Budget Management Technical Associate [Open to all applicants]

Oficina/Unidad/Descripción del Proyecto
El Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, fomentando el desarrollo. En Colombia, trabaja en 28 departamentos y 319 municipios.
El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia aportando al logro del Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible. El Documento Programa País del PNUD 2021-2024 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición de país de renta media-alta; con tres prioridades de trabajo:

• Estabilización: “Paz con Legalidad”;
• Migración como factor de desarrollo;
• Asistencia técnica como acelerador de la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible catalizadores.

A nivel programático PNUD Colombia está organizado en 2 Clústeres y 5 Portafolios:

• El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo que agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y Reducción de la Pobreza e Inequidad
• El Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de Gobernabilidad Democrática, Construcción de Paz y, Respuesta a Crisis y Estado de Derecho.

El portafolio de proyectos en Construcción de Paz cuenta con una línea de trabajo que facilita el despliegue técnico y operativo de proyectos que contribuyen a la construcción de paz en Colombia a través del impulso al cumplimiento integral del Acuerdo Final de Paz firmado en 2016, y la exploración de nuevos diálogos y negociaciones con otros grupos armados. Estos proyectos necesitan una gestión presupuestaria y un seguimiento financiero ágil y eficiente.

Para el logro de este propósito, se requiere contar con un/a Asociado/a Técnico/a en Gestión Presupuestaria que garantice la idoneidad de la información financiera y articule la gestión integral de presupuestos para los proyectos del Área de Paz, Justicia y Reconciliación.

Alcance del Trabajo

A. Establecer un proceso de información contable y financiera para las diferentes áreas programáticas y sus proyectos, para garantizar la presentación de informes completos, precisos y oportunos de conformidad con las políticas y procedimientos de PNUD, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

• Pleno cumplimiento de las normas, reglamentos y políticas de actividades financieras, sistema de registro/informes financieros; implementación de controles internos efectivos, funcionamiento adecuado de un sistema de gestión de recursos financieros orientado al cliente;
• Revisar continuamente la situación financiera y apoyar al área y sus proyectos
• Revisar y aprobar trimestralmente las Autorizaciones de Financiamiento y el Certificado de Gastos;
• Mapeo de procesos de negocios financieros y elaboración del contenido de los Procedimientos Operativos Estándar internos en finanzas bajo la supervisión del equipo de Finanzas, incluyendo el monitoreo y seguimiento de los cronogramas de pago de las adquisiciones;
• Supervisar de forma rutinaria los informes de excepciones financieras para actividades y transacciones inusuales e investigue anomalías o transacciones inusuales. Informar al supervisor de los resultados de la investigación cuando no se obtengan respuestas satisfactorias;
• Asegurar la coordinación con los equipos de trabajo para presentar los informes de auditoría, para garantizar que el informe de auditoría final cumpla con los Términos de Referencia aprobados y las pautas de auditoría del PNUD y realizar un seguimiento de manera oportuna para garantizar que las recomendaciones de auditoría (finanzas) se aborden adecuadamente.

B. Brindar apoyo técnico al área y sus proyectos para cumplir con los términos y condiciones de informes financieros, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

• Aplicación eficaz de los sistemas de gestión financiera y supervisión estratégica de la planificación, implementación del presupuesto y seguimiento del programa, seguimiento del uso de los recursos financieros de acuerdo con las normas y reglamentos
• Supervisión eficaz y finalización de las secciones financieras de la Actualización de progreso y Solicitudes de decisión de desembolso anual y preparación de Flujo de caja mensual, trimestral y semestral y Previsiones de flujo de caja anual, y declaración de fuentes y usos de fondos de conformidad con los requisitos del PNUD;
• Revisión y finalización oportunas del Informe financiero mejorado y otros informes financieros ad hoc según lo requiera el área y sus proyectos.;
• Preparación periódica de Balance de Fondos, teniendo en cuenta los datos proporcionados por los Balance de Fondos para garantizar una mejor previsión de las actividades, según corresponda;
• Preparación oportuna de las revisiones del presupuesto del programa y justificación de las solicitudes de reasignación/reprogramación del presupuesto (si corresponde) para su presentación al Gerente del área;
• Elaboración y seguimiento de presupuestos; análisis e informes regulares sobre las aprobaciones presupuestarias y la situación de entrega;
• Garantizar que los pagos se revisen adecuadamente y se realicen de manera oportuna, así como también garantizar que la información de pago se registre correctamente en el sistema de manera oportuna;
• Realizar el análisis y la elaboración de propuestas para el sistema de control interno de gastos asegurando que los comprobantes procesados se cuadren y completen, las transacciones se registren y contabilicen correctamente; Las órdenes de pago mensual (MPO, por sus iniciales en Inglés), las reclamaciones de viaje y otros derechos se procesan debidamente y la recepción de bienes y servicios y el establecimiento de devengos se realizan correctamente de conformidad con las Normas y procedimientos de PNUD
• Control de las Cuentas por Cobrar y mantenimiento del Libro General.

C. Diseñar y/o mantener un trabajo en equipo efectivo con la unidad de Finanzas de PNUD para asegurar un mejor desempeño de finanzas en cuanto a la cronología y precisión del Informe Financiero generado a partir del nuevo ERP, enfocándose en el logro de los siguientes resultados:

• Analizar para garantizar que los informes financieros presentados sean oportunos, completos y precisos,
• Llevar a cabo una revisión mensual del informe financiero mensual consolidado de todos los proyectos del área
• Garantizar que la reunión mensual entre el equipo de finanzas y el equipo programático se lleve a cabo de manera oportuna con un informe preciso;
• Apoyar al equipo de asociados administrativos y financieros del área para desarrollar el informe de caja trimestral y el informe financiero semestral (PU y PU/DR) oportunos con datos precisos.
• Apoyar para realizar verificaciones puntuales mensuales de todos los Informes financieros del área y sus proyectos, basado en el mapeo de riesgos actualizado, para garantizar un proceso de validación completo

D. Garantiza la facilitación de la creación de conocimientos y el intercambio de conocimientos entre los programas del país y contribuye a la implementación del marco de rendición de cuentas sobre la igualdad de género y la gestión basada en los resultados de la igualdad de género a nivel de proyecto, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

• Desarrollo de capacidades y capacitaciones periódicas para el personal pertinente de los países socios sobre logística y/o módulos de adquisición;
• Realización de capacitaciones para el personal del área en Logística/Inventario/Gestión de Activos y Adquisiciones;
• Síntesis de lecciones aprendidas y mejores prácticas en Logística/Activos/Adquisiciones;
• Garantizar la presupuestación basada en el género como parte de la integración del género en el proyecto
• Contribución efectiva al aprendizaje y al intercambio de conocimientos sobre análisis de género y transversalización de género.

E. El titular del cargo debe evitar cualquier tipo de comportamiento discriminatorio, incluida la discriminación de género, y garantizar que

• Los derechos humanos y la igualdad de género se priorizan como un principio ético dentro de todas las acciones;
• Las actividades están diseñadas e implementadas de acuerdo con los “Estándares Sociales y Ambientales del PNUD”;
• Cualquier tipo de diversidad basada en etnicidad, edad, orientación sexual, discapacidad, religión, clase, género se respeta en todas las implementaciones, incluida la producción de datos;
• Consideración diferenciada de las necesidades de mujeres y hombres;
• Enfoque inclusivo que se refleja en todas las acciones e implementaciones, en ese sentido se crea una configuración habilitante y accesible en varios sentidos, como la barrera del lenguaje de género de la discapacidad;

Organización Institucional
El titular informará Gerente del área, quien será el supervisor principal del titular. Organigrama adjunto para referencia como anexo a estos TOR.

Competencias mín9imas del NPSA Exitoso

Núcleo

• Achieve Results
  • LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline.
• Think Innovatively
  • LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements.
• Learn Continuously
  • LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback.
• Adapt with Agility
  • LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible.
• Learn Continuously
  • LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident
• Adapt with Agility
  • LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships.
• Adapt with Agility
  • LEVEL 1: Appreciates/respects differences, aware of unconscious bias, confronts discrimination

Gestión de personas (Insertar debajo de la oración estándar si el puesto tiene subordinados directos).
N.A

AGENDA 2030: PERSONAS
Género

Incorporación de la perspectiva de género

ÉTICA
Conocimiento de políticas de la ONU - ética

Conocimiento y comprensión del Estatuto y Reglamento del Personal de las Naciones Unidas y otras políticas relacionadas con la ética y la integridad.

AGENDA 2030: COMPROMISO Y EFICACIA
Innovación

Tecnología e Innovación

AUDITORÍA E INVESTIGACIÓN - GENERAL
Comunicación verbal y escrita

Habilidad para comunicarse efectivamente tanto verbalmente como por escrito para transmitir hechos y hallazgos clave

ADMINISTRACIÓN DEL NEGOCIO
Conciencia y alfabetización digital

Habilidad e inclinación para adoptar rápidamente nuevas tecnologías, ya sea mediante la comprensión hábil de su uso o mediante la comprensión de su impacto y el empoderamiento de otros para que las usen según sea necesario.

ADMINISTRACIÓN DEL NEGOCIO
Comunicación

Capacidad para comunicarse de manera clara, concisa y sin ambigüedades, tanto a través de la comunicación escrita como verbal; para personalizar los mensajes y elegir los métodos de comunicación en función de la audiencia

ADMINISTRACIÓN DEL NEGOCIO
Trabajando con Evidencia y datos

Habilidad para gestionar comunicaciones internas y externas, a través de medios de comunicación, redes sociales y otros medios apropiados.

Calificaciones Mínimas del NPSA exitoso

Requerimientos Educativos Básicos
Título de Bachiller, o título profesional en Contabilidad, Administración, Finanzas, Negocios, Economía u otra especialización relacionada con las finanzas.

• Contador totalmente cualificado, de un instituto de contabilidad internacionalmente acreditado, o finalización completa del Programa de Capacitación y Certificación en Finanzas del PNUD (FTCP). No se requiere el Test de Contabilidad y Finanzas del PNUD (AFT).
• Los candidatos sin calificaciones profesionales en contabilidad, pero con títulos que se especialicen en contabilidad y/o finanzas, deben completar el Programa de Capacitación y Certificación en Finanzas del PNUD (FTCP), si son contratados. Sin embargo, no se requiere el Test de Contabilidad y Finanzas del PNUD (AFT).
• Los candidatos sin calificaciones profesionales en contabilidad pero con experiencia relevante deben realizar con éxito el Test de Contabilidad y Finanzas del PNUD (AFT) antes de ser preseleccionados, y deben completar el Programa de Capacitación y Certificación en Finanzas del PNUD (FTCP), si son contratados.

Mínima cantidad de años de experiencia laboral relevante

• Mínimo de 7 años de experiencia con título de bachillerato o 4 (cuatro) años de experiencia profesional en el desarrollo de actividades de gestión presupuestaria, seguimiento financiero y elaboración de informes de proyectos con organizaciones públicas o privadas.

Habilidades y Competencias requeridas

• Conocimiento avanzado de paquetes de hojas de cálculo y bases de datos.
• Sólidos conocimientos técnicos en normas contables y su aplicación
• Fuerte habilidad/experiencia analítica

Habilidades deseadas además de las competencias cubiertas en la sección Competencias

• Experiencia en la prestación de servicios de asistencia técnica financiera para cualquier proyecto de desarrollo con agencias de la ONU y/o Gobierno;
• Gran familiaridad demostrada con cualquier proyecto de desarrollo y/o bilateral/multilateral Colombia;
• Experiencia El conocimiento sobre los requisitos de informes de varios donantes, , sería una ventaja;
• Sería deseable experiencia en la organización de cualquier reunión/taller con contrapartes
  La experiencia en el desarrollo del sistema de información de gestión financiera dentro de los socios implementadores sería muy deseable.
• Sería preferible el conocimiento de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y las NICSP relacionadas con la Gestión Financiera;
• Amplia experiencia práctica en la presentación de informes
• Experiencia en la dirección de un nuevo software de contabilidad basado en la web/implementación de ERP como usuario y/o formador sería muy deseable.

Idiomas requeridos
Fluidez en español
Deseable Inglés.

Certificados profesionales
CA (contabilidad certificada) sería una ventaja, pero no obligatorio