Assistant (e) Administratif (ve) Fixed Term G5 - BrazzavilleG5

Titre du poste : Assistant administratif Fixed Term G5 (Brazzaville)

Titre de l’emploi : Assistant administratif

Type de Contrat : Fixed Term GS-5, avec une période d'essai 1 an

Lieu d’affectation (Ville, Pays): ROC/Brazzaville

Unité/Division : Administration

Date d'ouverture du poste : 10.09.2021

Date de Clôture du poste : 23.09.2021

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Le PAM recherche des candidats de la plus haute intégrité et professionnalisme qui partagent nos principes humanitaires.

La sélection du personnel se fait sur une base compétitive et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l'équilibre entre les sexes.

A Propos du PAM

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire au monde à combattre la faim dans le monde. La mission du PAM est d'aider le monde à parvenir à une faim zéro au cours de notre vie. Chaque jour, le PAM s'efforce dans le monde entier de veiller à ce qu'aucun enfant ne se couche avec la faim au ventre et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent accéder aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.

QUALIFICATIONS MINIMUMS STANDARD

Éducation : Etre titulaire d’un diplôme d’études secondaire en Administration, finance, ressources humaines, ou domaine apparenté. 

Expérience Exigée :

-  Avoir une expérience minimum pertinente de 4 ans en Administration, gestion des ressources humaines, finance ou domaine apparenté.

Expérience Souhaitée :

-    Capacité à effectuer les activités administratives courantes conformément aux procédures du PAM 
-    Pouvoir donner des orientations ad hoc aux staffs et partenaires
-    Expérience antérieure des Nations unies, du PAM ou d’une Organisation internationale serait un atout

Langues :  

 Maitrise parfaite du français (niveau C) à l'oral et à l'ecrit. La connaissance de l’anglais serait un atout.

LIEU D’AFFECTATION :

Le titulaire de ce poste sera basé à Brazzaville et sous la supervision directe du Responsable de l’administration. 

Le candidat fournira un large éventail de soutien administratif aux différentes unités du bureau Pays.

RESPONSABILITÉS et TACHES : (non exhaustif)

Les fonctions suivantes seront assumées par l’assistant administratif

1. Vérifier la prestation d’une gamme de services administratifs, y compris les installations, l’administration générale, les paiements et la coordination avec d’autres fonctions, etc., et la tenue de l’information afin de contribuer à la fourniture d’un environnement de travail sûr et confortable.
2. Rassembler et traiter l’information, y compris la diffusion, afin d’appuyer la production de documents et de rapports standards pour l’unité, afin de permettre la prise de décisions et la gestion efficace des ressources.
3. Gérer et entretenir les dossiers papier et électroniques dans le domaine de responsabilité conformément aux procédures établies, afin d’assurer un accès rapide et facile aux données au besoin.
4. Participer à la gestion quotidienne du carburant et rendre compte mensuellement au superviseur
5. S’assurer de la gestion des équipements et installations de l’organisation, et produire des rapports y relatifs 
6. Entreprendre des recherches et effectuer des analyses de base des données, afin de contribuer à la fourniture d’informations précises et à une gestion efficace des ressources.
7. Être Soyez un premier point de contact pour les requêtes internes, afin de faciliter la résolution efficace et efficiente des problèmes quotidiens.
8. Fournir des intrants aux méthodes et pratiques courantes dans son propre domaine de travail, afin d’appuyer l’amélioration continue des services fournis.
9. Pour l’unité de sécurité, aider le chef de la sécurité à coordonner toutes les fonctions administratives du Bureau de pays du Congo
10. Toutes autres taches en lien avec sa fonction à la demande du superviseur

4Ps PRINCIPALES CAPACITES D'ORGANISATIONS

Mission: Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques: aide les coéquipiers à articuler les objectifs stratégiques du PAM. Soyez une force de changement positif: suggère au superviseur des améliorations potentielles des processus de travail de l’équipe. Rendre la mission inspirante pour notre équipe : explique aux coéquipiers l'impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires. Rendre notre mission visible dans les actions quotidiennes: explique comment les responsabilités de sa propre unité serviront la mission du PAM,

Equipe : Rechercher des moyens de renforcer les compétences des personnes: forme ses coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités. Créer une culture inclusive: recherche des opportunités de travailler avec des personnes d'horizons différents. Soyez un coach et fournissez une rétroaction constructive: Sert de coach pour vos collègues dans le même domaine de travail. Créer un esprit «je veux » / «nous allons»: suit les progrès vers les objectifs et partage régulièrement ces informations avec le superviseur.

Performance : Encourager l'innovation et les solutions créatives: explore les moyens d'être toujours plus efficaces et précis dans ses propres domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues. Se concentrer sur l'obtention de résultats: se concentre sur l'obtention de résultats et suit les tendances des taux d'achèvement pour ses propres tâches afin d'identifier les opportunités d'efficacité. Prendre des engagements et respecter les engagements:

Partenariat : Se connecter et partager entre les unités du PAM: suggère au superviseur des opportunités de partenariat avec d'autres unités. Etablir de solides partenariats externes: identifie les opportunités de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain pour atteindre des objectifs communs. Soyez politiquement agile et adaptable: Développe une compréhension de la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l'équipe. 
 

Ceci est un recrutement pour longue durée avec 1 an de période d'essai.

« A l'issu de ce recrutement un roster (liste d’attente) de candidat(e)s qualifié(e) serait aussi constitué pour servir d’éventuels besoins futurs à des postes homologues de niveau egal ou inférieur partout au Congo» 

LES CANDIDATURES FEMININES SONT VIVEMENT ENCOURAGEES

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