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Analyste en Administration et Budget

Nouakchott (Mauritania)

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Nouakchott (Mauritania)
  • Grade: NO-A, National Professional Officer - Locally recruited position - Junior level
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
  • Closing Date:

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Background

Sous la direction de la DRR et sous la supervision directe du chargé des opérations, l’analyste en Administration et Budget aide dans la gestion générale des services administratifs, prépare et coordonne les budgets administratifs, veille à application des procédures et transactions à même de garantir efficacité et haute qualité de travail. Il/elle adopte une approche qui favorise le client, la qualité et le rendement.
L'Analyste en Administration et Budget travaille en étroite collaboration avec les opérations, le programme, les équipes de projet dans le Bureau de pays et les agences du Système des Nations Unies en vue d'échanger les informations et d'assurer un service de qualité. ll/elle supervise les chauffeurs du Bureau de pays, le réceptionniste et l'assistant à l'enregistrement.
 

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions principales::
  • Appui à la mise en place de stratégies opérationnelles
  • Appui administratif efficace
  • Procédures efficaces pour la gestion  des voyages et à la gestion des actifs
  • Appui dans la gestion des budgets des projets de Coordination des opérations de clôture opérationnelle et financière des projets
  • Contrôle des avances NEX et leur liquidation
  • Gestion des services communs et du projet y afférent
  • Contrôle du dispatching du courrier et de la fonction de réceptionniste
  • Appui au renforcement et au partage des connaissances
 
1. Appui la mise en place de stratégies opérationnelles en visant les résultats suivants :
Assurer la conformité totale des activités administratives avec les règlements, les règles, les politiques et les stratégies de l'ONU et du PNUD
Réalisation d'un inventaire des procédures administratives pour la mise à disposition d'éléments utiles au Bureau de pays ainsi que la mise en œuvre de procédures internes de fonctionnement standardisé.
Préparation d'un plan de travail de l'équipe administrative, axé sur les résultats
 
 2. Assurer un appui administratif efficace en visant les résultats suivants :
Organisation et coordination des procédures de transit/dédouanement - Supervision des services d'entretien
Coordination des voyages, « buyer » dans Atlas : préparation des PO pour les Voyages.
Coordination des DSA, des agences de voyages et autres enquêtes administratives pour l'organisation des services communs.
Appui pour les questions de protocole et coordination avec les autorités locales sur les questions administratives.
•Coordination des services de transport, d'entretien régulier des véhicules et suivi de leur assurance.
•Vérification et certification des fiches de suivi des véhicules, de la consommation de carburant, et mise à jour des rapports relatifs à l'entretien des véhicules.
•Notification rapide et investigation en cas d'accidents de dommages, de pertes ou de vols d’objets ; mise à jour et conservation des rapports relatifs aux véhicules. 
•Assurer le recouvrement des coûts dans Atlas pour les voyages fournis par [e PNUD à d'autres agences.
•Assurer le suivi avec les agences de voyages contractuelles en vue de garantir une prestation de services de grande qualité à des prix compétitifs
•Fournit au personnel les informations relatives au voyage (délais de route, itinéraire et arrangements d'hôtels).
•Assurer l'obtention des visas de sécurité « Security Clearance
•Accueil des hautes personnalités à l'aéroport et assistance pour tes procédures douanières et d'immigration, le cas échéant ;
•Préparation des correspondances, fax, mémorandums et rapports de routine 
 3. Assurer la fourniture et la gestion adéquates des actifs en visant les résultats suivants :
•Mise en place d’un système de contrôle des inventaires et des vérifications physiques au niveau du CO et des projets ;
•Coordination et gestion des actifs du Bureau, préparation et soumission en temps opportun des rapports périodiques sur les inventaires 
•Assurer la fourniture d'un matériel de qualité pour le bureau.
•Rend compte à l’équipe de management du bureau sur les résultats périodiques et les perspectives
 
 4. Appuyer dans la gestion des budgets des projets mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
•Gestion des ressources financières par le biais de planification, le suivi, le contrôle des ressources conformément aux règles du PNUD.
•Préparation et suivi des budgets des projets, y compris contrôle des sous et sur budgétisation dans ATLAS
•Élaboration et modification des budgets, système de surveillance, contrôle de la situation budgétaire par rapport à la limite de dépense autorisée (ASL) et les niveaux de décaissement des budgets.
•Suivi de la préparation des factures de recouvrement des services communs et des services fournis par le PNUD.
•Élaboration de mécanismes appropriés pour éliminer les lacunes dans la gestion du budget.
•Participation à l’audit des projets et le suivi de la mise en œuvre des recommandations des rapports d’audit.
•Suivi et contrôle de conformité des avances NEX et leur liquidation opportune
•Suivi de la clôture opportune des projets  
•Rend compte à l’équipe de management du bureau sur les résultats périodiques et les perspectives
 
 
5.  Assure la mise en place et la gestion de services commun appropriés en visant les résultats suivants
•Gestion des services commun Ia gestion d'espace bureau en vue d'assurer des activités intégrées pour les services communs ainsi que la mise en œuvre de la réforme des Nations Unies.
•Coordination du recouvrement des coûts pour les locaux communs/ modalités de récupération des coûts des services.
•Gestion du budget de la maison commune, y compris production des rapports et factures périodiques ;
•Coordonne les relations avec le Bureau Administratif du siège (ASD), ainsi que les relations avec le bailleur et les prestataires de services communs
•Rend compte à l’équipe de management du bureau sur les résultats périodiques et les perspectives
 

 

Competencies

Core:  
Innovation 
  • Contribue à la production fiable de services et de transactions de connaissances 
  • Adepte des concepts complexes et de la convention des défis à dessein 
Niveau 4 :  Evalue de façon critique les méthodes établies 
  • Contribue au prototypage, au pilotage et à l'évaluation des leçons et de la rétroaction. 
Communication 
  • Partage proactif de l'information au sein des équipes et entre elles 
  • Synthétise l'information pour communiquer une analyse indépendante 
Niveau 4 :  Communiquer des idées et des positions avec commandement et confiance.  
  •  Trouve un terrain d'entente pour résoudre les problèmes 
People Management 
Sur la base des commentaires formels et informels reçus, prend des mesures pour aborder les domaines de croissance et d'amélioration. 
 
Modèles de pensée et d'action indépendantes 
Niveau 4 : -  Démontre des comportements de travail d'équipe, de collaboration, de partage des connaissances et de maintien des relations. 
Leadership : 
  • Recommande des options pour relever les défis professionnels. Capacité de persuader les autres de suivre. 
  • Suscite l'engagement, l'enthousiasme et l'excellence chez les autres 
Niveau 4 : Crée de nouvelles opportunités pour l'équipe, pas seulement pour soi-même d'apprendre et d'assumer de nouvelles responsabilités.                 
  • Partage activement les connaissances 
Delivery : 
  • Cherche à mieux faire connaître les politiques et les procédures de l'organisation et la façon d'interpréter les directives et les demandes, en consultation avec les superviseurs et les collègues. 
  • Atteint les objectifs et les critères de qualité pour la prestation de produits ou de services 
Niveau 4 : Relever des défis complexes et saisir les occasions d'accomplir le travail. 
  • Capacité à relever les défis avec un minimum de supervision 
  • S'emploie à sensibiliser l'organisation à l'approche du PNUD en matière de prestation de services aux clients, d'intégrité et de responsabilité 
 
Technique/Fonctionnel 
Gestion administrative 
  • Capacité d'acquérir des biens, des services ou des travaux auprès d'une source externe  
Sourcing 
  • Capacité de trouver, d'évaluer et d'engager des fournisseurs de biens et de services 
Logistique 
  • Connaissance des opérations logistiques, des principes et des méthodes, et capacité de les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques. 
Achats à payer 
  • Connaissance des cycles, des concepts, des principes et des politiques d'achat, paiement et capacité de les appliquer à des situations stratégiques ou pratiques. 
Intervention d'urgence et coordination : 
  • Capacité de fournir un soutien opérationnel pour l'intervention organisationnelle en cas d'urgence.  Cela comprend les services d'un consultant, la gestion de la liste, les déploiements, la procédure accélérée, les aspects opérationnels de SURGE RESPONSE. 
Affectation des ressources 
  • Capacité de distribuer les ressources de façon stratégique et/ou tactique. 
 

Required Skills and Experience

Education:
  • Licence ou équivalent en Gestion, sciences sociales, , Finances, Sciences Economiques, Management Stratégique et Opérationnel ou domaine équivalent. 
Expérience:
 
  • Minimum 5 ans d’expérience, au niveau national ou international, dans le domaine de la gestion administrative, conseil en gestion et/ou de la gestion du personnel et des systèmes opérationnels. 
  • Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.).  
  • Avoir une bonne connaissance des systèmes de planification et  gestion des ressources sur Internet tels que Atlas, PROMPT.
Langues:
 
  • Maitrise du Français exigée, une bonne connaissance de l’Anglais et de l’Arabe serait considérée comme un atout. 
 

 

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