Assistant (e) administratif (ve)

Secteur de tutelle : Secteur de l’administration et du management (ADM)

Lieu d'affectation: Bamako

Catégorie d'emplois: Administration

Type de contrat : Personnel non permanent

Grade : Level 3

Durée du contrat : De 7 à 11 mois

Recrutement ouvert à : Candidats externes

Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 15/04/2021

 

 

Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme

SEULS LES CANDIDATS AUTORISÉS À TRAVAILLER AU MALI PEUVENT POSTULER

 

RESUME DES FONCTIONS DU POSTE

Sous l’autorité du Chef du Bureau de l’UNESCO au Mali et la supervision directe de l'Administrateur du bureau UNESCO à Bamako, le/la titulaire du poste s'engage à:

• Vérifier les demandes de paiement contre les engagements financiers (contrats, réservations de fonds) et procéder à l’enregistrement comptable correspondant dans le logiciel de gestion financière IRIS tout en respectant la limite de certification autorisée;
• Faire le suivi des budgets et faciliter la gestion des contrats du projet de renforcement de la résilience des jeunes face à l’extrémisme et leur engagement en faveur de la construction de la paix à travers l’éducation : préparation, suivi et contrôle des livrables et justificatifs;

• Contacter les fournisseurs afin d’obtenir des factures pro-forma pour les approvisionnements de l’Administration et préparer les dossiers de contrats (mémos, pièces justificatives…), faire des recommandations à l’AO pour le renouvellement des approvisionnements du bureau (Préparation des bons de commandes…); 
• Procéder à la certification des engagements de dépenses dans la limite autorisée par BFM et sous la supervision de l’AO Constituer les dossiers pour les contrats de l’administration (sélection et évaluation des prestataires sous la supervision de l’AO), procéder à la saisie des contrats de l’administration dans « DUO Sharepoint Contract Management » et suivre la réception des livrables correspondants sous la supervision de l’AO; 
• Procéder à la vérification rigoureuse des pièces justificatives de toutes les demandes de paiement en espèces (dépenses de caisse), et l’enregistrement comptable correspondant dans le logiciel de gestion financière IRIS; 
• S’occuper de toutes autres tâches confiées par l’Administration ou le responsable du projet de renforcement de la résilience des jeunes face à l’extrémisme et leur engagement en faveur de la construction de la paix à travers l’éducation. 

COMPETENCES (Fondamentales / Managériales) Responsabilité (F) Communication (F) Innovation (F) Partage des connaissances et volonté constante d’amélioration (F) Planification et organisation (F) Culture du résultat (F) Travail en équipe (F) Pour plus d’informations, merci de consulter le Référentiel des compétences de l’UNESCO. QUALIFICATIONS REQUISES

Education :

• Un diplôme d'études supérieures en gestion, comptabilité ou finances
   

Expérience Professionnelle :

• Un minimum d’un an d'expérience dans l'appui administratif et financier; 
• Connaissance des règles et procédures du système des Nations Unies ou d’une autre structure ou organisation internationale serait un atout

Compétences :

• Bonne connaissance et maîtrise des outils informatiques (Word, Excel)
• Excellente capacité organisationnelle
• Rigueur et méthode
• Disponibilité et ponctualité
• Volonté constante d’amélioration
• Esprit d'équipe, adaptabilité
• Capacité d'anticipation et de proactivité

Langue

Une bonne connaissance du français et de l'anglais

QUALIFICATIONS SOUHAITEES

• Capacité à travailler efficacement en équipe et de maintenir des relations de travail efficaces dans un environnement multiculturel;
• Une excellente capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire, et avec divers partenaires;
• Bonnes capacités rédactionnelles en français, aptitudes interpersonnelles et de communication;
• Bonne compétence en informatique, y compris la connaissance des logiciels de bureau standard;
• Capacité à exécuter plusieurs tâches en mêmes et de bien travailler sous pression.

PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le site Web de l'UNESCO carrières. Aucune modification ne peut être apportée à la candidature soumise.

 

L'évaluation des candidats est basée sur les critères de l’avis de vacance de poste et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu'un entretien basé sur les compétences.

  

L'UNESCO utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par e-mail, etc. pour l'évaluation des candidats.

 

Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à l'étape de sélection finale seront soumis à une vérification des références sur la base des informations fournies.

L'UNESCO applique une politique de tolérance zéro envers toute forme de harcèlement.

L'UNESCO s'est engagée à atteindre et à maintenir la parité des genres parmi les membres de son personnel dans toutes les catégories et à tous les niveaux. En outre, l’UNESCO est résolue à créer une diversité de personnel sur le plan du genre, de la nationalité et de la culture. Les personnes issues de groupes minoritaires, de groupes autochtones et les personnes handicapées, ainsi que les ressortissants d'États membres non représentés ou sous-représentés (veuillez cliquer ici pour la dernière mise à jour) sont également encouragées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité. Une mobilité internationale est requise pour les membres du personnel nommés sur des postes internationaux.

L’UNESCO ne prend de frais à aucune étape du recrutement.