Tiered Approach / Approche Tiers
Conformément à l'engagement pris de préserver les capacités et de soutenir le personnel déjà en poste au sein de l'Organisation, la majorité des postes vacants au PNUD, au FENU et au programme VNU sont publiés selon un processus de candidature à plusieurs niveaux, dans le cadre duquel :
- Niveau 0 : Personnel international du PNUD/FENU/VNU titulaire d'un contrat permanent (PA) ou à durée déterminée (FTA), dont les postes seront supprimés, ou dont les contrats seront résiliés ou non renouvelés en 2026
- Niveau 1 : Autre personnel du PNUD/FENU/VNU titulaire d'un contrat permanent (PA) ou à durée déterminée (FTA)
- Niveau 2 : Personnel du PNUD/FENU/VNU titulaire d'un contrat temporaire (TA), personnel sous contrat PSA régulier, et Volontaires des Nations Unies Experts et Spécialistes
- Niveau 3 ou aucun niveau indiqué : Tous les autres types de contrat du PNUD/FENU/VNU et d'autres agences, ainsi que les candidats externes
Veuillez prendre note du ou des niveaux indiqués dans l'intitulé du poste vacant, le cas échéant, et vous assurer que vous remplissez les conditions requises pour postuler.
I. Contexte général et cadre organisationnel
Depuis 2012, le Mali est confronté à une crise multidimensionnelle marquée par la persistance de l’insécurité, la fragilité institutionnelle et les vulnérabilités socio-économiques. Malgré les réformes engagées par les autorités de la Transition, notamment dans le cadre de la refondation de l’État et du renforcement de la gouvernance, les groupes armés terroristes continuent de menacer la stabilité de plusieurs régions du pays.
Les causes profondes de la crise sont liées aux déficits de gouvernance et de dialogue politique, aux inégalités socio-économiques, aux tensions autour de l’accès aux ressources naturelles et aux effets de la criminalité transfrontalière. Ces facteurs sont aggravés par l’extrémisme violent, le terrorisme et les conflits communautaires dans un contexte marqué par une présence limitée de l’État dans certaines localités.
Dans ces conditions, la consolidation de la paix exige des interventions intégrées favorisant la gouvernance inclusive, le dialogue, la cohésion sociale, le développement local et le renforcement de la résilience des communautés afin de traiter durablement les causes structurelles des conflits.
Pour accompagner les efforts nationaux, le Mali bénéficie de l’appui du Fonds pour la consolidation de la paix (PBF) du Secrétaire général des Nations Unies. Le PBF est le principal instrument de l’ONU pour maintenir la paix dans les pays confrontés à des conflits violents ou en phase de relèvement. Il investit auprès d’entités des Nations unies, de gouvernements, d’organisations régionales, de banques multilatérales, de fonds fiduciaires nationaux à donateurs multiples ou d’organisations de la société civile.
Le PBF est présent au Mali depuis 2014 et y a investi plus de 100 millions de dollar. Actuellement, le portefeuille compte huit (08) projets en cours pour un montant de plus de 21 millions de dollar. Deux (2) autres initiatives sont en cours d’élaboration, pour un budget total d’environ 5 millions de dollar.
Le Secrétariat du PBF au Mali, sert de lien entre la Branche de financement pour la Paix du Bureau d’Appui à la consolidation de la paix et au maintien de la paix à Naw York (PBPSO), la Coordonnatrice Résidente de l’ONU, le Gouvernement, la société civile et les agences des Nations Unies sur le terrain. Son rôle est d’identifier des opportunités pour des projets financés par le PBF, de soutenir le développement de nouvelles initiatives et de s’assurer que le portefeuille s’aligne sur les priorités stratégiques nationales et internationales. Le Secrétariat aide également à orienter les investissements du PBF, en coordonnant, surveillant et évaluant les projets pour garantir leur conformité aux normes de qualité et pour éclairer les investissements futurs.
Dans ce contexte, afin d’assurer l’exécution du mandat confié au Secrétariat du Fonds pour la consolidation de la paix (PBF) au Mali, le PBF, en collaboration avec le PNUD, cherche à recruter un(e) Associé(e) à l’Administration.
II. Objectif du poste
Sous la supervision directe du Coordonnateur National du Secrétariat PBF, la mission principale de l’associé (e) à l’Administratif (ve) consistera à Fournir un appui administratif, logistique et opérationnel efficace à la mise en œuvre des activités du projet PBF tout en garantissant le respect des procédures administratives du PNUD et du PBF.
Il/elle travaillera en étroite collaboration avec le personnel des opérations, des programmes et des projets au sein du Bureau Pays et avec le personnel d'autres agences des Nations unies afin d'échanger des informations et d'assurer une prestation de services cohérente.
Le PNUD adopte une approche de portefeuille afin de répondre à l'évolution des besoins des entreprises et de tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques.
Par conséquent, il est attendu du personnel du PNUD de travailler au sein d'unités, de fonctions,
d’équipes et de projets en équipes pluridisciplinaires afin d'améliorer et de permettre la collaboration horizontale.
IV. Principales tâches et responsabilités
1.) Assurer la gestion administrative du Secrétariat PBF
• Coordonner les activités administratives du bureau conformément aux procédures du PNUD.
• Préparer et suivre les demandes administratives liées aux missions, ateliers et réunions.
• Assurer le traitement administratif des dossiers et correspondances officielles.
• Maintenir un système efficace de classement physique et électronique.
• Assurer le suivi des échéances administratives du bureau.
2.) Appuyer l'organisation des réunions et événements du PBF
• Préparer les aspects logistiques des réunions du Comité de Pilotage.
• Organiser les missions, ateliers, consultations et visites de terrain.
• Préparer les listes de participants, invitations, agendas et dossiers de réunions.
• Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des recommandations.
3.) Appuyer la gestion financière et le suivi budgétaire
• Préparer la documentation financière relative aux activités du Secrétariat.
• Vérifier la conformité des pièces justificatives.
• Assurer le suivi des demandes de paiement et des avances.
• Suivre l'exécution budgétaire des activités du Secrétariat.
• Contribuer aux exercices de clôture et aux audits.
4) Favoriser l'acquisition et le partage des connaissances
• Apporter des contributions de qualité aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique
Le titulaire exécute d'autres tâches relevant de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.
Responsabilités de supervision : Supervise indirectement le chauffeur du Secrétariat du PBF.
III. Exigences:
Education
• Un diplôme de niveau secondaire (Baccalauréat) est requis ;
• Un diplôme universitaire (Licence) en Administration Des Affaires, en Administration Publique, Gestion D’entreprise Ou Dans Un Domaine Equivalent Sera Pris En Considération, mais ce n’est pas un requis
Expérience, connaissances et compétences
• Au minimum 6 ans (avec un diplôme d'études secondaires) ou 3 ans (avec une licence) d'expérience pertinente dans l'administration ou les services d'appui aux programmes est requise.
• Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Word, Excel, PowerPoint) est requise
• Familiarité avec les procédures du PBF, ses pratiques de travail constituera un atout ;
• Une expérience dans l'utilisation de données ventilées par sexe dans le cadre d'identités croisées est souhaitable.
• Une expérience en logistique et en gestion d'événements est souhaitée
Exigences linguistiques
• Maîtrise du français parlé et écrit requise.
• Connaissance professionnelle de l'anglais souhaitée.
V. Compétences attendues
Compétences de base : La liste complète des compétences de base du PNUD peut être consultée. here
Obtenir des résultats : NIVEAU 2 : Développer des solutions et simplifier les processus, équilibrer la vitesse et la précision dans le travail
Faire preuve d'esprit d'innovation : NIVEAU 2 : Proposer de nouvelles idées/ouvert à de nouvelles approches, faire preuve d'une pensée systémique/intégrée.
Apprendre en permanence : NIVEAU 2 : Sortir de sa zone de confort, apprendre des autres et soutenir leur apprentissage.
S'adapter avec agilité : NIVEAU 2 : Adapter les processus/approches à de nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus de changement
Agir avec détermination : NIVEAU 2 : Capable de persévérer et de faire face à plusieurs sources de pression simultanément. Fait preuve de dynamisme et de motivation, est capable de tenir ses engagements avec sang-froid face à l'adversité, est sûr de soi
S'impliquer et établir des partenariats : NIVEAU 2 :. Facilitateur/intégrateur, rassemble les gens, crée/maintient des coalitions/partenariats.
Favoriser la diversité et l'inclusion : NIVEAU 2 : Faciliter les conversations pour surmonter les différences, prendre en compte la prise de décision
Gestion des ressources humaines
Les compétences du PNUD en matière de gestion des ressources humaines sont disponibles sur le site dédié.
Interfonctionnel et technique
Domaine thématique Nom Definition
Finances
Gestion du budget
Capacité à contribuer aux aspects budgétaires de la planification du travail ainsi qu’à la préparation, au suivi et à la gestion des budgets, conformément aux règles et procédures applicables.
Administration et operations
Gestion des documents et des dossiers
Savoir assurer la gestion globale des documents (papier ou électroniques) ; être familier avec la politique d’enregistrement et de conservation des documents, y compris avec le stockage et l’archivage.
Administration et operations
Gestion des événements (retraites, formations, réunions, etc.)
Capacité à organiser et gérer efficacement les événements, notamment l’identification du lieu, l’hébergement, la logistique, la restauration, le transport, le budget et les autres dispositions administratives nécessaires.
Gestion de l’organisation
Gestion de projet
Être en mesure de planifier, d’organiser, de hiérarchiser et de contrôler les ressources, les procédures et les protocoles afin d’atteindre des objectifs précis.
Gestion de l’organisation
Satisfaction/gestion des clients
Être en mesure d’apporter une réponse rapide et appropriée, en tenant compte de l’urgence de la situation, de fournir des solutions cohérentes, et d’obtenir en temps voulu des résultats ou des solutions de qualité afin de bien appréhender et de satisfaire les besoins réels des clients. Contribuer à l’élaboration de la stratégie en matière de service client.
Gestion de l’organisation
Gestion des operations
Capacité à planifier, organiser et coordonner efficacement les différents aspects des opérations, de manière simultanée et intégrée, afin d’assurer une utilisation optimale des ressources et une prestation efficace des services.
Égalité des chances
En tant qu'employeur souscrivant au principe de l'égalité des chances, le PNUD valorise la diversité en tant qu'expression de la multiplicité des nations et des cultures où nous opérons et, à ce titre, nous encourageons les candidats qualifiés de tous horizons à postuler à des postes au sein de l'organisation. Nos décisions d'embauche sont fondées sur le mérite et l'aptitude au poste, sans discrimination.
Le PNUD s'engage également à créer un lieu de travail inclusif où tout le personnel est habilité à contribuer à notre mission, est valorisé, peut s'épanouir et bénéficie d'opportunités de carrière ouvertes à tous.
Harcèlement sexuel, exploitation et abus d'autorité
Le PNUD ne tolère pas le harcèlement, le harcèlement sexuel, l'exploitation, la discrimination et l'abus d'autorité. Tous les candidats sélectionnés sont donc soumis à des contrôles pertinents et doivent respecter les normes et principes respectifs.
Droit de sélectionner plusieurs candidats
Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats à partir de cette annonce de vacance de poste. Nous pouvons également retenir les candidatures et prendre en considération les candidats qui postulent à ce poste pour d'autres postes similaires au PNUD, au même niveau et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducationnelles similaires.
Alerte aux escroqueries
Le PNUD ne facture aucune redevance à aucun stade de son processus de recrutement. Pour plus d'informations, veuillez consulter www.undp.org/scam-alert.