Approche Tiers / Tiered Approach
Conformément à l'engagement pris de préserver les capacités et de soutenir le personnel déjà en poste au sein de l'Organisation, la majorité des postes vacants au PNUD, au FENU et au programme VNU sont publiés selon un processus de candidature à plusieurs niveaux, dans le cadre duquel :
- Niveau 0 : Personnel international du PNUD/FENU/VNU titulaire d'un contrat permanent (PA) ou à durée déterminée (FTA), dont les postes seront supprimés, ou dont les contrats seront résiliés ou non renouvelés en 2026
- Niveau 1 : Autre personnel du PNUD/FENU/VNU titulaire d'un contrat permanent (PA) ou à durée déterminée (FTA)
- Niveau 2 : Personnel du PNUD/FENU/VNU titulaire d'un contrat temporaire (TA), personnel sous contrat PSA régulier, et Volontaires des Nations Unies Experts et Spécialistes
- Niveau 3 ou aucun niveau indiqué : Tous les autres types de contrat du PNUD/FENU/VNU et d'autres agences, ainsi que les candidats externes
Veuillez prendre note du ou des niveaux indiqués dans l'intitulé du poste vacant, le cas échéant, et vous assurer que vous remplissez les conditions requises pour postuler.
HISTORIQUE & CONTEXTE ORGANISATIONNEL
Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est l'organisation de référence en matière de connaissances pour le développement durable au sein du système de développement des Nations unies et sert d'intégrateur pour l'action collective visant à réaliser les objectifs de développement durable (ODD).
La diversité, l'équité et l'inclusion sont des principes fondamentaux du PNUD : nous valorisons la diversité en tant qu'expression de la multiplicité des nations et des cultures dans lesquelles nous opérons, nous encourageons l'inclusion en tant que moyen de garantir que l'ensemble du personnel est en mesure de contribuer à notre mission, et nous garantissons l'équité et la justice dans toutes nos actions. Adopter une approche "ne laisser personne de côté" dans nos efforts de diversité signifie augmenter la représentation des populations mal desservies. Les personnes qui s'identifient comme appartenant à des populations marginalisées ou exclues sont vivement encouragées à poser leur candidature.
Le PNUD ne tolère pas l'exploitation et les abus sexuels, ni aucun type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, ni la discrimination.
Tous les candidats sélectionnés feront donc l'objet d'une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents.
Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.
Le Bureau pays du PNUD envisage de poursuivre le Programme de développement (CPD) 2024 – 2026 en partenariat avec le Gouvernement du Togo dans un contexte de menaces diverses dans la Région du Golfe de Guinée. Il va également adopter, dans un futur proche un nouveau Programme avec le Gouvernement sur la période de 2027 – 2031.
En vue d’assurer la gestion administrative de la Représentation du PNUD TOGO, le Bureau recrute un(e) Assistant(e) Exécutive.
OBJECTIF DU POSTE
Sous la direction et la supervision directe du Représentant Résident (RR) et en collaboration avec le Représentant résident Adjoint (RRA), l’Assistante Exécutive assure un fonctionnement efficace et efficient du bureau du management dans un esprit de confidentialité totale dans tous les aspects des missions, le maintien des procédures protocolaires, la gestion du flux d'informations et le suivi des délais et des engagements pris.
Il/elle promeut une approche collaborative, axée sur le client, de haute qualité et orientée vers les résultats.
Il/elle travaille en étroite collaboration avec le personnel du PNUD, les agences des Nations unies, les autorités nationales, les organisations internationales et d'autres parties prenantes et entités externes afin d'assurer un flux d'informations efficace et le suivi des actions, des instructions, des engagements et des ordres du jour.
Le PNUD adopte une approche de portefeuille afin de répondre à l'évolution des besoins opérationnels et de tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler au sein d'unités, de fonctions, d'équipes et de projets dans des équipes pluridisciplinaires afin d'améliorer et de permettre la collaboration horizontale.
FONCTIONS CLES ET RESPONSABILITES
1.) Assurer le fonctionnement efficace et efficient du bureau de la Représentation en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants :
• Arranger les rendez-vous et mettre à jour le calendrier de travail, accueillir les visiteurs et fournir les renseignements demandés avec tact et discrétion ;
• Assurer la saisie des correspondances, documents, compte rendus et rapports dont certains sont de caractère confidentiel ;
• Arranger les formalités de voyage du management et maintenir une liaison constante avec les autres sections du bureau pour assurer une continuation normale des activités du bureau pendant son absence ;
• Appuyer la réalisation et le suivi de l’organisation de missions nationales et internationales pour le management, le personnel et certains partenaires ;
2.) Fournir un soutien efficace en matière de communication au bureau afin de faciliter le flux d'informations essentielles.
• Coordonner le transfert des informations et assurer le suivi des circulaires mises à disposition au sein du bureau ;
• Faire le suivi des délais, des engagements et des actions prises et assurer la circulation des rapports collectés et soumis au Représentant Résident ;
3.) Faciliter le développement et la gestion des connaissances au sein du bureau
• Participer au réseau d'échanges des connaissances et bonnes pratiques ;
• Développer la pratique de I'ERP Corporate Quantum pour les besoins du poste et au-delà, si nécessaire.
Le titulaire exécute d'autres tâches relevant de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.
Responsabilités de supervision/managériales : Aucune
QUALIFICATIONS REQUISES
Formation
• Un diplôme de fin d’études secondaires, OU
• Un diplôme universitaire (Licence) en administration, en gestion, en administration des affaires, en administration publique ou équivalent sera dument pris en considération mais pas un requis.
• Une formation en secrétariat ou équivalent serait un atout
Expérience, connaissances et compétences
• Au moins cinq (05) années d'expériences professionnelles (avec le diplôme d’études secondaires) ou deux (02) ans d'expériences professionnelles (avec un diplôme de Licence) au niveau national ou international dans le domaine de l’assistance administrative de haut niveau et des programmes ;
• Expérience de gestion des contacts internes et externes, notamment avec des personnalités de haut rang, des diplomates, des Chefs d'agences, le Secrétariat des Nations Unies et le Siège est souhaitable ;
• Maîtrise des logiciels bureautiques (MS Word, Excel, Power point) et dans l'utilisation de systèmes de gestion basés sur le web tels que l'ERP est requise.
Exigences linguistiques
• Une parfaite maîtrise du français est requise.
• Une bonne connaissance pratique de l’anglais est souhaitable.
Démonstration des compétences attendues
Compétences clés
Atteindre des résultats : NIVEAU 1 : Planifie et supervise son propre travail, est attentif aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais impartis.
Faire preuve d'innovation : NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives et aux risques connus, résout les problèmes de manière pragmatique, apporte des améliorations.
Apprendre en permanence : NIVEAU 1 : Ouvert d'esprit et curieux, partage ses connaissances, tire les leçons de ses erreurs, sollicite des retours.
S'adapter avec agilité : NIVEAU 1 : S'adapte au changement, gère de manière constructive l'ambiguïté et l'incertitude, fait preuve de souplesse.
Agir avec détermination : NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, est capable de rester serein face à l'adversité, est confiant.
S'impliquer et collaborer : NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion et de compréhension envers les autres, établit des relations positives.
Favoriser la diversité et l'inclusion : NIVEAU 1 : Apprécie et respecte les différences, est conscient des préjugés inconscients, lutte contre la discrimination.
Compétences transversales et techniques
Administration et opérations - Gestion des documents et des dossiers : Gestion globale des documents (papier ou électroniques) ; politique d'enregistrement et de conservation, y compris le stockage et l'archivage.
Administration et opérations - Gestion des événements (notamment séminaires, formations et réunions) : Capacité à gérer des événements, notamment la recherche de lieux, l'hébergement, la logistique, la restauration, le transport et les décaissements, etc.
Gestion d'entreprise - Communication : Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant par écrit qu’à l’oral ; à adapter les messages et à choisir les méthodes de communication en fonction du public. Capacité à gérer les communications en interne et en externe, par le biais des médias, des réseaux sociaux et d’autres canaux appropriés.
Gestion d'entreprise - Satisfaction client / Gestion de la clientèle : Capacité à réagir de manière opportune et appropriée en faisant preuve d’un sens de l’urgence, à proposer des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions rapides et de qualité afin de répondre aux besoins réels des clients et de les comprendre. Contribuer à l'élaboration de la stratégie de service client. Rechercher des moyens d'apporter une valeur ajoutée au-delà des demandes immédiates des clients. Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations futurs des clients.
Développement commercial - Production de connaissances : Capacité à effectuer des recherches et à transformer les informations en connaissances utiles, pertinentes au contexte ou répondant à un besoin exprimé.
MOTS-CLÉS
- Administration de bureau
- Planification et gestion de l'agenda
- Partage d'informations
- Voyages
Égalité des chances
En tant qu'employeur souscrivant au principe de l'égalité des chances, le PNUD valorise la diversité en tant qu'expression de la multiplicité des nations et des cultures où nous opérons et, à ce titre, nous encourageons les candidats qualifiés de tous horizons à postuler à des postes au sein de l'organisation. Nos décisions d'embauche sont fondées sur le mérite et l'aptitude au poste, sans discrimination.
Le PNUD s'engage également à créer un lieu de travail inclusif où tout le personnel est habilité à contribuer à notre mission, est valorisé, peut s'épanouir et bénéficie d'opportunités de carrière ouvertes à tous.
Harcèlement sexuel, exploitation et abus d'autorité
Le PNUD ne tolère pas le harcèlement, le harcèlement sexuel, l'exploitation, la discrimination et l'abus d'autorité. Tous les candidats sélectionnés sont donc soumis à des contrôles pertinents et doivent respecter les normes et principes respectifs.
Droit de sélectionner plusieurs candidats
Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats à partir de cette annonce de vacance de poste. Nous pouvons également retenir les candidatures et prendre en considération les candidats qui postulent à ce poste pour d'autres postes similaires au PNUD, au même niveau et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducationnelles similaires.
Alerte aux escroqueries
Le PNUD ne facture aucune redevance à aucun stade de son processus de recrutement. Pour plus d'informations, veuillez consulter www.undp.org/scam-alert.
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