pour le changement et connecte les pays aux connaissances, à l’expérience et aux ressources pour aider les gens à construire une vie meilleure. Nous sommes sur le terrain dans 170 pays et territoires, travaillant avec les gouvernements et les citoyens sur leurs propres solutions aux défis de développement mondiaux et nationaux pour aider à autonomiser des vies et à construire des nations résilientes.
 
Le Bureau de l'appui aux politiques et aux programmes (BPPS) a la responsabilité d'élaborer toutes les politiques et orientations pertinentes et soutient les résultats du Plan stratégique 2018-2021 du PNUD, en se concentrant sur sept résultats, notamment le renforcement des institutions pour assurer progressivement l'accès universel aux services de base (Résultat 3). Le groupe VIH, santé et développement (Groupe HHD), au sein de BPPS, contribue à contribuer à ce résultat. La stratégie VIH, santé et développement 2016-2021 : « Connecter les points» décrit le travail du PNUD sur le VIH et la santé dans le contexte du Programme de développement durable à l'horizon 2030. Le partenariat du PNUD avec le Fonds mondial apporte une contribution essentielle au Plan stratégique du PNUD, au Programme de développement durable à l’horizon 2030, aux ODD et à l’engagement de ne laisser personne de côté.
 
Le PNUD joue un rôle important dans le soutien aux résultats en matière de santé en aidant les pays à s'attaquer aux déterminants sociaux, culturels et économiques du VIH et de la santé, en partenariat avec les agences des Nations Unies et d'autres organisations. Cela se fait dans le cadre du travail de base du PNUD pour réduire les inégalités et l’exclusion sociale qui sont à l’origine du VIH et des problèmes de santé, promouvoir une gouvernance efficace et inclusive pour la santé et mettre en place des systèmes de santé résilients et durables. Le PNUD contribue également par son rôle de coordination en rassemblant de multiples partenaires et ressources aux niveaux national et local.
 
En tant que partenaire historique et de confiance du Fonds mondial (FM), la valeur ajoutée du PNUD consiste à fournir un ensemble intégré de solutions de développement pour renforcer les institutions afin de fournir des services de santé. Grâce à ses contributions en tant que récipiendaire principal (PR) par intérim et fournisseur d’assistance technique dans plus de 53 pays depuis 2003, la fourniture par le PNUD d’un appui intégré aux politiques, à la mise en œuvre et au développement des capacités aux pays a donné des résultats significatifs en matière de santé et de développement dans des environnements opérationnels difficiles. La gestion proactive des risques et l'investissement dans la durabilité sont les pierres angulaires de l'approche de gestion de portefeuille du PNUD et la fourniture d'une assistance technique aux homologues nationaux pendant toutes les phases de mise en œuvre, le renforcement de la législation, des politiques et des cadres réglementaires, et le renforcement des capacités dans les domaines fonctionnels clés, y compris la gestion financière et l'information sanitaire, la gestion des systèmes, des achats et de la chaîne d'approvisionnement. Au sein du Groupe HHD, l’équipe d'appui à la mise en œuvre de services de santé (GF / HIST) est une équipe qui fournit un soutien aux bureau-pays du PNUD dans la mise en œuvre des programmes de santé et de développement.
 
Le PNUD a été identifié comme PR intérimaire pour les programmes du GF au Burundi, à mettre en œuvre du 1er janvier 2021 au 31 décembre 2023, le PNUD mettra en œuvre les programmes en étroite coordination avec les partenaires nationaux, y compris les programmes nationaux, la centrale d’achat CAMEBU, les ONG, les partenaires techniques et les entités des Nations Unies.
 
Afin de fournir une planification, une gestion programmatique et opérationnelle et une supervision du portefeuille du FM pour atteindre les buts et objectifs du programme grâce à une exécution efficace, une unité de gestion de projet (UGP) dédiée a été créée. Cela se fera conformément aux règles, politiques et procédures du PNUD, aux accords de subvention et aux accords de siège avec le FM, et en collaboration avec les parties prenantes nationales, et en étroite coordination avec le FM (y compris l'agent local du Fonds), le CCM (Instance de coordination nationale), les partenaires techniques et entités des Nations Unies, le GF / HIST et autres unités et programmes opérationnels du PNUD.

Duties and Responsibilities

Sous la direction et la supervision du Spécialiste des achats et de la chaine logistique, le responsable des achats non médicaux veille à la mise en œuvre efficace et efficiente des achats et fournit des services d’appui aux activités de la chaîne d'approvisionnement, avec les responsabilités suivantes :
 
1 Achats :
 
  • Assure la pleine conformité des achats avec les règles, politiques et stratégies du PNUD, y compris l'élaboration d'un contrôle interne efficace, une conception et un fonctionnement appropriés ;
  • Assurer la préparation opportune et appropriée des plans de passation de marché pour les différentes subventions du GF et assurer le suivi de leur mise en œuvre ;
  • Effectuer des études de marché pour se tenir au courant de l'évolution du marché, rechercher et analyser des données statistiques et des rapports de marché sur la situation mondiale des produits de base, les modèles de production et la disponibilité des biens et services ;
  • Organiser le suivi des plans de passation de marchés
  • Prépare une variété de documents liés à l'approvisionnement, y compris les bons de commande, les contrats, les communications, les lignes directrices, les instructions, etc.
  • Assurer la cartographie des processus d'approvisionnement du GF, l'élaboration de procédures opérationnelles standard (SOP) internes et l’organisation du flux de travail dans l'équipe des achats,
  • Conceptualisation, élaboration et mise en œuvre d'un système de gestion des achats axé sur le client, qui comprend le traitement et l'évaluation des offres, l'approvisionnement électronique (e-procurement), l'évaluation des entrepreneurs, l'évaluation et la négociation des offres, la gestion du contrat et de l'entrepreneur, les considérations juridiques et les conditions de paiement, l'évaluation des risques ;
  • Mise en place et mise en œuvre d'un système de suivi et de contrôle approprié des processus de passation des marchés, y compris l'organisation des RFQ, ITB ou RFP, réception et évaluation des devis, offres ou propositions, négociation de certaines conditions des contrats en totale conformité avec les règles et règlements du PNUD
  • Certification des soumissions au Comité des marchés, des actifs et des achats (CAP) et au Comité consultatif des achats (ACP);
  • Élaboration et mise en œuvre du système de contrôle interne qui garantit que les bons de commande (PO) sont dûment préparés et traités. Actions correctives opportunes sur les bons de commande comportant des anomalies ;
  • Gestion de la mise en œuvre du système de suivi des processus d'achat et des mécanismes pour éliminer les anomalies dans la passation des marchés ;
 
2 Renforcement de Capacités
 
  • Elaboration d'une stratégie pour l'intégration appropriée des pratiques d'achat du PNUD avec celles d'autres agences et renforcement des capacités du ministère de la Santé
  • Soutien et conseil à toutes les parties prenantes en matière de passation des marchés à toutes les étapes du cycle d’approvisionnement ;
  • Développement et / ou examen des outils, processus et systèmes de planification, de gestion et de suivi des activités d’achat afin de répondre aux besoins des sous-récipiendaires et aux produits livrables du PNUD ;
  • S'assure que les sous-récipiendaires sont suffisamment informés sur les questions d'approvisionnement au stade de l'élaboration des propositions, afin que leurs plans d'approvisionnement soient correctement planifiés, budgétisés et conformes à leurs contrats ;
  • Etablissement, si besoin est, de Long Term Agreements susceptibles d’accélérer la mise en œuvre des subventions, en particulier pour les sous-récipiendaires ;
 
3 Suivi des contrats
 
  • Supervise le respect des accords contractuels, recommande des modifications et des extensions de contrat, conseille les parties concernées en ce qui concerne les droits et obligations contractuels ;
 
4 Appui à la chaine d’approvisionnement de médicaments
 
  • Fournit appui et conseil à l'équipe de gestion des achats et de la chaîne d'approvisionnement, afin que les achats de médicaments et produits médicaux et de tout service connexe lié à la chaine d’approvisionnement, soient réalisés de façon optimale, et suivant les procédures du PNUD
 
5 Divers
 
  • Travailler en étroite collaboration avec les pharmaciens de l ‘équipe GAS
  • Appuyer le bureau pays dans le cadre des procédures d’audit
  • Toute autre tâche demandée par le superviseur.
 

Competencies

Core
 
Innovation
 
Ability to make new and useful ideas workLevel 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully
 
Leadership
 
Ability to persuade others to followLevel 4: Generates commitment, excitement and excellence in others
 
People Management
 
Ability to improve performance and satisfactionLevel 4: Models independent thinking and action 
 
Communication
 
Ability to listen, adapt, persuade and transformLevel 4: Synthesizes information to communicate independent analysis
 
Delivery
 
Ability to get things doneLevel 4: Meets goals and quality criteria for delivery of products or services
 
 
Technical/Functional
 
Primary
 
Contract Management
 
Knowledge of contract management concepts, principles and methods, and ability to apply to strategic and/or practical situations.
Level 4: Apply & Adapt: Contributes skills and knowledge with demonstrated ability to advance innovation and continuous improvement, in professional area of expertise
 
Procurement
 
Ability to acquire goods, services or works from an outside external source
Level 4: Apply & Adapt: Contributes skills and knowledge with demonstrated ability to advance innovation and continuous improvement, in professional area of expertise
 
Project Management 
 
Ability to plan, organize and control resources, procedures and protocols and to achieve specific goals
Level 4: Apply & Adapt: Contributes skills and knowledge with demonstrated ability to advance innovation and continuous improvement, in professional area of expertise
 
Anti-Corruption
 
Knowledge of anti-corruption concepts, principles and policies and the ability to apply in strategic and/or practical situations
Level 4: Apply & Adapt: Contributes skills and knowledge with demonstrated ability to advance innovation and continuous improvement, in professional area of expertise
 
Partnerships 
 
Ability to engage with other agencies, donors and other development stakeholders and forge productive working relationships
Level 4: Apply & Adapt: Contributes skills and knowledge with demonstrated ability to advance innovation and continuous improvement, in professional area of expertise
 
Risk Management
 
Ability to identify and prioritize risks, and organize action around mitigating them
Level 4: Apply & Adapt: Contributes skills and knowledge with demonstrated ability to advance innovation and continuous improvement, in professional area of expertise
 
Negotiation
 
Ability to reach an understanding, resolve point of difference, or gain advantage in the outcome of dialogue
Level 4: Apply & Adapt: Contributes skills and knowledge with demonstrated ability to advance innovation and continuous improvement, in professional area of expertise
 
Secondary
 
Knowledge Management
 
Ability to efficiently handle and share information and knowledge
Level 4: Apply & Adapt: Contributes skills and knowledge with demonstrated ability to advance innovation and continuous improvement, in professional area of expertise
 
Capacity Development
 
Ability to strengthen and maintain the capabilities of individuals, societies, organizations and governments to set and achieve development objectives over time
Level 4: Apply & Adapt: Contributes skills and knowledge with demonstrated ability to advance innovation and continuous improvement, in professional area of expertise
 
Negotiation
 
Ability to reach an understanding, resolve point of difference, or gain advantage in the outcome of dialogue
Level 4: Apply & Adapt: Contributes skills and knowledge with demonstrated ability to advance innovation and continuous improvement, in professional area of expertise
 

Required Skills and Experience

Education:
 
  • Maitrise de gestion, d’administration publique, ou tout autre domaine lié au développement.
  • Diplome ou certification en achats publics désirable.
 
Experience:
 
  • Au moins 2 ans d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine des achats publics.
  • Expérience dans le domaine des achats de produits de santé et de médicaments un atout.
  • Expérience dans un organismes de coopération internationale.
  • Experience en achats et chaine d’approvisionnement internationaux souhaitée.
 
Language Requirements:
 
  • Maîtrise parfaite du Français
  • Bon niveau d’anglais un atout
 
Other:
 
  • Ce poste est ouvert uniquement aux candidat(e)s de nationalité burundaise ;
  • Les candidatures féminines sont vivement encouragées
  • Bonne connaissance des logiciels Word, Excel, PowerPoint
 

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the GS categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

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