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Field Program Associate

Gao (Mali) | Mopti

  • Organization: IDLO - International Development Law Organization
  • Location: Gao (Mali) | Mopti
  • Grade: Level 3 - Process Management Support Role - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Project and Programme Management
    • Legal - Broad
  • Closing Date: 2022-01-20

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Contexte

Le Département des programmes joue un rôle central dans la gestion et la coordination de l’exécution des programmes et du développement des capacités. Il est responsable de la mise en œuvre du portefeuille de programmes mondial de l’IDLO pour les sites de terrain et hors terrain, conformément à la stratégie de l’organisation.

Le Département des programmes joue un rôle central dans la gestion et la coordination de l’exécution des programmes et du développement des capacités. Il est responsable de la mise en œuvre du portefeuille de programmes mondial de l’IDLO pour les sites de terrain et hors terrain, conformément à la stratégie de l’organisation.

Le Programme se propose de travailler dans les régions de Gao, Mopti (Douentza), Kayes et Sikasso, au Mali. Le Field Program Associate travaille en interaction interne et externe de l’organisation.

Au cœur du Programme seront les Cadres de Concertation (CdC), qui seront établis dans toutes les régions cibles, pour réunir sur une base mensuelle tous les acteurs de la chaîne pénale, pour identifier, prioriser et veiller à la mise en œuvre de programmes pilotes visant à renforcer le système de justice pénale.

Sous la supervision directe du Field Program Coordinator, le Field Program Associate soutient la mise en œuvre quotidienne du programme et veille à la cohérence du programme avec la conception et l'exécution du programme et avec les processus et procédures de l'OIDD.

Fonctions principales

Résumé des fonctions :

1. Fournir un soutien administratif au Programme et assurer l'intégrité des processus ;

2. Appuyer la mise en œuvre des activités du programme dans la zone d’affectation ;

3. Appuyer la coordination des activités en relation avec le Field Program Coordinator et la circulation de l'information entre les bureaux régionaux (Gao et Mopti), le bureau de Bamako et les services d'appui ;

4. Effectuer des recherches documentaires sur des sujets précis afin de contribuer à l'élaboration de nouvelles propositions.

Principaux résultats attendus

● Fournir un soutien administratif à l'équipe du Programme et assurer l'intégrité du

processus ;

● En appui au Field Program Coordinator :

1. Contribuer à la tenue des réunions du cadre de concertation (CDC-ACP) ;

2. Assurer le suivi régulier des activités du programme ;

3. Maintenir une bonne communication avec l’ensemble des partenaires ;

4. Suivre les évolutions de contexte dans la région concernée, et particulièrement celles en lien avec la chaîne pénale.

● Appuyer la préparation des missions, y compris la préparation des demandes de voyage ;

● S'assurer que les processus internes de l'IDLO sont suivis ; préparation et suivi des demandes de voyage et de paiement, des demandes en approvisionnement ;

● Rédiger les procès-verbaux des réunions ;

● Organiser et tenir à jour un fichier principal des données et des documents relatifs au programme, des dossiers de programme, des publications techniques, des contrats, entre autres ;

● Appuyer la mise en œuvre de modèles et d'outils uniformes dans les divers programmes ;

● Soutenir la coordination du travail et la circulation de l'information entre les bureaux (siège ou sur terrain) et les services d’appui (RH, Bureau du Conseiller général, Finances, Approvisionnement) ;

● Assister au traitement des contrats pour les contractants/consultants ;

● Mettre à jour les dossiers et informer le superviseur des mesures à prendre ;

● Collaborer avec les RH pour s'assurer que les aspects administratifs des nouvelles embauches sont traités ;

● Donner son soutien à l'élaboration des programmes, en assurant la coordination entre les équipes de programme et les services d’appui ;

● Coordonner la transmission des projets de rapport et des rapports narratifs entre les

bureaux/unités ;

● Initier le processus d'obtention de signatures et d'approbation des documents, de rédaction et de distribution des bordereaux d'acheminement ;

● Aider, dans le cadre institutionnel et des programmes, à l'organisation d'événements, des formations, des présentations, et coordonner ces activités ;

● Effectuer des recherches documentaires sur des sujets précis afin de contribuer à l'élaboration de nouvelles propositions ;

● En appui au superviseur, rédiger des notes conceptuelles, des notes d'information, des rapports sommaires sur l'état d'avancement, ainsi que des rapports narratifs ;

● Remplacer le Field Program Coordinator en cas d’empêchement ;

● S'acquitter de toute autre tâche similaire à la demande du superviseur.

 Impact des résultats

Le Field Program Associate s'assure que les procédures internes sont suivies, en soulignant les domaines qui nécessitent une attention particulière du bureau régional (Gao et Mopti). Les principaux résultats ont une incidence sur le rendement global du Département des programmes et sur le succès de la mise en œuvre des stratégies du programme. La précision des analyses, de la recherche, de la saisie des données et de la présentation des informations assure une mise en œuvre adéquate du programme dans les zones ciblées.

Connaissances, compétences et aptitudes

· Compétences avérées en administration et en gestion de projet ;

· Connaissances sur la gouvernance de la justice ;

· Capacité à planifier et à organiser son propre travail et à travailler de manière indépendante ;

· Bonnes compétences en gestion de données ;

· Solides compétences organisationnelles et aptitude à effectuer plusieurs tâches à la fois ;

· Bonne connaissance de Microsoft Word, Excel et PowerPoint. Utilisation efficace d’autres logiciels TIC et Internet ;

· Excellentes compétences en communication écrite et orale ;

· Excellentes compétences en gestion du temps et capacité à hiérarchiser les tâches ;

· Souci du détail et aptitude à résoudre les problèmes ;

· Capacité avérée à établir et renforcer les relations de travail dans une organisation mondiale et dans un environnement multiculturel ;

· Travaille bien avec les autres et participe activement ;

· Partage des informations, contribue, encourage et motive les autres à s’impliquer dans les activités de l’équipe ;

· Travaille efficacement dans le respect des frontières organisationnelles de l’IDLO ;

· Capacité avérée à exécuter des tâches et à obtenir des résultats. Capacité à travailler sous pression dans des délais serrés, avec souplesse et dans un esprit d’entreprise ;

· Capacité et volonté de se rendre sur le terrain, si nécessaire, dans un contexte sécuritaire volatile ;

· Connaissance du milieu et des réalités locales ;

· Sens aigu de l’éthique et de l’intégrité et engagement envers la mission de l’IDLO ;

· Motivé(e) et dynamique avec une volonté et une capacité de prendre des initiatives pour aider l’organisation à atteindre ses objectifs.

Qualifications des candidats

Formation : · Diplôme en administration, droit ou toute autre formation équivalente

Expérience : · Au moins 3 à 5 ans d'expérience dans le domaine de l'administration, mise en œuvre de projets/programme de justice ou domaines connexes

Langues demandées : · La maîtrise du français est requise. · La connaissance de l'anglais et des langues du milieu constituera un atout

CONDITIONS GÉNÉRALES

Pour ce poste ouvert localement, l'IDLO proposera au/à la candidat(e) sélectionné(e) un contrat affilié de 12 mois, avec une possibilité de prolongation qui sera fonction des performances et de la disponibilité des fonds.

Ce poste ouvert localement s’adresse aux candidats ressortissants du lieu d'affectation ou ayant le statut de résident permanent ou toute autre autorisation légale leur permettant de travailler sur le lieu d'affectation. Un employé faisant l'objet d'un recrutement sur le plan local n'a pas droit aux indemnités ou avantages qui s'appliquent exclusivement aux employés recrutés sur le plan international.

L'OIDD est un employeur qui respecte l'égalité des chances et valorise la diversité dans tous les domaines de ses activités. Nous accueillons volontiers les candidatures de personnes qualifiées et diverses. L'OIDD s'engage à atteindre un équilibre entre les sexes à tous les niveaux de son personnel. Les femmes sont vivement encouragées à postuler les postes vacants de l'OIDD.

L'OIDD ne tolère pas l'exploitation ou l'abus sexuel, ni tout type de harcèlement, y compris le harcèlement de nature sexuelle, ni la discrimination. À ce titre, l'OIDD vérifiera soigneusement les références et les antécédents de tous les candidats sélectionnés dans le cadre de son processus de sélection.

CLAUSE DE NON-RESPONSABILITÉ

Les déclarations ci-dessus visent à décrire la nature générale et le niveau du travail effectué par le contractant affecté à ce travail. Il ne s'agit pas nécessairement d'une liste exhaustive de toutes les fonctions et responsabilités.

Le Directeur général de l'OIDD se réserve le droit de modifier et de changer les responsabilités ou même d'annuler le recrutement pour répondre aux besoins de l'entreprise et de l'organisation, si nécessaire.

 

Dans le but d'utiliser les ressources de la manière la plus efficace possible, seuls les candidats présélectionnés seront contactés au cours du processus de sélection.

 

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.

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