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Programme Associate

Port-au-Prince (Haiti)

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Port-au-Prince (Haiti)
  • Grade: GS-7, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Democratic Governance
    • Project and Programme Management
    • Administrative support
  • Closing Date: 2021-05-08

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Background

Le programme pays du PNUD Haïti 2017-2021 met l’accent sur trois grands domaines de coopération qui se renforcent mutuellement : la gouvernance démocratique et l’État de droit ; la réduction de la pauvreté ; et la résilience (gestion des risques et catastrophes, et environnement). Ce programme est en conformité avec les priorités nationales telles qu’énoncées dans le Plan Stratégique de Développement d’Haïti 2012-2030 (PSDH), le Plan cadre des Nations Unies pour l’aide au développement 2017-2021 et le Plan stratégique du PNUD 2018-2021. Il vise à soutenir le Gouvernement haïtien dans sa démarche à long terme pour le développement durable, en mettant l’accent sur la nécessité de progresser rapidement vers la réalisation de l’Agenda 2030 et de ses 17 Objectifs de Développement Durable (ODD). Cela impose au PNUD de passer d’une approche axée sur les projets de relèvement à une approche programmatique intégrée, axée sur les conseils stratégiques et la prise en main du programme par le pays. L’objectif du programme pays est donc de renforcer les capacités humaines et institutionnelles nécessaires à l’identification participative des besoins, la formulation de cadres juridiques, de politiques et de programmes de développement, et l’utilisation efficace des ressources publiques.

Sous la supervision directe du Chef de l’Unité Gouvernance et État de Droit, l’Associé/e au Programme, a pour mission principale d’appuyer le bureau en matière de la coordination et de l’assurance d’une gestion rigoureuse, transparente et axée sur les résultats du portefeuille. Il/elle participe activement à l’exécution des services financiers du programme permettant une utilisation effective et transparente des ressources financières et l’intégrité des services financiers. Il/elle contribue à l’identification des réponses créatives face aux nouveaux défis et opportunités du Programme Pays, particulièrement de l’Unité qui repose sur 4 axes programmatiques : la démocratie participative, la gouvernance locale, la cohésion sociale/réduction de la violence communautaire et l’État de Droit (correction, justice, sécurité/police et droits humains). Elle/Il apporte une assurance qualité dans la planification budgétaire, la mise en œuvre et le suivi et évaluation des activités du portefeuille et fournit des services d’appui conseil au Chef de l’Unité Gouvernance et État de Droit. Elle/Il est responsable de la promotion d’un environnement de collaboration axé sur les clients et les résultats et conforme aux règles et procédures du PNUD (POPP) et du Cadre de Contrôle Interne du Bureau Pays.

L’Associé/e au Programme travaille en étroite collaboration avec les responsables de l’Unité du Programme, l’Unité d’Appui à la Direction (MSU) et les unités des Opérations ainsi que les projets dans l’étude et la préparation des rapports financiers demandés. Il/elle travaillera également avec le Siège pour résoudre des questions complexes relatives aux programmes et aux opérations.

 

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions-clés :
  • Appui à la planification et au suivi budgétaire ainsi qu`au suivi de l’exécution financière des projets/programmes (NIM, DIM, ONG)
  • Fournit un soutien efficace à la gestion de l’Unité Gouvernance et État de Droit
  • Fournit un soutien administratif à l’Unité Gouvernance et État de Droit
  • Favorise la création de partenariats stratégiques et la mise en œuvre de la stratégie de mobilisation des ressources
  • Assure la facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances dans le CO
Appui à la planification et au suivi budgétaire ainsi qu`au suivi de l’exécution financière des projets/programmes (NIM, DIM, ONG) ;
  • Responsable de la conformité avec les règles, règlements et politiques des NU et du PNUD sur les activités financières de l’Unité Gouvernance et État de Droit ;
  • Responsable de la conformité avec le système financier d`enregistrement et de rapport et du suivi des recommandations des audits ;
  • Suivi de la mise en application du cadre de contrôle interne et le fonctionnement adéquat d`un système de gestion des ressources financières axe sur les clients
  • Appui à la planification/allocation budgétaire pluri- annuelle des ressources de l’Unité du Programme (TRAC, TF, C/S) ; Analyse des écarts des plans de travail annuel et trimestriel des projets de développement et les recommandations de mesures rectificatives (révisions budgétaires) ;
  • Assurance du suivi rigoureux de la trésorerie des projets de développement (ASL), identification des goulots d’étranglement et mise en œuvre de mesures idoines conformes aux procédures ;
  • Appui dans l’analyse de la fiabilité des demandes d’avances de fonds trimestrielles NIM et ONG et de leur conformité avec les procédures et réglementation du PNUD en matière de gestion des avances NIM et en lien avec les procédures HACT ;
  • Suivi de l’évolution de la situation globale des dépenses des projets du portefeuille à travers ATLAS ;
  • Assurance de fiabilité des rapports de décaissements trimestriels consolidés (CDR) ;
  • Élaboration de rapports réguliers (DEX, Atlas, bailleurs,) a temps et en qualité sur la situation des ressources programmatiques de l’Unité du Programme ;
  • Alimentation du système de suivi des Dashboard et des exceptions, identification des solutions en collaboration avec le superviseur ;
  • Fourniture de conseils au Chef de l’Unité Gouvernance et État de Droit et au personnel de l’Unité sur les questions de rapportage ;
  • Assurance d’une exploitation efficace d’ATLAS (insertion systématique des données relatives aux projets) en appui à la gestion financière des projets de développement et de gestion ;
  • Application rigoureuse de la politique de recouvrement des coûts (GMS, DPC) ;
  • Transmission des directives administratives et financières d’usage aux agences d’exécution;
  • procédures et dans les délais prescrits ;
  • Assurance de l’archivage des documents de l’Unité.
Fournit un soutien efficace à la gestion de l'Unité Gouvernance et État de Droit en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
  • Appui la préparation des documents de projet, des plans de travail, des budgets, des propositions sur les modalités de mise en œuvre, en particulier en ce qui concerne l'assurance de la qualité et la conformité avec le POPP.
  •  Initiation des projets, la création en Atlas, la préparation des révisions budgétaires nécessaires.
  • Fournir des conseils aux partenaires d'exécution sur la mise en œuvre des projets et suivre l'utilisation des ressources financières.
  • Suivi des indicateurs de performance / critères de réussite, cibles et jalons, préparation des rapports.
  • Analyse de la situation de l'Unité Gouvernance et État de Droit, identification des problèmes opérationnels et financiers, élaboration de solutions.
  • Préparation et réalisation de la vérification des projets NEX, ainsi que la mise en œuvre des recommandations d'audit.
  • Suivi du respect des exigences de mise en œuvre du programme selon les systèmes du PNUD (Atlas et système de planification corporatif).

Fournit un appui administratif à l'Unité Gouvernance et État de Droit en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

  • Contrôle des documents justificatifs pour les paiements et examen des rapports financiers de projets NEX.
  •   La maintenance du système interne de contrôle des dépenses qui garantit que les bons traités sont assortis et complétés, et que les transactions sont correctement enregistrées et affichées dans Atlas.
  • Actions correctives en temps opportun sur les bons non postés, y compris les bons avec des erreurs de vérification budgétaire, des exceptions, et des bons non approuvés.

Appui la création de partenariats stratégiques et la mise en œuvre de la stratégie de mobilisation des ressources axée sur la réalisation des résultats suivants :

  • Assurance de la qualité des rapports aux bailleurs, en particulier les rapports financiers, pour l’Unité Gouvernance et État de Droit.
  • Suivi et rapports sur les ressources mobilisées.

Assure la facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances dans le CO en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

  • Organisation de formations pour le personnel du projet dans l’Unité Gouvernance et État de Droit.
  • Identification des leçons apprises et des meilleures pratiques issues de l’Unité Gouvernance et État de Droit.
  • Fournis des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Impacts et Resultats

Les résultats clés ont un impact sur l’efficacité globale du programme de pays et sur la réussite dans la mise en œuvre des stratégies du programme. L’analyse concise et la collecte d’informations requises renforcent la position du PNUD comme partenaire du développement fort et crédible. L’information fournie facilite la prise de décision dans la gestion.

Competencies

Compétences fonctionnelles :    

Le développement et la gestion de programme basé sur les résultats

Niveau 1.1: Contribution aux résultats en fournissant les informations

  • Fournit des informations et de la documentation sur les étapes spécifiques de la mise en œuvre des projets/programmes
  • Top of FormFournit les données de base pour identifier les opportunités de développement de projets et contribue à la préparation de propositions de financement
  • Participe à la formulation de propositions de projetsPart.

Innovation et marketing Nouvelles approches

Niveau 1.1: implémentation de processus et utilisation de produits

  • Document et suivi des stratégies innovantes / meilleures pratiques / nouvelles approches
  • Adresse les goulets d'étranglement, les problèmes et les problèmes, et propose des solutions
  • Répond positivement aux nouvelles approches

Mobilisation de ressources

Niveau 1.1 : Fourniture d’informations pour les stratégies de mobilisation des ressources

  • Élabore et met à jour les fiches de projet
  • Fournit les données et les informations nécessaires à la préparation des documents de projets

Promotion de l’apprentissage organisationnel et du partage de connaissances

Niveau 1.1: Recherche et analyse de base

  • Recherche les meilleures pratiques et suggère de nouvelles méthodes, plus efficaces, de travail
  • Se documente sur les stratégies innovatrices et les nouvelles approches

Compétences professionnelles et expertise technique

Niveau 1.1 : Connaissance fondamentale des processus, des méthodes et des procédures

  • Est apte à comprendre les processus et méthodes de travail du poste
  • Possède les connaissances de base des politiques et procédures de l’organisation liées au poste et les applique de façon consistante dans le travail
  • Identifie les nouvelles et meilleures approches en termes de processus et les applique dans le travail au quotidien
  • S’attache à mettre à jour ses connaissances professionnelles à travers l’auto-apprentissage et d’autres moyens
  • Démontre une bonne connaissance des technologies de l’information et les applique dans son travail
  • Démontre une compréhension et une connaissance approfondie des procédures et des outils de gestion de projets et les applique de manière régulière dans le travail

Orientation vers le Client

Niveau 1.1: Entretien de bonnes relations avec les clients

  • Etablit et entretient des relations efficaces au sein de l’Unité et avec les clients internes et externes
  • Organise et priorise son travail pour répondre aux besoins des clients et des délais
  • Répond rapidement aux besoins des clients  

Compétences générales

  • Fait preuve d’éthique et d’intégrité, et promeut les valeurs des Nations Unies
  • Fait preuve de sensibilité et de flexibilité face aux différences de culture, de genre, de religion, d’origine, de nationalité et d’âge.
  • Possède un bon niveau de connaissances générales
  • Fait preuve de jugement, d’impartialité et de discrétion 
  • A le sens de l’initiative et prend des décisions éclairées, en toute transparence
  • Cherche à se développer professionnellement, partage ses connaissances et encourage l’apprentissage au sein de l’équipe
  • Communique efficacement et encourage le partage d’informations et le travail d’équipe
  • Aborde le travail avec énergie, gère les conflits avec sensibilité et maintient une attitude positive

 

Required Skills and Experience

Education

Enseignement secondaire, de préférence avec certification spécialisée en comptabilité et finance. Un diplôme universitaire en affaires ou en administration publique, en sciences économiques, politiques ou sociales serait souhaitable, mais n'est pas une exigence.

Experiences 

7 ans d’expérience progressive requis en administration ou dans la gestion de programmes au niveau national ou international. Bonne connaissance de l’informatique (MS Word, Excel, etc.) ; connaissance avancée des tableurs et bases de données ; expérience dans l’utilisation de sites WEB basés sur les systèmes de gestion. La maîtrise des outils de gestion des projets utilisés par le PNUD serait un avantage.

Langues requises 

Connaissance parfaite du français et du créole exigée. Bonne connaissance de l’anglais (écrit et parlé), un atout.

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the GS categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

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