Background

L’importance des Opérations au bureau de la Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) au Niger exige la mise en place de structures capables d’assurer une meilleure gestion des Fonds et des Ressources Humaines. L’analyste aux Achats et à la Logistique devra fournir un appui à l’administration et veiller régulièrement à la bonne gestion des Ressources et des Biens du bureau. L’analyste aux Achats et à la Logistique travaille en étroite collaboration avec les responsables du bureau de Niamey et les équipes terrain. Il/Elle sera sous la supervision directe du Responsable de l’Administration et des Finances.

Duties and Responsibilities

Sous la supervision du Responsable de l'Administration et des Finances d'OCHA Niger, l’Analyste aux Achats et à la Logistique aura à assumer les fonctions suivantes :
I.Assurer le bon fonctionnement de l’Unité Logistique et organiser la formation du personnel
Superviser les activités liées à la logistique et aux achats et préparer le plan de travail s’y afférant ;
Initier toute correspondance en rapport avec les activités logistiques ;
Si nécessaire représenter l’Unité aux différentes réunions des Autres Agences des Nations Unies concernant le Procurement et la logistique ;
Initier des rencontres régulières avec le PNUD pour une amélioration constante du soutien apporté à la Logistique concernant le Procurement et la préparation des contrats ;
Préparer et soumettre les différents rapports attendus
Contribuer à la préparation de différents rapports attendus de la Section Administration et Finance
Résultats attendus
Amélioration constante des performances du staff/ par la formation ;
Résolution des problèmes liés aux approvisionnements et à la Logistique pour un meilleur soutien de l’Unité aux différents bureaux OCHA ;
Contribution positive à la préparation de différents rapports attendus de la Section Administration et Finances.
II. Assurer l’approvisionnement régulier des fournitures et matériel du Bureau.
Préparer le plan annuel d’acquisitions à soumettre au Siège ;
Veiller au respect des règles et procédures pendant le processus d’acquisition ;
Superviser le processus d'enregistrement de nouveaux fournisseurs dans UMOJA et faire le suivi avec le Siège pour résoudre tout problème lié à leur utilisation dans le Système ;
Soumettre les Shopping carts dans UMOJA et assurer le suivi avec le Siège jusqu’à la livraison des biens et services demandés ;
Superviser le "low value acquisition" des biens et services via UMOJA;
Soumettre les factures (MIR7 & MIR4) ainsi que les transactions rejetées dans UMOJA pour le processus de paiement ;
Effectuer le suivi des statuts des POs et paiements dans UMOJA ;
Initier toute démarche auprès des partenaires et fournisseurs pour obtenir des solutions appropriées aux problèmes d’approvisionnements et logistiques du Bureau ;
S’assurer que les droits (paiements, remboursements) des partenaires et fournisseurs de la Logistique sont respectés par le Bureau ;
Préparer le rapport trimestriel des acquisitions.
Résultats attendus :
Soumission dans les délais du Plan d’acquisitions et des réquisitions ;
Enregistrement avec succès et dans les meilleurs délais de nouveaux fournisseurs ;
Approvisionnements réguliers des biens et services de bonne qualité selon les règles en vigueur pour assurer un bon fonctionnement du Bureau ;
Règlement dans les délais des factures des fournisseurs et partenaires ;
Soumission dans les délais du rapport trimestriel des achats.
III.Superviser les démarches de dédouanement et de transport de matériel du Bureau
Réception des documents du nouveau matériel à dédouaner et transmission au PNUD pour la demande d’exonération à obtenir auprès du Ministère des Affaires Etrangères ;
Superviser un plan de distribution de matériel aux bureaux des Provinces en tenant compte des priorités, du coût de transport et des vols disponibles selon les destinations ;
Initier toute démarche relative au renouvellement ou préparation par le PNUD/PAM des contrats de transport aux meilleures conditions.
Résultats attendus
Retrait de la douane dans les meilleurs délais de tout le matériel OCHA ;
Dispatch aux meilleures conditions de transport de tout le matériel destiné à chaque bureau afin d’éviter de perturber son fonctionnement. 
IV.Supervision d’un système de gestion du charroi automobile et du carburant.
Organiser un système fiable de transport pour les courses de service et de maintenance de véhicules ;
Maintenir un système transparent de contrôle et réapprovisionnement de carburant ;
Organiser une répartition transparente de véhicules au personnel international ;
Proposer un plan de renouvellement du charroi automobile du Bureau
Résultats attendus
Les courses du Bureau bien assurées et le suivi des entretiens et réparations effectué selon les normes techniques et les procédures en vigueur ;
Absence de rupture de stock et consommation justifiée de carburant disponible ;
Satisfaisante répartition de véhicules qui prend en charge l’ensemble du staff international qui sollicite un véhicule ;
Acquisition progressive de nouveaux véhicules pour remplacer ceux qui sont déclassés afin d’assurer un bon fonctionnement du Bureau
 V. Superviser le déclassement du matériel du Bureau
Soumettre au Siège les « case reports » pour obtenir l’autorisation de solliciter le déclassement du matériel au CAP/PNUD Niger et les différents rapports relatifs aux inventaires ;
Transmettre et défendre les demandes de déclassement durant certaines réunions ;
Informer le Siège de la clôture du processus de déclassement du matériel.
Résultats attendus :  
Maintenir une politique efficiente de déclassement sans perturber le fonctionnement du Bureau ;
Obtention sans difficultés de l’autorisation par le Siège et l’Approbation par le PNUD du déclassement sollicité par le Bureau ;
Retrait des inventaires du matériel déclassé après clôture du processus de déclassement.

Competencies

1.Bonne aptitude analytique et surtout d’organisation.
2.Bonne aptitude à la communication orale et à la rédaction
3.Esprit d’initiative
4.Bonnes relations interpersonnelles 
5.Capacité de travailler dans un environnement multiracial et multi-culturel.
6.Démontrer une capacité de travail efficace dans un environnement difficile.
7.Maitrise des outils informatiques standards.

Required Skills and Experience

Education : 
Etre titulaire d'un Master en Gestion de la Chaine d’Approvisionnement, Administration publique, commerce international, économie ou diplôme d’ingénieur.
Un diplôme de niveau Licence dans le domaine de la logistique, passation de marchés publics, gestion ou autre domaine lié directement avec la fonction en plus de deux années supplémentaires d’expériences pertinentes peuvent être acceptées à la place du Master.
Expérience : 
Avoir une expérience professionnelle pertinente et pratique d’au moins deux(2) ans dans la logistique ou autre domaine similaire.
Avoir une connaissance des procédures d’achats du système des Nations Unies constitue un atout.
Excellente connaissance des logiciels Word, Excel, PowerPoint et Utilisation de systèmes d ERP (telle qu’Umoja ou ATLAS) serait apprécié.
Une expérience au sein du Système des Nations Unies ou ONG internationale est un atout
Bonne compréhension des principes d’IPSAS.
Expérience dans la supervision et le coaching d’équipe.
Connaissances linguistiques: 
•Maitrise du français parlé et écrit
•Bonne connaissance de l’anglais courant écrit et parlé.
•Bonne connaissance des langues locales.

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