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Executive Associate

Abidjan (Cote d'Ivoire)

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Abidjan (Cote d'Ivoire)
  • Grade: GS-6, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Administrative support
  • Closing Date: 2021-05-05

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Background

Le Conseil Exécutif/d’Administration du PNUD a approuvé un Nouveau Plan Stratégique qui couvre la période 2018-2021 afin de permettre au PNUD de mieux faire face aux nouveaux défis de développement en taillant sur mesure les services qu’il offre aux différents pays dans un contexte mondial caractérisé par une mutation sans précédent. Cette adaptation par le réalignement des Programmes de Pays requiert la transformation de l’efficacité institutionnelle en améliorant le système de gestion des ressources aussi bien financières qu’humaines, afin d’atteindre les résultats de façon durable dans les limites des flux de ressources prévues.

 

Afin d’aider à une meilleure opérationnalisation de ses projets et programmes, et d’aborder la phase de la consolidation des acquis liés à la transition et à la préparation du CPU, le PNUD a besoin de se positionner de façon stratégique. Le recrutement d’un (e) Associé(e) Exécutive ’s’inscrit dans cette perspective.

 

Sous l’autorité et la supervision directe du Représentant Résident, l’Associé(e) Exécutif(ve) assure le fonctionnement effectif et efficace du bureau du RR en totale confidentialité de l’exécution de toutes ses tâches, dans le total respect des mesures protocolaires, et de la gestion du flow d’information tout en respectant les délais et les engagements pris.

 

L’Associé(e) Exécutif(ve) peut superviser les secrétaires et les commis du bureau. L’Associe(e) Exécutif(ve) travaille en étroite collaboration avec le personnel du PNUD, des agences onusiennes et les autorités nationales afin de permettre un flow d’information efficace et les actions sur les instructions et les agendas. 

 

Duties and Responsibilities

 

1. Assurer un fonctionnement effectif et efficace du bureau du RR en vue d’atteindre les résultats suivants :

  • Suivi de l’agenda du Représentant Résident ;
  • Contact avec des visiteurs de haut rang ;
  • Gestion des rendez-vous et rencontres, jouer un rôle d’interprète si besoin est et effectuer les minutes des rencontres.
  • Respect des mesures protocolaires.
  • Préparation des notes de briefing de haut standard pour les rendez-vous, les rencontres et les missions du superviseur.
  • Préparation des traductions informelles.
  • Gestion des missions du RR et l’agenda de la représentation.
  • Gestion du portefeuille des partenaires de haut rang et des répertoires téléphoniques.
  • Préparation des correspondances, des notes de directions et commentaires émanant du RR et effectuer le suivi.
  • Utilisation des systèmes de gestion automatisés pour un fonctionnement efficace du bureau du RR.

 

2.Appuyer la communication du bureau en vue d’atteindre les résultats suivants :

  • Maintien d’un fichier Assurant la sauvegarde confidentielle des documents. Utilisation d’un fichier automatisé.
  • Coordination du flow d’information et suivi de sa distribution.
  • Suivi des délais, engagements pris, actions à prendre et coordination des collectes et transmissions de rapports au RR ;
  • Vérification des appels entrants et des correspondances ;
  • Faire des propositions en vue d’éliminer les goulots d’étranglement dans le bureau et rationaliser les procédures du bureau entre le bureau du superviseur et la division du subordonne(e).

 

 3.Faciliter l’apprentissage et la gestion du savoir en vue d’atteindre les résultats suivants :

  • Contributions pertinentes aux réseaux de savoir.
  • Organisation de formations spécialisées pour les secrétaires.
  • Organisation de formation pour le personnel des NU sur les questions de coordination, d’administration et de protocole.

 

IV. Impact des Résultats 

Les résultats clés ont un impact sur l’efficacité du bureau du RR. Une analyse exacte et une présentation des informations renforcent la capacité du bureau du RR et fait la promotion de l’image du NU/PNUD comme un contributeur effectif au développement du pays. Les initiatives du titulaire du poste sont décisives du fait du travail et la finalisation opportune des taches.

 

Competencies

Compétences relatives à l’organisation:

  • Fait preuve d’intégrité en mettant en avant les valeurs et morales des Nations Unies
  •  Affiche une flexibilité et une adaptation aux différences liées à la culture, au genre, à la religion, à la race, à la nationalité et à l’âge.

 

Compétences relatives à la fonction:

Gestion du savoir et Apprentissage

  • Préconise la gestion du savoir au sein du PNUD et un environnement favorable à l’apprentissage par le leadership et l’exemple personnel
  • Travaille activement vers une acquisition du savoir personnel et continu et le développement d’un ou plusieurs domaines d’application, agit sur le plan d’apprentissage et applique les aptitudes nouvellement acquises          

 

Développement et Efficacité opérationnelle

  • Capacité à exécuter diverses activités spécifiques au fonctionnement efficace et effectif du bureau du RR, y compris la gestion de données et de l’agenda, le respect du protocole, la gestion du flow d’information.
  •  Confidentialité
  •  Capacité à contribuer la réorganisation des procédés de l’organisation, l’élaboration et la mise en œuvre de nouveaux systèmes de gestion de données

 

Autogestion et Leadership

  • Gestion et Leadership Développe des relations solides avec la clientèle, met en avant l’impact et les résultats en faveur de la clientèle et répond positivement aux critiques
  • Aborde le travail avec la même énergie et adopte une attitude positive et constructive
  •  Rester calme et en bonne humeur même en situation de pression
  • Est réceptif au changement et fait preuve de capacités pour gérer les situations complexes

 

Required Skills and Experience

 

Formation:       

Etre titulaire d’un diplôme d’éducation secondaire avec une spécialisation en Secrétariat/ Assistanat de Direction ;

Etre titulaire d’un diplôme universitaire de niveau Licence ou équivalent constituerait un atout. 

Un diplôme/certificat en anglais serait un atout

 

Expérience:      

6 années d’expérience progressive en secrétariat, Assistanat de Direction, Administration, programme au niveau national ou international est requis.

Expérience avérée dans l’usage de l’ordinateur et des logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.). Expérience de bases de données et des systèmes de gestion sur internet.

La connaissance de Atlas serait un atout

 

Niveau de langue requis:           

Excellente connaissance du Français de l’anglais (écrit et parler)

 

Disclaimer

 

Female candidacies are strongly encouraged. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence. We strongly encourage female candidacies.

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

 

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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