Associé(e) à l'Administration

Niamey

Organization: UNDP - United Nations Development Programme
Location: Niamey
Grade: Administrative support - GS-6, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position
Occupational Groups:
- Operations and Administrations
- Capacity Development
Closing Date: Closed

Background

Sous la direction et la supervision du Conseiller Economique et du Responsable des Opérations, l’Associé à l’Adminstration fournit un soutien à l'unité de la Stratégie ainsi qu’à la Division des Opérations en exécutant une variété de processus administratifs de haute qualité en conformité avec les règles et procedures en vigeur au PNUD. Il/Elle favorise une approche client, de qualité et axée sur les résultats.

L’Associé(e) Administratif(ive) travaille en étroite collaboration avec le personnel des Opérations, des Programmes et des projets du bureau pays ainsi qu’avec personnel des autres agences du Système des Nations Unies pour échanger des informations et garantir une prestation de services de qualité.

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions clés:

Mise en place et mise en œuvre de stratégies opérationnelles

Appui au fonctionnement efficace et efficient de la Stratégie et des Opérations

Appui aux services Administratifs et Logistiques

Appui à la maintenance des bureaux et à la Gestion des Biens

1. Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, en se concentrant sur l'obtention des résultats suivants:

Conformité totale des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies des Nations Unies en general et du PNUD en particulier.

Appui à l’implémentation et à la mise en oeuvre des différentes procédures opérationnelles

Fourniture de contributions à la préparation des plans de travail des équipes administratives axés sur les résultats.

2. Assure le fonctionnement efficace et efficient de des unités concernées aboutissant à l'obtention des résultats suivants:

Contacts avec les visiteurs et le personnel, organisation des rendez-vous et des réunions, agir en tant qu'interprète si nécessaire et / ou rédiger des comptes rendus.

Compilation et préparation de documents d’information et de présentation, de discours, d’informations générales et de documentation pour les réunions et les missions.

Traduction de correspondances simples, si nécessaire.

3. Assure un appui Administratif et Logistique efficace, aboutissant à l'obtention des résultats suivants:

Rôle d'”acheteur” dans Atlas et préparation des bons de commande pour les activités de voyage.

Appui à l'organisation des processus de passation des marchés, y compris la préparation des RFQ, ITB ou documents RFP, réception des devis, offres ou propositions, leur évaluation préliminaire. Préparation des PO.

Organisation des réservations de voyage et d'hôtel, préparation des autorisations de voyage, traitement des demandes de visas, cartes d'identité et autres documents.

Soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites.

Collecte d'informations pour DSA, agences de voyages et autres enquêtes administratives, soutien à l'organisation de services communs.

Gestion des fournitures de l’unité Stratégie, y compris le maintien de la liste des stocks de papeterie, la distribution de la papeterie selon les besoins du personnel et la tenue d'un journal de distribution.

Maintenance du système de classement assurant la garde des documents confidentiels.

Extraction de données à partir de diverses sources.

Recherche et récupération de données statistiques à partir de sources internes et externes; préparation de graphiques, tableaux et rapports statistiques.

Suivi des délais, engagements pris, mesures prises et coordination de la collecte et remise des rapports au chef d'unité.

Aide à la préparation du budget, fourniture d'informations pour l'audit.

Mettre à jour systématiquement la documentation de l'Unité Politiques et Stratégies, notamment en relation avec les Objectifs de Développement Durable

Aider à la collecte des données relatives au rapport sur la coopération au développement ainsi qu'à la création d'une base de données sur les différents partenaires au développement (coopération bilatérale et multilatérale).

Préparer des ateliers de développement et des cérémonies de lancement pour les rapports produits par l'unité politiques et stratégies et préparer les rapports d'ateliers

Assurer l'organisation et l'exécution de tous les travaux de l'unité, gérer le planning de rendez-vous et les réunions des responsables d'unité

Tenir à jour la liste des noms, adresses et numéros de téléphone des Ministres, des Secrétaires Généraux et des Représentants des institutions d'Aide au Développement.

Aider à l'élaboration des documents de projet, des budgets et des révisions budgétaires des projets / programmes sur la base de plans de travail, en particulier dans ATLAS.

Rédiger et éditer des lettres, des articles thématiques, des documents de projet et toute autre documentation produite par l'Unité

Effectuer toutes les autres tâches qui lui sont assignées par son superviseur dans le cadre de ses fonctions.

4. Fournit un appui à la maintenance des bureaux et à la gestion des actifs en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants:

Tenue de registres sur la gestion des actifs

Tenue des fichiers et registres relatifs à la maintenance du bureau

Appui à l'entretien des locaux des services communs

Toute autre tache jugée utile par le superviseur

Competencies

Compétences d'entreprise:

Démontre son engagement envers la mission, la vision et les valeurs du PNUD

Affiche une sensibilité et une adaptabilité à la culture, au sexe, à la religion, à la race, à la nationalité et à l'âge

Compétences fonctionnelles

Gestion des connaissances et apprentissage

Partage ses connaissances et son expérience

Travaille activement à la poursuite de l'apprentissage et du développement personnels dans un ou plusieurs domaines de pratique, agit sur le plan d'apprentissage et applique les compétences nouvellement acquises

Développement et efficacité opérationnelle

Capacité à exécuter une variété de tâches et de processus de travail standard spécialisés et non spécialisés qui sont entièrement documentés, étudiés, enregistrés et rapportés

Capacité d'examiner une variété de données, d'identifier et d'ajuster les écarts, d'identifier et de résoudre les problèmes opérationnels

Capacité à effectuer des travaux de nature confidentielle et à gérer un grand volume de travail

Bonne connaissance des règles et règlements administratifs

Solides compétences informatiques (Mme Word, Mme Excel, Mme Power Point, Internet, Outlook), connaissance d'Atlas

Capacité à contribuer à la réingénierie des processus d'affaires, à la mise en œuvre de nouveaux systèmes

Excellente capacité d'écriture

Maîtrise du français; la connaissance de l'anglais serait un atout

Bonnes compétences en communication écrite et orale

Bonnes capacités d'organisation, d'analyse et de synthèse

Capacité à travailler en équipe, sous pression et à produire des résultats à temps

Leadership et autogestion

Se concentre sur les résultats pour le client et répond positivement aux commentaires

Approche constamment le travail avec énergie et une attitude positive et constructive

Reste calme, en contrôle et de bonne humeur même sous pression

Le programme de certification des achats du PNUD serait un atout

Required Skills and Experience

Éducation:

• Diplome de fin d’Etudes Secondaires

• Une certification en Administration serait un atout

Expérience:

• 6 ans d'expérience pertinente en Administration ou en Services d’Appui aux Programmes.

• Expérience dans l'utilisation d'ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.).

• Expérience de la gestion de systèmes de gestion Web.

Exigences linguistiques:

• Bonne maitrise de la langue francaise

• Bonne connaissance d’une autre langue des Nations Unies (Anglais)

• La maitrise des langues locales serait un atout

Disclaimer

Important applicant information

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