Numéro du poste : 6GAADM0704RP
Classe : G-5
Secteur de tutelle : Secteur de l’administration et du management (ADM)
Lieu d'affectation: Libreville
Famille d'emplois: Administration
Type de contrat : Engagement de durée définie
Durée du contrat : 2 années
Recrutement ouvert à : Candidats internes et externes
Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 28-MAR-2022
Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme
Seul(e)s les candidat(e)s autorisé(e)s à travailler au Gabon peuvent postuler.
RESUME DES FONCTIONS DU POSTESous la supervision du Représentant, le/la titulaire du poste est responsable d’assurer le bon fonctionnement du bureau de la Représentation. Il s’agira aussi de gérer l’information et la coordination des dossiers au sein de l’équipe managériale. Le poste est l’interface clé entre un large éventail de contacts, y compris les personnalités officielles de haut rang, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’Organisation. Le/la titulaire du poste priorise et organise aussi ses tâches et son travail de manière indépendante en fonction des orientations générales du superviseur afin d’assurer une gestion efficace du Bureau du Représentant.
Responsabilités générales
- Examiner les demandes de rendez-vous avec le superviseur selon la nature des demandes et leur urgence. Tenir à jour l'agenda du superviseur, confirmer les horaires convenant aux deux parties et fixer les rendez-vous ou réorganiser les horaires perturbés par des événements imprévus.
- Recevoir les visiteurs de haut rang, recevoir et filtrer les appels téléphoniques, répondre aux demandes de renseignements et aux correspondances, souvent de nature délicate, confidentielle ou technique.
- Coordonner et diriger les services de soutien de secrétariat pour les réunions de haut niveau, les formations à l'échelle du service ou du Bureau et les projets/événements spéciaux.
- Assister aux réunions, rédiger les comptes rendus, surveiller les activités de suivi ; prendre des dispositions pour les révisions officielles, la traduction, etc. de documents et de publications. Coordonner le travail d'autres employés de soutien, établir des priorités.
- Examiner, enregistrer, distribuer et traiter le courrier et les correspondances entrants ; assurer le suivi des actions en cours ; préparer des projets de réponses techniques à un large éventail des correspondances et autres communications, ce qui nécessite souvent la connaissance de terminologies techniques et/ou de procédures de l’Organisation détaillées.
- Exercer les fonctions de contrôle de la qualité des documents sortants ; relire et corriger des textes pour en vérifier le respect du format, de la grammaire, de la ponctuation et du style.
- Peut coordonner/guider le travail d'autres employés de soutien et assurer une répartition équitable du travail.
- Organiser les réunions et autres événements, réservations, préparation et suivi du budget, etc.).Assurer la coordination avec les secteurs de programmes et/ou services pour garantir le bon déroulement et l'expédition du travail au sein du Bureau (par exemple, suivi des prolongations de contrat et des demandes de personnel temporaire).
- Appuyer à la stratégie de mobilisation des fonds et effectuer le suivi avec les partenaires.
- Rechercher, compiler et organiser des informations de base et des documents de référence provenant de diverses sources pour des rapports, des mémoires et des discours.
- Produire une variété de rapports statistiques et autres à partir de diverses bases de données.
- Créer et maintenir les systèmes de classement et de référence du Bureau.
- Examiner périodiquement l'efficacité des procédures du bureau et faire des recommandations pour les améliorer.
Formation
- Diplôme validé d'étude secondaire technique ou professionnelle dans le domaine du secrétariat et/ou en soutien administratif.
Expérience professionnelle
- Un minimum de cinq (5) ans d’expérience dans des tâches administratives, le secrétariat et/ou des domaines connexes.
Aptitudes & Compétences
- Bonnes capacités en communication, et la capacité de rédiger de la correspondance et des documents.
- Excellentes capacités d’organisation et de la coordination.
- Très bonnes capacités rédactionnelles.
- Capacité à travailler dans des délais courts et à gérer les priorités.
- Très bonnes capacités informatiques de l’utilisation de MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, etc.).
Langues
- Excellente connaissance du français et bonne connaissance de l’anglais.
Education
- Diplôme d’études supérieures en Gestion des ressources humaines, management, administration ou dans tout autre domaine connexe issu d’un établissement accrédité.
Expérience professionnelle
- Expérience dans le domaine de l'assistance administrative et du secrétariat.
- Expérience dans un environnement international.
Aptitudes & Compétences
- Connaissance du système des Nations Unies.
- Connaissance en ERP (Daily Unesco Opérations) ou autres.
Langues
- Connaissance d'une des langues officielles de l’UNESCO (Arabe, Chinois, Espagnol, Russe).
Les traitements de l’UNESCO se composent d’un traitement de base et d’autres prestations pouvant inclure, le cas échéant: 30 jours de congé annuel, allocations pour charge de famille, assurance maladie, régime de retraite, etc.
Pour plus de précisions sur les salaires et indemnités, veuillez consulter le site Web de la CFPI et le site Web Carrières de l'UNESCO .
PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENTVeuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le site Web de l'UNESCO carrières. Aucune modification ne peut être apportée à la candidature soumise.
L'évaluation des candidats est basée sur les critères de l’avis de vacance de poste et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu'un entretien basé sur les compétences.
L'UNESCO utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par e-mail, etc. pour l'évaluation des candidats.
Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à l'étape de sélection finale seront soumis à une vérification des références sur la base des informations fournies.
L’UNESCO rappelle que la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. L’UNESCO applique une politique de tolérance zéro à l’égard de toute forme de harcèlement. L’UNESCO s’est engagée à atteindre et à maintenir une répartition géographique équitable et diversifiée, ainsi que la parité des genres parmi les membres de son personnel dans toutes les catégories et à tous les niveaux. En outre, l’UNESCO est résolue à atteindre une diversité de personnel sur le plan du genre, de la nationalité et de la culture. Les candidatures de ressortissants d’États membres non et sous-représentés (veuillez cliquer ici pour la dernière mise à jour) sont particulièrement bienvenues et vivement encouragées. Les personnes issues de groupes minoritaires et de groupes autochtones, ainsi que les personnes handicapées, sont également encouragées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité. Une mobilité mondiale est requise pour les membres du personnel nommés sur des postes internationaux.
L’UNESCO ne prend de frais à aucune étape du recrutement.