Assistant (e) administratif (ive) et financier (ère) – Projet gestion communautaire des risques climatiques au Tchad

Le Tchad fait partie des pays dans lesquels les effets des changements climatiques se manifestent de façon très marquée. Cela se traduit par une augmentation sensible de la température et une perturbation du régime pluviométrique entrainant un déficit notable des précipitations dont la répartition spatio-temporelle est désormais en évolution.

La recrudescence des inondations, des sécheresses et autres manifestations météorologiques à caractère extrême ces dernières décennies fragilisent les systèmes agro-sylvo-pastoraux et halieutiques dont dépendent directement près de 80% de la population tchadienne.

Cette population, déjà vulnérable sur le plan économique, est accablée par les effets adverses du dérèglement climatique sans disposer des moyens suffisants d’information ni de mécanismes d’adaptation appropriés.

Afin d’aider le pays à se doter d’instruments, de stratégies et de mécanismes de reponse pouvant lui permettre de s’adapter aux changements climatiques, le PNUD, en collaboration avec Le Gouvernement du Tchad et sur financement du FEM/FPMA, met en place le Projet « Gestion communautaires des risques climatiques au Tchad ».

L'objectif du projet « Gestion communautaire des risques climatiques au Tchad » est de renforcer les capacités des populations vulnérables afin de leur permettre de faire plus efficacement face aux chocs climatiques grâce à des réponses rapides aux alertes précoces et à l'introduction de mécanismes financiers pour mieux absorber les chocs liés aux changements climatiques.

De manière spécifique, ce projet vise :

• Le renforcement du système d’alerte précoce pour les communautés vulnérables ;
• Le renforcement de la gestion des risques à travers des systèmes d’assurance sensibles aux phénomènes météorologiques extrêmes.

Dans le cadre de son exécution, il est prévu la mise en place d’une unité de gestion du projet (UGP) qui coordonnera la mise en œuvre des activités sur une période de quatre (4) ans. L’UGP apportera un soutien technique et établira des synergies d’action avec d'autres projets, programmes et initiatives afin de prévenir les risques et d’anticiper les effets des changements à court et long terme.

Sur la base du protocole d’accord signé avec Le Gouvernement du Tchad, le bureau du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) au Tchad recrute un (e) (1) Assistant (e) Administratif et Financier (SB3) pour le Projet Gestion communautaire des risques climatiques financé par le Fond pour l’Environnement Mondial.  

Sous la direction générale du Chargé de Programme Développement Durable et la supervision directe du Coordinateur national du projet, l’Assistant (e) Administratif (ive) et Financier (ère) sera responsable des tâches suivantes :

Gestion financière

• Participer à l’élaboration du budget du plan de travail annuel et des plans opérationnels du projet ;
• Elaborer le plan d’achat annuel et en faire le suivi ;
• Assister le coordonnateur du projet sur l’application des normes et procédures administratives et financières notamment relative aux requêtes de biens et de servies ;
• Assurer l’interface entre l’équipe du projet et les services des Opérations/Finances du Bureau Pays ;
• Gérer le registre des dépenses en conformité avec les principes et les normes d’opérations du PNUD, mettre à jour les comptes ATLAS de l’équipe de projet avec les unités des approvisionnements et des finances (en conformité avec les normes IPSAS) et assurer le suivi de ces dépenses;
• Assurer l’alignement des budgets avec les principes et normes du FEM ainsi que le budget pluriannuel du document de projet. Cela pourra impliquer des réajustements tout en évitant les « changements majeurs » d’après les critères du FEM.
• Actualiser mensuellement les prévisions budgétaires trimestrielles, annuelles en vue du suivi du taux de décaissement du projet ;
•  Contribuer à l’élaboration des rapports de planification budgétaire et les rapports financiers annuels du projet ;
• S’assurer de la réception des rapports trimestriels d’exécution programmatique et assurer le contact régulier pour le suivi des rapports narratifs et financiers ;
• Faire le suivi des exercices d’audit (préparation, conduite et mise en œuvre des recommandations) ;

Gestion administrative

• Assister le coordonnateur et l’UGP dans la planification, l’organisation et la tenue des réunions et rédiger les comptes rendus ;
• Contribuer à la rédaction des rapport narratifs et financier des activités du projet ;
• S’assurer de l’archivage et du classement de l’ensemble de la documentation du projet,
• Contribuer à l’organisation des comités de pilotage du projet ;
• S’occuper de l’ensemble des préparatifs de voyage des projets et des consultants recrutés, incluant la préparation des demandes d’autorisation de voyage, les demandes de visa, les réservations d’hôtels, les réservations/confirmations de billets d’avion ;
• Assister le projet dans la mise en œuvre, dans l’organisation et préparation d’ateliers, séminaires et réunions ;
• Assurer la transmission des demandes de remboursement des frais de voyages aux Opérations et veiller à leur traitement rapide ;
• Assurer la complétude des fiches de présence des membres des équipes (leave monitoring, etc.) ;
• Assurer la liaison avec les services en charge de l’approbation des différentes requêtes/demandes.

Aspects relatifs aux contrats et gestion des correspondances

• Assister l’équipe du projet dans les procédures de sélection de prestataires, de préparation des cahiers des charges et des contrats, et de suivi de leur exécution : correspondance, documentation et bases de données ;
• Rédiger des brouillons des correspondances en français et en anglais à la suite d’instructions orales de l’équipe et/ou de sa propre initiative et assurer des travaux de traduction anglais/français selon les besoins ;
• Maintenir un système de suivi et de classement des courriers pour assurer une action/réaction en temps opportun des équipes ;
• Vérifier les correspondances, leur relecture, leur exactitude et leur conformité aux normes les rapports et documents à soumettre à la signature des superviseurs ;
• Maintenir une base documentaire (Sharepoint et Intranet) en tenant compte des règles de confidentialité de l’organisation et optimiser les procédures de classement et d’archivage documentaire.

Gestion des équipements et de la logistique

• Assurer la mise à disposition des équipements bureautiques et la mise à jour des matériels des projets ;
• Tenir à jour l’inventaire et le suivi des équipements et stocks de fournitures.

Rapport et compte rendus

• Recueillir et compiler des informations en vue de la rédaction des rapports périodiques, trimestriels, annuels narratifs et financiers du projet (activités sous la conduite du superviseur) ;
• Participer à l’organisation et au suivi de la collecte d’informations nécessaires aux évaluations annuelles de performance du projet. Contribuer efficacement à l’organisation et à la gestion commune des services, établissement de partenariats avec d'autres projets/programme ou unités du PNUD ;
• Appuyer le personnel des finances, des achats et de la logistique du PNUD dans le cadre des activités du projet ;
• Partager les bonnes pratiques de gestion au sein du projet et au profit des partenaires.

Résultats attendus

• Les préparatifs pour les missions sont faits à temps ;
• Les contrats et accords de mise en œuvre des activités du projet sont bien élaborés ;
• La gestion financière du projet est assurée à travers une bonne tenue des comptes et des systèmes de suivi ;
• La budgétisation des activités est bien faite dans le système (Atlas) pour permettre une bonne exécution des activités ;
• Les rapports et compte rendus des réunions sont élaborés dans le temps et de façon exhaustive ;
• Les équipements du projet sont bien enregistrés et gérés.

Efficacité de la planification

• Faire preuve d’une capacité à planifier et à organiser son travail

Compétences techniques

• Aptitude à contribuer aux processus d’innovation en matière de gestion financière et administrative.

Travail d’équipe

• Aptitude à travailler en équipe et esprit d'initiative développé ;  
• Bonne aptitude interpersonnelle.

Communication

• Capacité à communiquer efficacement à l’écrit comme à l’oral.

Management Leadership

• Faire preuve d'intégrité conformément aux valeurs et normes morales des Nations Unies ;
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel, multiethnique, multiracial et multiconfessionnel ;
• Aptitude à travailler sous pression et à gérer des situations complexes

Connaissance Management

• Bonne connaissance de la Gestion Axée sur les Résultats ;
• Bonne capacité à rédiger des rapports ;
• Aptitude à établir de bonnes relations avec les prestataires de services et les bénéficiaires et à répondre positivement au feedback.

Diplôme:

• Diplôme d’études secondaires en gestion administrative et financière ou domaine équivalent. Un diplôme universitaire dans ce domaine serait un avantage.

Expérience:

• Au minimum 6 années d’expérience en administration et gestion financière ou/et en services d’appuis aux projets/programmes similaires dans les organisations du système des Nations Unies, les institutions internationales, ONGs.
• Expérience de travail similaire avec les organisations internationales, Gouvernement
• Maîtrise parfaite des applications informatiques (Windows, MS Word, Excel), Internet, Réseaux sociaux, Email, etc.
• Expérience avérée dans l’utilisation de logiciels de gestion administrative et financière.

Langues:

• La maitrise parfaite du français et une bonne connaissance de l’anglais serait un avantage.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.