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Assistant(e) de Bureau

Abidjan (Cote d'Ivoire)

  • Organization: UNESCO - United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization
  • Location: Abidjan (Cote d'Ivoire)
  • Grade: Administrative Services and Support - Generally no need for Higher Education - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
  • Closing Date: 2021-09-28

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Secteur de tutelle : Field Office

Lieu d'affectation: Abidjan

Catégorie d'emplois: Administration

Type de contrat : Personnel non permanent

Grade : Level 2

Durée du contrat : 1 année

Recrutement ouvert à : Candidats externes

Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 28.09.2021


Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme

RESUME DES FONCTIONS DU POSTE

Sous l’autorité de la Cheffe de Bureau et sous la supervision directe de l’Administrateur/trice Principal, l'Assistant(e) de Bureau est le principal point d’entrée et de sortie de tous les documents au niveau de l’Unité Administrative (factures, contrats, courriers, etc.). Il/elle aura la charge des tâches suivantes :

  • Enregistrement, distribution et suivi de tous les documents entrants à l’unité administrative ;
  • Classement et archivage des dossiers de l’unité administrative suivant le plan établi ;
  • Création de tous les contrats relatifs aux budgets de l’Administration dans DUO ;
  • Rédaction des courriers et notes verbales de l’Administration ;
  • Rédaction des comptes-rendus des réunions de l’Administration ;
  • Réception et expédition de la valise diplomatique
  • Exécuter toute autre tâche visant à renforcer l’efficacité et l’efficience de l’Unité Administrative en particulier et du bureau en général.
COMPETENCES (Fondamentales / Managériales) Responsabilité (F) Communication (F) Innovation (F) Partage des connaissances et volonté constante d’amélioration (F) Planification et organisation (F) Culture du résultat (F) Travail en équipe (F) Pour plus d’informations, merci de consulter le Référentiel des compétences de l’UNESCO. QUALIFICATIONS REQUISES

Education

  • Enseignement secondaire, technologique ou professionel

 

Expérience professionnelle

  • Minimum 2 (deux) ans d'expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat ou domaine apparenté
  • Expérience professionnelle pertinente dans la tenue d'un secrétariat, de préférence dans une organisation internationale
  • Excellente maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, etc.)

 

Langues

  • Excellente maîtrise du français (parlé, lu et écrit) et bonne compréhension de l'anglais (parlé, lu et écrit)
QUALIFICATIONS SOUHAITEES

Education

  • Brevet de Technicien Supérieur (BTS) en Secrétariat et Bureautique
  • Diplôme ou Certificat en Communication

 

Compétences

  • Bonne connaissance des logiciels de gestion de bases de données (ACCESS)
SALAIRES ET INDEMNITES

Veuillez changer le titre de la section “Indemnités et Prestations” et la renommer "Processus de soumission de candidature". Veuillez utiliser des sections supplémentaires pour ajouter d’autres informations nécessaires, si besoin.

Autrement, veuillez effacer cette section

PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le site Web de l'UNESCO carrières. Aucune modification ne peut être apportée à la candidature soumise.

 

L'évaluation des candidats est basée sur les critères de l’avis de vacance de poste et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu'un entretien basé sur les compétences.

  

L'UNESCO utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par e-mail, etc. pour l'évaluation des candidats.

 

Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à l'étape de sélection finale seront soumis à une vérification des références sur la base des informations fournies.

L'UNESCO applique une politique de tolérance zéro envers toute forme de harcèlement.

L'UNESCO s'est engagée à atteindre et à maintenir la parité des genres parmi les membres de son personnel dans toutes les catégories et à tous les niveaux. En outre, l’UNESCO est résolue à créer une diversité de personnel sur le plan du genre, de la nationalité et de la culture. Les personnes issues de groupes minoritaires, de groupes autochtones et les personnes handicapées, ainsi que les ressortissants d'États membres non représentés ou sous-représentés (veuillez cliquer ici pour la dernière mise à jour) sont également encouragées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité. Une mobilité internationale est requise pour les membres du personnel nommés sur des postes internationaux.

L’UNESCO ne prend de frais à aucune étape du recrutement.

We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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