Logistics Assistant G5/Invoicing -Ouagadougou

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ORGANISATIONEL

Ces emplois se trouvent au Siège (HQ), dans les Bureaux régionaux (BRs) et dans les bureaux de pays (COs) et les bureaux régionaux / de terrain. Les titulaires de postes doivent faire rapport au chargé(e) logistique, au chef d'unité ou au représentant désigné.

À ce niveau, les titulaires de postes devraient assumer la responsabilité de l'achèvement d'un éventail de processus et d'activités nécessitant une certaine interprétation des directives / pratiques standard pour toutes les modalités d'assistance du PAM et des services communs de logistique. Les titulaires de postes sont en mesure de recommander un plan d'action au personnel à divers niveaux et peuvent allouer des tâches à d'autres employés de soutien.

DESCRIPTION DU POSTE

Ces postes sont à pourvoir au niveau  bureaux de pays de Ouagadougou . Les titulaires relèvent du ou de la Chargé(e) de la logistique ou du Responsable de l'unité, ou de son ou sa suppléant(e). À ce niveau, les titulaires des emplois concernés doivent assumer la responsabilité de la bonne mise en oeuvre de diverses procédures et activités nécessitant d'eux qu'ils interprètent dans une certaine mesure les orientations et pratiques standard à leur disposition, et ce pour toutes les modalités d’assistance utilisées dans le cadre des services du PAM et des services communs d'appui logistique. Toutes et tous doivent pouvoir recommander des lignes d’action à leurs collègues à divers échelons et peuvent assigner des tâches à d’autres membres du personnel d’appui. Le titulaire du poste sera charge de mettre en œuvre des procédures et des activités normalisées d'appui logistique  notamment dans le traitement de toutes les factures des prestataires

RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustives)

Réceptionner, enregistrer et transmettre les factures fournisseurs aux sections impliquées pour traitement (Réception .Finance, corridor management , etc.…) ;

    Analyser/vérifier les factures (à l’aide de LESS ), s’assurer que les paiements sont conformes aux contrats et pièces justificatives ; certifier les montants à payer ou à déduire (SES, établir les notes de débit au fournisseur pour les écarts dus aux pertes ou à la surfacturation)

    Traiter les factures dans le système électronique de gestion des factures 

    Communiquer aux fournisseurs et au sous bureau une situation mensuelle de leurs factures et effectuer au besoin une réconciliation des relevés des fournisseurs sur la base des paiements effectués ;

    Procéder à la création des bon de commande (PO)  pour les services logistiques en respectant les lignes budgétaires;

    Mettre en place un tableau de suivi des factures via ITS et le partager avec les sections impliquées ;

    Participer à la clôture financière mensuelle dans le respect des procédures en la matière au PAM 

    Procéder à l’archivage des documents de paiement selon les procédures en vigueur .

 Répondre à diverses questions techniques et demandes d'aide en respectant les procédures standard et en cherchant conseil si nécessaire pour traiter rapidement et précisément toutes les demandes d'information avec un grand souci du service à la clientèle.

Donner des orientations à d'autres membres du personnel d'appui pour les aider à mener à bien des tâches courantes dans le respect des normes et des délais convenus

FONCTIONS ADDITIONNELLES SPÉCIFIQUES

• Expérience des systèmes internes utilisés pour le traitement  ,  la vérification et suivi des factures  (suivi des expéditions en cours, des approvisionnements, des demandes d'indemnisation et des stocks alimentaires)

• Expérience de l'analyse des données (sur les marchandises, les fonds, etc.) et de l'établissement de rapports.

• Expérience de l'évaluation des résultats obtenus par les prestataires de services au regard des indicateurs de performance clés définis.

• Expérience de l’ interprétation financière des documents contractuels.

• Expérience de la fourniture d'une assistance technique à l'utilisation des systèmes internes.

4P CAPACITÉS PRINCIPALES D'ORGANISATION

Mission

• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Aide les coéquipiers à énoncer les objectifs stratégiques du WFP.
• Être une force pour un changement positif :Suggère des améliorations potentielles aux processus de travail de l'équipe au superviseur
• Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe : Explique l'impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires auprès des coéquipiers.
• Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de l'unité serviront à la mission du PAM.

Equipe

• Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Forme les coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités.
• Créer une culture inclusive : Cherchent des occasions de travailler avec des gens de différents horizons.
• Developper et fournir une rétroaction constructive : Sert comme un coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail.
• Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» : Poursuit les progrès vers les objectifs et partage cette information de façon régulière avec le superviseur.

Performance    

• Encourager l'innovation et les solutions créatives : Explore les moyens d'être systématiquement plus efficaces et précis dans les ses propres domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues
• Se concentrer sur l'obtention de résultats: Se concentre sur l'obtention de résultats et suit les tendances des taux d'achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d'efficacité
• Prendre des engagements et les respecter : Prend la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements
• Être décisif :Décide indépendamment des mesures à prendre face aux choix critiques en milieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain

Partenariat        

• Connecter et partager entre les unités du PAM: Suggère des possibilités de partenariat avec d'autres unités au superviseur.
• Établir des partenariats externes solides : Identifie les occasions de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs
• Être politiquement agile et adaptable : Comprend la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l'équipe.
• Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires: Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes

CAPACITÉS FONCTIONNELLES

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

QUALIFICATIONS REQUISES POUR L'ENTRÉE DANS CE RÔLE

·         Expérience utilisant des systèmes d'entreprise pour surveiller les envois en cours, les renseignements sur les pipelines, les demandes d'indemnisation et les stocks alimentaires.

·         Expérience en analyse des données (sur les matières premières, fonds, etc.) et rédaction des rapports.

·         Expérience dans la mesure du rendement des prestataires de services par rapport aux ICP établis.

·         Expérience dans l'aide à la préparation de la documentation contractuelle.

·         Expérience en matière de soutien technique aux entreprises dans les systèmes d'entreprise.

MODALITÉS ET CONDITIONS D'EMPLOI

DATE DE FIN D'AFFICHAGE

25 Mai 2022

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.