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Coordinateur des Terrains SK&TGK

Kalemie

  • Organization: IRC - International Rescue Committee
  • Location: Kalemie
  • Grade: Mid level
  • Occupational Groups:
  • Closing Date:

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L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation non gouvernementale de portée internationale qui répond aux pires crises humanitaires dans le monde. Fondé en 1933 sur l’initiative d'Albert Einstein, IRC offre une aide vitale aux réfugiés contraints de fuir les guerres ou catastrophes.  Aujourd'hui, IRC est présent dans plus de 40 pays et 22 villes américaines afin de redonner sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont ébranlés par les conflits et les catastrophes, à survivre, se relever et prendre en main leur avenir. 

Avec une représentation à Kinshasa et son bureau programme à Goma avec des bureaux de terrain dans les provinces de l’Ituri, du Nord-Kivu, du Sud-Kivu et du Tanganyika, l'IRC est l'un des plus grands acteurs humanitaires en République démocratique du Congo (RDC). L'IRC vise à sauver des vies, à renforcer les institutions congolaises et à consolider la cohésion sociale grâce à des programmes soigneusement conçus et mis en œuvre de manière professionnelle.

L'IRC travaille en RDC depuis 1996 et opère actuellement dans 4 domaines de programmation phares à travers 12 projets actifs : relèvement & développement, l'autonomisation des femmes et la prévention et l'atténuation de la violence sexiste, la santé sexuelle et reproductive, la nutrition. Ces programmes reflètent les principes directeurs de l'IRC : renforcement des capacités, participation, partenariat, protection et promotion des droits de l'homme, et programmation holistique.

Résumé du poste

Le/la Coordinateur(rice) de terrain est responsable de la gestion d’ensemble des bureaux de terrain de l'IRC et de la mise en œuvre de tous les programmes dans les provinces Sud-Kivu et Tanganyika. Le/la titulaire du poste est le/la représentant(e) officiel(le) de l'IRC dans les bureaux de terrain en garantissant la stratégie de IRC, et défend la mission, le mandat et les politiques de l'IRC. Il/elle est la personne de référence pour la sûreté et la sécurité du personnel et des biens et actifs de l'IRC sur le terrain. Il/elle est membre de l’ Équipe de Direction Pays ou SMT (Senior Management Team).

Principales responsabilités

Gestion du programme

  • Contribuer à la mise en œuvre du plan d’action stratégique dans les provinces Sud-Kivu et Tanganyika ;
  •  Assurer que tous les projets mis en œuvre dans les provinces Sud-Kivu et Tanganyika sont alignes aux standards organisationnels, stratégie globale et conformes aux directives techniques nationales ;
  • Fournir un soutien et un leadership dans la gestion du cycle de projet (PCM), notamment la gestion des subventions, le suivi budgétaire, le développement de nouveaux programmes, le suivi et l'évaluation, y compris la planification stratégique ;  
  • Assurer la qualité et la mise en œuvre opportune des subventions dans les provinces Sud-Kivu et Tanganyika en consultation et avec l’appui des équipes au niveau national ;
  • Soutenir les équipes sur le terrain dans l'examen des rapports mensuels budget/réel avec le personnel du programme, faire des recommandations sur la base de ces rapports et s'assurer que les mesures appropriées sont prises en temps opportun ;
  •   Identifier de nouvelles possibilités de programmes en collaboration avec le personnel des programmes sur le terrain et du bureau national, notamment le directeur adjoint des programmes et les coordinateurs techniques ;
  • Veiller à ce que les activités de suivi et d'évaluation appropriées soient menées régulièrement par le personnel du programme dans tous les secteurs (collecte et analyse de données, suivi de l'avancement du projet par rapport aux plans de travail établis, suivi des indicateurs établis et utilisation des résultats pour informer la (re)conception du programme) ;
  • Soutenir l'intégration des activités du programme afin de créer une programmation cohérente, de qualité et complémentaire.;
  •  Tenir informes le Management National des questions émergentes et enjeux locaux qui pourraient avoir un impact sur les programmes du pays
  • Conformité
  • S'assurer que les politiques et procédures en place sont conformes aux politiques, procédures et exigences de l'IRC, des donateurs et du gouvernement ;
  •   S'assurer que le personnel de terrain agit conformément aux politiques de l'IRC.
  •   Informer rapidement le directeur pays de tout sujet de préoccupation ou de toute violation potentielle ou présumée ;
  • Communiquer efficacement toutes les questions de conformité pertinentes au cours des réunions de cycle de projets (ou PCM) ;
  • Sur la base des besoins identifiés lors de la mise en œuvre des programmes et des projets, faire des recommandations au directeur pays et à l’équipe de direction pays pour le développement de nouveaux guides politiques.

Sécurité et sureté

  • S’assurer que les principes humanitaires sont respectés dans la mise en œuvre des projets des provinces Sud-Kivu et Tanganyika
  • S’assurer que les bureaux ouverts dans les provinces Sud-Kivu et Tanganyika sont en conformité avec les standards et exigences en matière de gestion sécuritaire
  • Avec le soutien du responsable de la sécurité, surveiller la situation et l'évolution de la sécurité dans les zones opérationnelles de l'IRC, avec des implications pour la sécurité du personnel et la mise en œuvre du programme.
  • Maintenir les normes de santé et de sécurité en effectuant des inspections régulières du bureau, en mettant à jour les avis d'alerte et en actualisant les trousses de premiers secours avec le soutien du responsable de la sécurité.

Ressources humaines & Administration

  • Gérer, superviser et encadrer le personnel des finances et de la chaîne d'approvisionnement du programme dans les provinces Sud-Kivu et Tanganyika en gestion en partenariat avec le Coordinateur de la Chaine d’Approvisionnement et le Directeur Adjoint des Finances.
  • Obtenir des résultats à travers les membres de l'équipe de terrain en gérant les performances de mes supervisés et en contribuant à leur développement, notamment en s’assurant que :

     Tous les supervisés disposent d’objectifs écrits et d’un plan individuel de développement approuvés.

     Des entretiens individuels avec tous supervisés sont organisés et documentés au moins 5 fois par trimestre.

     Des évaluations à mi-parcours et annuelles sont conduites pour tous les supervisés.

  • Soutenir l'identification des besoins en formation du personnel dans les provinces Sud-Kivu et Tanganyika et faire les recommandations appropriées au directeur pays et à l’équipe de direction du pays.
  • S'assurer que les questions administratives sont traitées conformément aux politiques de l'IRC en matière de RH et d'administration.
  • S'assurer que l'ensemble du personnel de l'IRC sur le terrain respecte les normes de conduite professionnelle de l'IRC (IRC WAY) et les autres politiques pertinentes relatives à la conduite du personnel.

Chaîne d'approvisionnement et administration du bureau

  • S'assurer qu'un système de gestion des immobilisations (biens et équipements) est en place et mis à jour régulièrement.
  • S'assurer que tous les contrats avec les fournisseurs et les vendeurs sont légaux et protègent l'IRC dans toute la mesure du possible.
  • Superviser le département de la chaine d’approvisionnement du bureau de terrain et son bon fonctionnement, y compris la planification des achats, l'achat de biens et de services, leur transport et leur stockage,
  • Assurer l'organisation, la planification et l'entretien de la flotte et des équipements, ainsi que le fonctionnement des moyens de communication appropriés au bureau de terrain.
  • Assurer que les entrepôts respectent les bonnes règles de dispositions et les rotations des biens sont efficaces
  • Assurer la mise en place, la réhabilitation et le fonctionnement appropriés des locaux dans les bases (bureau et maison d'hôtes)
  • S'assurer que toutes les déclarations et obligations administratives sont respectés dans les délais fixés par l’Administration locale

Finances

  • Superviser la gestion financière des opérations des bureaux de terrain par le personnel des finances, y compris la gestion de la trésorerie, l'émission et le suivi des avances
  • Veiller à l'utilisation complète et correcte de tous les formulaires et outils financiers ; informer en temps utile le bureau national des besoins en matière de transferts de fonds/de petite caisse.
  • Assurer le respect des politiques financières de l'IRC et des règles des donateurs à tout moment.

Représentation et Communications

  • Représenter l'IRC dans les engagements externes avec les services déconcentrés de l’état, les agences des Nations unies, les partenaires de l'IRC, les autres ONG et les principales parties prenantes.
  •  Coordonner les activités du programme de l'IRC avec les responsables concernés et les autres agences humanitaires.
  • S’assurer d’une relation de travail efficace avec tous les partenaires, et identifier les partenariats possibles avec des ONG locales et internationales.
  • Participer activement et contribuer aux réseaux et alliances locales pour le développement de partenariats locaux,
  • Aider à la préparation de rapports réguliers pour tenir les partenaires et les parties prenantes informés des activités de l'IRC.
  • Effectuer d'autres tâches ou projets administratifs ou de bureau, selon les besoins ou les tâches assignées.

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