Background
Contexto Organizacional
El (la) Auxiliar de Administración y Finanzas trabaja bajo la dirección del Coordinador del Proyecto y en estrecha colaboración con los equipos de proyecto y los colaboradores de las diferentes unidades administrativas del INADEH, en lo referente a las gestiones administrativas y financieras a fin de lograr los resultados en tiempo y forma, de acuerdo a lo establecido en el Documento de Proyecto.
Breve Descripción del Proyecto
En base a lo establecido en la Ley No. 8 de 2006, el Instituto Nacional de Formación Profesional y Capacitación para el Desarrollo Humano (INADEH) tiene como misión propiciar, establecer, organizar y mantener un sistema nacional que garantice la formación profesional del recurso humano, en ocupaciones requeridas en el proceso de desarrollo nacional, considerando las aptitudes y valores éticos-morales.
La visión del INADEH es liderar y desarrollar en cooperación con la sociedad civil y los sectores productivos, un sistema de formación profesional óptimo por la calidad de su gestión y productos formativos, con el reconocimiento de sus usuarios y en beneficio del recurso humano que requiere el mercado laboral, promoviendo y ampliando así una cultura nacional de la educación para la vida y el trabajo.
Alineado al Plan Estratégico Nacional con visión de Estado - Panamá 2030 y al Plan Estratégico de Gobierno 2019 – 2024, el proyecto “Fortalecimiento del INADEH para la Gestión Integral y Sostenible del Programa de Formación Profesional” se ancla en los ejes del Plan Estratégico del INADEH 2016 -2020, con la finalidad de contribuir al reposicionamiento de la institución como rector de la formación profesional, al fortalecimiento institucional, a la mejora de la calidad de la oferta educativa de hoy y del futuro, y a mejorar la gestión operativa.
Apoyar en la generación de una visión del sistema de formación técnica profesional con alternativas diferenciadas que sirvan a todos los individuos, a la economía y a la sociedad. Organizar la gobernanza de la formación técnica profesional, la vinculación educación – empleo, superar la sexta frontera, y poner el talento y capacidad de las y los panameños en la reactivación de nuestra economía serán algunas de las acciones que se enmarcan en este panorama desafiante que afrontaremos.
El Documento de Proyecto considera cuatro resultados: INADEH reposicionado como Centro Rector de la Formación Profesional en Panamá; INADEH fortalecido institucionalmente; INADEH mejora la calidad de la oferta educativa, en función de la demanda e INADEH mejora su gestión operativa. Todos anclados en un resultado cinco que tiene como fin la Gestión del Proyecto. Bajo este contexto y como parte de la Gestión del Proyecto busca fortalecer a la Unidad Coordinadora del Proyecto a través de la contratación de un/a Auxiliar de Administración y Finanzas.
Impacto de los Resultados
La asistencia técnica del PNUD a las instituciones nacionales busca desarrollar una estrategia que, además de propiciar la inserción de la población al sector productivo, sirva como elemento integrador de nuevas alianzas entre el sector gubernamental y el sector empresarial con el doble propósito de ampliar las oportunidades de empleo para los jóvenes y adultos y elevar la productividad y competitividad de las empresas nacionales. El objetivo general de la cooperación del Sistema de las Naciones Unidas es contribuir sustancialmente al Desarrollo Humano Sostenible mediante el pleno ejercicio de los derechos humanos. Este objetivo incluye la garantía de condiciones de bienestar para toda la población y, por ende, un apoyo directo a la erradicación de la exclusión y de la pobreza, la creación de mejores condiciones de gobernabilidad y el estímulo al crecimiento económico.
Duties and Responsibilities
Funciones/Resultados Esperados
Las actividades específicas incluyen:
- Asistir a la Coordinadora en las diferentes actividades que tenga que participar a razón de sus funciones en la implementación del Proyecto, incluidas las funciones de apoyo administrativo.
- Apoyar en la confección de requisiciones, solicitudes de pago y demás documentación relacionada con el proyecto.
- Obtener cotizaciones y elaborar cuadros comparativos según la normativa del PNUD para la contratación de consultores y consultoras, adquisición de equipos y materiales.
- Organización de la documentación necesaria para la presentación de casos de contrataciones al Comité de Adquisiciones, cuando sea necesario.
- Llevar y mantener en orden los archivos físicos y electrónicos de la Unidad Coordinadora del Proyecto.
- Recibir la correspondencia dirigida al proyecto y revisar que la misma tenga la información que se requiere para su debida tramitación.
- Redacción y confección de notas e informes según requerimiento.
- Asistir en la preparación de las actas/minutas y otros informes de las reuniones y eventos realizados.
- Apoyar en la gestión logística de los talleres, reuniones y capacitaciones (cotización de hoteles, reservas, catering, movilización de participantes entre otros).
- Apoyar en la logística de las consultorías.
- Tramitar el registro de nuevos proveedores/consultores.
- Dar seguimiento a los procesos de pagos, desde su elaboración hasta el recibido conforme del proveedor/a consultor/a.
- Generar una base de datos de contactos, proveedores, personal, y documentación que tiene y produce el Proyecto.
- Apoyar al proyecto en la conciliación mensual de los gastos, comparándolos con los reportes financieros que es utilizado en el PNUD cuando sea necesario.
- Apoyar en la preparación de POA y reportes.
- Apoyar en el seguimiento de los requerimientos de calidad del proyecto y actualización de la información en las plataformas de PNUD en articulación con las personas responsables de proyecto y de programa.
- Realizar, en el marco de su experiencia y competencias técnicas, las actividades que le asignen en apoyo a la gestión de las iniciativas que se lleven a cabo en el marco del Plan de Iniciación y posteriormente del Proyecto.
Competencies
Habilidades y Competencias Generales
Se requiere de amplia competencia y experiencias en el manejo administrativo y financiero. Es deseable que el candidato cuente con experiencia en proyectos de desarrollo. Habilidades en el manejo de procesos de adquisición de bienes y servicios, así como de apoyo logístico a la organización de reuniones o talleres del programa.
Habilidades sociales para trabajar con actores de diferentes contextos culturales y conocimiento del entorno nacional con capacidad en la creación de redes de apoyo al proyecto.
Competencias Corporativas:
- Integridad personal comprobada a partir de desplegar en la práctica los valores de honestidad, respeto y ética personal y profesional.
- Comprometerse y promover la visión, misión y metas estratégicas de la organización.
- Poseer alta sensibilidad y adaptabilidad sin prejuicios personales en cuanto a temas políticos, interculturales, de género, religión, raza, nacionalidad y edad, siendo capaz de mostrar en la práctica un alto nivel de respeto a la diversidad.
- Capacidad demostrada en la coordinación interinstitucional y sinergias de trabajo con múltiples actores.
Competencias Personales:
- Habilidad de comunicación
- Trabajo en equipo
- Planificación y organización
- Responsabilidad
- Creatividad
- Iniciativa
- Conocimiento tecnológico
- Compromiso con el Aprendizaje Colaborativo
Competencias Técnicas:
-
Manejo de procedimientos administrativos y financieros para la ejecución de proyectos.
-
Promover el manejo de conocimiento en su ambiente profesional y de administración.
Required Skills and Experience
Calificaciones y requisitos para la Contratación
Educación:
- Estudios en carreras de administración, finanzas, proyectos, comercio, contabilidad u otros relacionados, deseable licenciatura en esas áreas
Experiencia:
- Al menos dos (2) años de experiencia en puestos de responsabilidades administrativas y /o financiera.
- Manejo de procedimientos administrativos y financieros de programas de desarrollo.
Idiomas requeridos:
- Excelente dominio del idioma español. Escritura, Lectura y Conversación.
INFORMACIÓN ADICIONAL:
- Este anuncio está abierto sólo para ciudadanos(as) panameños(as) o personas extranjeras que cuenten con permiso de trabajo permanente para laborar en el país.
- Las aplicaciones que se reciban después de esta fecha no serán consideradas.
- Solamente los (las) candidatos (as) seleccionados (as) para entrevista recibirán confirmación.
Disclaimer
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