Contractant(e) Individuel(le) Local(e) Archiviste

L'avis est disponible pour les candidats externes admissibles. Sous la supervision directe de l¿Administratrice chargée de l¿Administration du MCO Senegal, le/la titulaire devra :
¿ Soutenir la mise en œuvre des procédures et des lignes directrices du HCR en matière de traitement des documents et d¿archivage au sein du MCO Sénégal.
¿ Guider de manière proactive et assister les unités/bureaux du MCO Sénégal à mettre en œuvre des structures de classement conformes aux normes du HCR et adaptées à leurs besoins.
¿ S¿assurer du respect des procédures et des lignes directrices en matière de tenue de documents et prendre les mesures nécessaires pour corriger les erreurs.
¿ Servir de point focal au sein du Bureau pour toutes les questions relatives aux archives et au classement des dossiers, pour la durée du contrat.
¿ Coordonner l¿élaboration de la structure des dossiers au sein des bureaux ou des unités.
¿ Conseiller les utilisateurs sur la gestion des fichiers papier physiques, la façon de les rechercher dans la salle des archives et fournir des informations d¿accès aux utilisateurs, conformément à la politique d¿accès du HCR.
¿ Harmoniser les pratiques et les méthodes de codage, conformément à la politique d¿archivage unitaire du HCR.
¿ Maintenir les dépôts électroniques (sur SharePoint) et physiques en bon état et utiliser l¿espace efficacement.
¿ Soutenir et former les utilisateurs/collègues de l¿OCM Sénégal et les sensibiliser à l¿importance de l¿archivage physique et électronique.
¿ Saisir les documents importants spécifiés aux fins de maintenance dans les systèmes de tenue de documents et les dépôts d¿archives.
¿ Contribuer à la création de sites MS Teams ou Share Point et associer le contenu à e-SAFE ou à d¿autres systèmes de gestion des archives.
¿ Contribuer à l¿élaboration de procédures opérationnelles standardisées (SOPs) sur la gestion de l¿information, des dossiers et des archives.
¿ Effectuer d¿autres tâches au besoin.  

Conditions de travail et modalités de paiement :
Le Contractant Individuel local travaillera selon les termes et conditions prévus par la politique du HCR régissant les Contractants Individuels ainsi que l¿Instruction administrative sur la gestion du personnel affilié.

Le HCR facilitera le transport lors des missions officielles au niveau des pays couverts par le MCO Senegal, le cas échéant.

Le HCR fournira l¿équipement informatique à utiliser exclusivement dans le cadre du travail. Le Contractant Individuel aura accès à tous les outils indispensables à l¿exercice de ses fonctions.

Le paiement se fera sur une base mensuelle, après une évaluation satisfaisante des performances.

Qualifications et expériences requises :
Expérience professionnelle et académique : 3 ans d¿expérience pertinente avec un diplôme d¿études secondaires ; ou 2 ans d¿expérience professionnelle pertinente avec un diplôme universitaire en archivage, dans un projet similaire ou équivalent ou supérieur.

Essentielle : Expérience de l¿utilisation des systèmes de tenue des documents numériques. Bonne connaissance des outils des technologies de l¿information et des communications comme Word, Excel, etc. Bonne connaissance des procédures et de la documentation d¿archivage.

Souhaitable : formation en gestion des archives et/ou des documents. Très bonne capacité de communication en français. Connaissance de l¿anglais souhaitable. Le/la Contractant(e) Individuel(le) Local Archiviste travaillera sous la supervision directe de l'Administratrice chargée de l'Administration au MCO Senegal.
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See below for this postion's Operational Context
======================================================================================================== Contexte organisationnel et contexte général de l¿affectation :
Le Bureau multi-pays du Sénégal (MCO) est situé à Dakar et couvre huit pays, dont trois (Guinée, Togo et Sénégal) ont une présence du HCR, tandis que cinq autres (Bénin, Cap-Vert, Gambie, Sierra Leone et Guinée-Bissau (fermé en mars 2022)) n¿ont pas de présence du HCR ; la couverture est, toutefois, assurée par les partenaires gouvernementaux et non gouvernementaux.

Expertise fonctionnelle et responsabilités :

Objectif principal :
La tenue des documents est une activité essentielle pour les Opérations du HCR, à des fins de responsabilisation, de partage des documents officiels et d¿accessibilité à la mémoire institutionnelle.
Le but de la tenue des documents est de soutenir le travail quotidien, en veillant à ce que les documents, quels que soient leur forme et leur support, soient protégés et accessibles à ceux qui en ont besoin et en ont le droit d¿accès.

Objectifs spécifiques :
Pour assurer une tenue des documents conforme et efficace, chaque Opération est tenue de mettre en place des procédures ainsi que mettre en place un système de gestion des documents pour les supports papier et électroniques. Ainsi, le bureau du MCO Sénégal à Dakar a récemment utilisé les services de deux stagiaires pour organiser les documents physiques et les dossiers hérités de l¿ancienne Représentation Régionale de l¿Afrique de l¿Ouest et du Centre.
Avec le soutien des deux stagiaires, le MCO a pu organiser les dossiers dans sa salle des archives physiquement, mais aussi électroniquement, conformément à e-SAFE.

Pour appuyer le traitement et la classification des dossiers restants et ceux en provenance des bureaux nationaux fermés et à fermer dans les prochains mois, le bureau du MCO Sénégal à Dakar procède au recrutement d¿un Contractant Individuel local Archiviste. La date limite de dépôt des candidatures est Le 03 juin 2022.