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Officier de Programme

Kalemie

  • Organization: IRC - International Rescue Committee
  • Location: Kalemie
  • Grade: Level not specified
  • Occupational Groups:
    • Project and Programme Management
  • Closing Date:

Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d'aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. Depuis 1996, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel. Actuellement, IRC intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, de l’éducation et enfin, du redressement économique et du développement.

DESCRIPTIF DU POSTE

Dans le cadre du projet intitulé « Emergency response in health and protection for crisis-affected people in the North-East of DRC», financé par le Gouvernement américain (Bureau for Humanitarian Assistance, en anglais, BHA), IRC veillera à s’assurer que les communautés du nord-est de la RDC, affectées par les crises sont 1) protégées et traitées contre les les principales causes de morbidité et de mortalité et contre les conséquences de Violences Basées sur le Genre (VBG), et sont 2) soutenues pour réduire et répondre aux risques de protection à travers des services de prise en charge et des mécanismes d'adaptation positifs pour les femmes et les enfants. Ce projet sera mis en œuvre pendant 24 mois dans les provinces du Nord Kivu, de l’Ituri et de Tanganyika.

Pour aider les équipes du projet à atteindre tous leurs objectifs d’ici le 31 mai 2023, IRC recherche un Program Officer (PO) dynamique, travailleur et autonome. Si vous partagez les valeurs d’IRC, que vous avez une solide expérience d’appui à la mise en œuvre de projets humanitaires d’urgence et de bonnes compétences de planification, de suivi, de coordination et de communication, nous vous encourageons à postuler.

Position Hiérarchique 

Au sein d’IRC, le Program Officer sera placé sous la supervision directe de Chef de Projet Adjoint (CdPA) . Il/elle bénéficiera de l’appui technique du Chef de Projet.

RESPONSABILITES CLES

Le/la Program Officer devra effectuer l’ensemble des tâches suivantes.

Soutien à la mise en œuvre du projet sur le plan administratif

  •  Rédiger tout mémo, communiqué, lettre, rapport ou compte-rendu à la demande du CdPA ;
  •  Répondre aux requêtes administratives des autorités locales ;
  •  Partager les comptes-rendus et les points d’actions pour chacun dans les 48 heures suivant toute réunion de l’équipe-projet ;
  •  Préparer les documents administratifs nécessaires à l’équipe et au bon déroulement des activités sur le terrain (ex : ordres de mission, demandes de voyage, demande d’avance, etc.) ;
  •  Orienter l’équipe-projet sur le respect des règles et procédures IRC et contribuer à l’élaboration d’une check-list des différents documents et justificatifs à soumettre à tout autre département d’IRC (Logistique, Ressources Humaines, Finance, Sécurité, etc.) ;
  •  À la demande du CdPA, assurer la mise à jour régulière du Travel Tracker afin de connaitre le niveau de consommation quotidien des lignes voyage ;
  •  Assurer l'archivage physique et informatique des documents relatifs au projet, en utilisant un système de classement cohérent et compréhensible par tout un chacun.

Soutien à la mise en œuvre du projet sur le plan logistique

  •  Préparer les demandes d’achats (PRs), les demandes de sortie du stock et tout autre document administratif requis pour l’achat ou le transport d’items et de matériels, à la demande du CdPA ou des Managers sectoriels ;
  •  À travers l’analyse régulière du PRTS, communiquer quotidiennement avec la Logistique, afin de faire le suivi des PRs en attente d’approbation, les commandes (POs) ou contrats de services en suspens ou en retard, et les items/services déjà reçus sur le terrain et en attente de paiement ;
  •  Lorsque des informations supplémentaires sont requises de la part de l’équipe-projet, rechercher activement et rapporter à la Logistique le plus rapidement possible ces informations ;
  •  Consigner l’état de toutes les commandes en cours et à venir dans un procurement plan au format Excel (canevas imposé) et informer régulièrement le CdPA et les Managers sectoriels des commandes en suspens, en retard, ou dont on n’a aucune nouvelle ;
  •  Lors de la réception d’une commande, assurer la vérification et la conformité de la qualité et de la quantité des items et matériels commandés ;
  •  Suivre l’évolution des stocks – en collaboration avec le Supply Chain Officer et le Warehouse Officer à Beni et Bunia – et alerter le CdPA en cas de rupture à venir ou de surstock, afin de les éviter ;
  •  Préparer le planning des mouvements hebdomadaire de l’équipe-projet sur le terrain, en coordination avec le CdPA, les Managers sectoriels et le Supply Chain Officer ;
  •  Au besoin, faciliter l’organisation des formations et ateliers prévus par l’équipe-projet.

Soutien au suivi budgétaire et financier

  •  Examiner l’évolution des dépenses dans le BvA System de façon quotidienne, et alerter le CdPA en cas de dépassement ou de sous-dépenses inquiétants sur les lignes du Programme, en cas d’apparition de transactions visiblement mal codées, et en cas de transactions « manquantes » ;
  •  Échanger avec la Finance à Beni ou à Bunia et à Goma en cas de recodage de transaction à effectuer, et veiller à ce que ces recodages soient effectuées et  visibles dans le système le plus rapidement possible ;
  •  Appuyer l’élaboration et la mise à jour régulière de la liste de numéros M-PESA de l’ensemble des partenaires et acteurs locaux devant bénéficier d’un paiement, afin de faciliter les paiements électroniques conformément aux attentes du bailleur ;
  •  Préparer et soumettre à la Finance les demandes d’avance ou de remboursement et les justificatifs correspondants, pour le compte de l’équipe-projet ;
  •  Préparer et soumettre à la Finance les demandes de paiement et les justificatifs nécessaires pour tous les achats effectués directement par le Programme (Program PRs) ;
  •  Communiquer avec la Finance à Beni ou à Bunia et à Goma si des items/services reçus sur le terrain ne sont pas marqués comme « payés » dans le BvA System alors qu’ils le devraient, jusqu’à ce que les paiements des fournisseurs/prestataires aient bien lieu et soient correctement reflétés dans le système.

Suivi du partenaire local de mise en œuvre

  •  Veiller à obtenir et à archiver (physiquement et électroniquement) l’ensemble des contrats de services, accords de partenariat ou accords de contributions en nature, dûment signés par IRC et par chacun des partenaires locaux concernés ;
  •  Communiquer étroitement avec les partenaires locaux de mise en œuvre (Centres de santé, BCZS, DPS, etc.) afin d’obtenir d’eux la remise de livrables de qualité, au moment opportun, permettant ainsi de faciliter leur demande de paiement ;
  •  Préparer les déplacements des consultants et partenaires sur terrain (réservation des vols, planification des mouvements, autorisation de voyage, ordre de mission, etc.) ;
  •  Préparer les demandes de fonds des consultants et partenaires avant leur mission sur terrain, faire le suivi de leur paiement et s’assurer que la liquidation des fonds qui leurs ont été alloués se fait conformément aux procédures IRC.

Autres

  •  Collaborer avec tous les départements d’IRC pour identifier des solutions aux problèmes administratifs, logistiques, budgétaires et financiers qui pourront se poser lors de la mise en œuvre du projet, en concertation avec le CdPA et CdP ;
  • Participer activement aux réunions hebdomadaires de l’équipe-projet ;
  • Sur demande du CdPA, assister aux réunions internes et externes à IRC ;
  • Réaliser toute autre tâche que le CdPA, le CdP, le Field Coordinator, les Coordinateurs Techniques et la Senior Programs Coordinator jugeront nécessaire pour faire de ce projet un succès.

Conformité et redevabilité

  •  Veiller à ce que les tâches assignées au Program Officer par le CdPA soient effectuées correctement, au moment opportun, et conformément aux règles et procédures d’IRC et de BHA (le bailleur).

 


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