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Assistant(e) Administratif(ve)

Libreville (Gabon, Gabonese Republic)

  • Organization: UNESCO - United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization
  • Location: Libreville (Gabon, Gabonese Republic)
  • Grade: GS-5, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
    • Operations and Administrations
  • Closing Date: 2021-05-13

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Numéro du poste : 6GABFM0703RP

Classe : G-5

Secteur de tutelle : Secteur de l’administration et du management (ADM)

Lieu d'affectation: Libreville

Famille d'emplois: Administration

Type de contrat : Engagement de durée définie

Durée du contrat : 2 années

Recrutement ouvert à : Candidats internes et externes

Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 09-MAI-2021


Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme

RESUME DES FONCTIONS DU POSTE

Sous la Direction générale du Chef de Bureau et la supervision directe de l’Assistante Administrative Principale, le /la titulaire de ce poste participera à la réalisation des activités et des processus de soutien administratif et financier standard conformément aux règles et procédures de l’UNESCO.  Il/elle devra exécuter les tâches suivantes :

  • Aider à la préparation des documents et des rapports sur tous les dossiers administratifs concernant le Bureau, élaborer les drafts de correspondances officielles, initier, suivre les contrats du personnel ainsi que toutes les questions liées à la gestion des ressources humaines ainsi que pour le processus global de recrutement du personnel.
  • Aider à la supervision des activités liées à l’entretien du Bureau, à la sécurité et à la maintenance des équipements. Il/elle devra fournir des conseils et des interprétations sur les règles et procédures de l’UNESCO.
  • Aider à la préparation et au suivi des différents budgets du Bureau, assister le superviseur sur la production des états financiers du Bureau en utilisant les systèmes d’information de gestion des rapports, il ou elle devra agir en qualité de certificateur selon le niveau autorisé par le Contrôleur Financier, vérifier, traiter, enregistrer, analyser et rapprocher les écritures comptables.
  • Maintenir et générer les rapports mensuels sur des opérations comptables ainsi que les rapprochements bancaires. Identifier et corriger les erreurs et anomalies puis aider aux entrées correctives dans IRIS et DUO.
  • Assurer la gestion de la caisse et s’assurer que toutes les pièces comptables y relatives sont produits et garder à jour le registre de la petite caisse.
  • Garder un système de classement des dossiers financiers et administratifs, veiller à ce que les pièces comptables et les justificatifs correspondants soient complets et conformes aux règles et procédures de l’UNESCO.
  • Agir en tant que point focal avec la banque, veiller aux demandes de renflouement bancaire conformément aux directives reçues du bureau de la trésorerie. Entretenir des liens avec les fournisseurs, effectuer les commandes et achats de biens et services, préparer et assurer le suivi des demandes de paiement des fournisseurs, consultants, et partenaires du Bureau selon les procédures de l’organisation.
  • Apporter un soutien organisationnel et administratif aux activités et événements organisés par le Bureau, suivre tous les dossiers concernant les voyages officiels puis appuyer les membres du personnel sur toutes les questions liées aux exigences de l’Organisation.

 

COMPETENCES (Fondamentales / Managériales) Responsabilité (F) Communication (F) Innovation (F) Partage des connaissances et volonté constante d’amélioration (F) Planification et organisation (F) Culture du résultat (F) Travail en équipe (F) Professionnalisme (F) Pour plus d’informations, merci de consulter le Référentiel des compétences de l’UNESCO. QUALIFICATIONS REQUISES

DIPLÔMES

  • Le (la) titulaire doit avoir achevé des études secondaires, technique ou professionnelle en gestion, comptabilité, finances ou dans un domaine similaire. 

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE

  •  Minimum 5 ans d’expérience professionnelle dans les domaines de l’administration, de la finance et/ou de la comptabilité, gestion des projets.

APTITUDES ET COMPETENCES

  • Très bon esprit d'analyse et aptitude à travailler en équipe et sous pression, très bon sens de synthèse, de responsabilité et d’autonomie.
  • Connaissance des différents logiciels et outils pour les correspondances, rapports, graphiques, présentation ; Outlook, Word, Excel, PowerPoint etc.
  • Discrétion et bonne capacité à faire face et avec tact à des personnes d’horizons culturels différents.
  • Flexibilité d’ajuste les horaires de travail et les priorités.
  • Bonne capacité d’adaptation, dynamique, esprit d’initiative, discrétion et maturité de jugement.

LANGUES

  • Excellent connaissance (écrit, lu, parlé) du français.
QUALIFICATIONS SOUHAITEES

DIPLÔMES

  • Diplôme, certificat/formation spécialisé(e) en finance, administration des affaires, comptabilité, ou domaine connexe.

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE

  • Expérience au sein d’une Organisation internationale, une Agence du système des Nations Unies, Organisme Intergouvernemental;

APTITUDES ET COMPETENCES

  • Connaissance d’autres logiciels intégrés tels que SAP.

LANGUES

  • Bonne connaissance (écrit, parlé) de l’anglais.

 

SALAIRES ET INDEMNITES

Les traitements de l’UNESCO se composent d’un traitement de base et d’autres prestations pouvant inclure, le cas échéant: 30 jours de congé annuel, allocations pour charge de famille, assurance maladie, régime de retraite, etc.

 

Pour plus de précisions sur les salaires et indemnités, veuillez consulter le site Web de la CFPI et le site Web Carrières de l'UNESCO .

PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le site Web de l'UNESCO carrières. Aucune modification ne peut être apportée à la candidature soumise.

L'évaluation des candidats est basée sur les critères de l’avis de vacance de poste et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu'un entretien basé sur les compétences.

 L'UNESCO utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par e-mail, etc. pour l'évaluation des candidats.

Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à l'étape de sélection finale seront soumis à une vérification des références sur la base des informations fournies.

L'UNESCO applique une politique de tolérance zéro envers toute forme de harcèlement.

L'UNESCO s'est engagée à atteindre et à maintenir la parité des genres parmi les membres de son personnel dans toutes les catégories et à tous les niveaux. En outre, l’UNESCO est résolue à créer une diversité de personnel sur le plan du genre, de la nationalité et de la culture. Les personnes issues de groupes minoritaires, de groupes autochtones et les personnes handicapées, ainsi que les ressortissants d'États membres non représentés ou sous-représentés (veuillez cliquer ici pour la dernière mise à jour) sont également encouragées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité. Une mobilité internationale est requise pour les membres du personnel nommés sur des postes internationaux. L’UNESCO ne prend de frais à aucune étape du recrutement

We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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