Assistant Representant Resident / Operations

Sous la direction du Représentant Résident et la supervision du Représentant Résident Adjoint, le (ou la) titulaire du poste gère et supervise les ressources financières, budgétaires, humaines, logistiques et autres affaires administratives du bureau en conformité avec les règles et procédures du PNUD, de manière à en assurer le bon fonctionnement général du cadre de travail. Il (elle) représente le Bureau au sein de l’OMT dans le cadre des services communs et assure le suivi des dossiers et questions y afférents dont traite le bureau. Il (elle) conseille la Direction, le personnel et les partenaires sur les règles, politiques et procédures relatives aux questions opérationnelles. Il (elle) gère l’équipe des Opérations en assurant une étroite collaboration avec les collègues des programmes et les autres Agences des Nations Unies dans une approche orientée vers le client.

 

Résumé des Fonctions clefs :

• Assure la direction stratégique des Opérations
• Gère les ressources financières et assure la supervision de l’équipe des finances
• Gère les ressources humaines et supervise l’équipe des Ressources Humaines
• Assure la fourniture efficiente des biens et services et supervise la section des Logistiques   
• Organise et coordonne l’action des Services Communs en établissant les partenariats avec les autres Agences du Système des Nations Unies

1.    En tant que membre de l’équipe de Direction, assure la direction stratégique des Opérations en se focalisant sur l’atteinte des résultants suivants :

• Gère les Opérations en stricte conformité avec les règles et procédures du PNUD/Nations Unies, met en œuvre les stratégies opérationnelles telles que fixées au niveau «corporate», fixe les orientations de la direction   et assure le suivi des résultats.
• Etablit des relations de partenariat avec les partenaires potentiels en mettant en œuvre un système de gestion de la clientèle pour mobiliser les ressources.
• Assure le bon déroulement du travail au niveau du bureau et met en oeuvre les Procédures Standard Opérationnelles (SOPs) en Finance, Ressources Humaines, Approvisionnement et Logistique et ICT.
• Analyse constamment l’environnement de travail et procède à des ajustements constants des Opérations, conseille sur les implications légales et évalue les risques.
• Œuvre au partage des connaissances au niveau de l’équipe de direction et des Opérations, organise la formation des membres des Opérations et dissémine les meilleures pratiques et fait des contributions au réseau des partages de connaissance et des pratiques.

2.    Assure la gestion effective des ressources financières et la supervision de l’équipe des Finances tout en se focalisant sur l’atteinte des résultats suivants :

• Planification effective, suivi des dépenses et audit des ressources financières en plus des revenus Extra-budgétaires en conformité avec les règles et procédures du PNUD.
• Assure le rôle de Manager Niveau 2 dans Atlas pour l’approbation des Vouchers et des transactions de trésorerie, rapprochement bancaire. Approbation des décaissements en suspens comme “Troisième autorité” (chèques, transferts, EFT).
• Organisation du mécanisme de recouvrement des coûts pour les services rendus aux projets et aux Agences des NU incluant l’émission de factures pour les Agences des Nations Unies.
• Organisation et supervision des décaissements du bureau, incluant la gestion de la trésorerie, le suivi des niveaux de décaissements autorisés, la gestion des relations avec la Banque, les comptes rendus réguliers et le rapprochement de toutes les transactions, la sécurité des actifs financiers au bureau.
• Contrôle des rapports financiers d’exception relatifs aux activités inhabituelles, investigation des anomalies ou des transactions inhabituelles. Informe les superviseurs et les autres membres du Siège des résultats des investigations au cas où des réponses satisfaisantes n’auraient pas été obtenues.
• Membre des signataires sur les comptes bancaires
• Autorise l’annulation des transactions ou des paiements

3.    Assure la gestion des ressources humaines et supervise l’équipe des ressources humaines tout en se focalisant sur l’atteinte des résultants suivants :

• Conformité du bureau aux stratégies et procédures standard du PNUD en matière de gestion des Ressources Humaines.
• Assure une gestion optimale des ressources humaines du bureau et des Projets.
• Supervise le processus de recrutement et la gestion des contrats en conformité avec les procédures du PNUD, utilise de façon appropriée les différentes modalités contractuelles, et assure les fonctions de HR Manager dans ATLAS.
• Etablit des normes de travail et de performance, met en place des systèmes de développement et de renforcement des capacités des membres du personnel. Mise en œuvre de la stratégie d’accès universel sur l’apprentissage en assurant l’accès des membres du personnel aux formations appropriées.

4.    Appuie, en concertation avec l’équipe des achats, la gestion efficiente de la Logistique et des Approvisionnements tout en se focalisant sur l’atteinte des résultants suivants :

• Conformité des approvisionnements du bureau aux stratégies et procédures standard du PNUD
• Participation à l’élaboration du plan d’approvisionnement du bureau, la gestion de la qualité et des relations avec les clients.
• Elaboration des stratégies de contrat du bureau intégrant les processus d’appel d’offres et d’évaluation, gestion des contrats et des contractants, prise en compte des incidences juridiques.

5.    Assure la gestion efficiente de la Logistique et des services IT tout en se focalisant sur l’atteinte des résultants suivants :

• Supervision de la logistique en conformité avec les règles et procédures du PNUD, assure le rôle de Manager Niveau 2 dans Atlas pour l’approbation des Bons de Commande.
• Assure la bonne gestion des Immobilisations, des équipements et des services Logistiques.
• Supervision de l’équipe IT et assurance de la bonne qualité de services de communication et adaptés aux besoins de performance du bureau.

6.    Assure l’organisation et la gestion des Services Communs, établit des partenariats avec les autres Agences du SNU en se focalisant sur l’atteinte des résultats suivants :

• Mise en œuvre des Services Communs, maintien la coordination pour assurer les activités intégrées des services communs et la mise en oeuvre des réformes des Nations Unies.
• Elaboration de l’approche stratégique pour la mise en oeuvre des services communs en conformité avec les derniers développements sur les services communs et les meilleures pratiques.
• Assure la bonne planification et le suivi des budgets des services communs et des contributions des Agences pour le compte des services communs.

Compétences organisationnelles

• Faire preuve d'intégrité en incarnant les valeurs et l'éthique des Nations Unies
• Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD.
• Faire preuve de sensibilité multiculturelle, en matière de genre, religion, race, nationalité, âge, et savoir s'adapter au changement.
• Considérer tout le monde avec équité et sans favoritisme.

Compétences Fonctionnelles :

• Gestion des connaissances et apprentissage
• Promouvoir le partage de connaissance et la culture de l'apprentissage au sein du bureau à travers le leadership et exceller par l’exemple
• Travailler activement au développement de ses propres compétences dans un ou plusieurs domaines de pratique, avoir un plan d'apprentissage continu et mettre en oeuvre les connaissances nouvellement acquises.

Développement et Efficacité Opérationnelle

• Capacité à organiser et à diriger de façon stratégique, savoir mettre en oeuvre une gestion axée sur le résultat et pouvoir rendre compte.
• Capacité à mettre en œuvre la formulation et le suivi des projets de gestion.
• Avoir une très bonne connaissance dans la gestion des ressources financières, des ressources humaines, des contrats, des immobilisations, des approvisionnements, de l’administration générale.
• Capacité à innover des processus de gestion, à mettre en oeuvre de nouveaux systèmes et à pouvoir conduire le personnel à s’en approprier.

Gestion et Leadership

• Cultiver de très bonnes relations avec les clients en se focalisant sur les impacts et les résultats et répondre positivement au feedback.
• Entreprendre son travail avec une approche énergique et une attitude positive et constructive.
• Démontrer de bonnes capacités rédactionnelles et orales.
• Démontrer une ouverture au changement et une capacité à gérer des taches complexes.
• Avoir des talents de résolution des conflits, savoir mener son équipe efficacement et savoir l’appuyer.

Education:

Avoir un niveau Master (BAC +5 ) en Business Administration, Gestion, Finances ou Comptabilité ou dans un domaine équivalent.

Experience:    

• 5 ans d’expérience au niveau national ou international dans les domaines suivants : conseils en management ou dans la gestion des hommes et des systèmes opérationnels en rapport avec les organisations internationales et les gouvernements.
• Démontrer une maîtrise des systèmes informatiques (tableurs et logiciels de base de données) pour quantifier et illustrer des rapports complexes et autres rapports quantitatifs.

Langue :    

Maîtrise du français et bonne connaissance de l’Anglais.


 

Workforce diversity
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