Assistant (e) Finances & Administration

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I.                     Informations sur le poste

Titre du poste : Assistant aux Finances et Administration

Département : Opérations

Lieu d'affectation : Mopti, Mali

Superviseurs : Field Program Coordinator et techniquement au Finance Associate

Supervisé : Non

Type et catégorie de poste : CDD, Personnel d’appui local

Niveau : Bande 2

II.                  Contexte Organisationnel

Le Département de la gestion financière et des services d'appui de l'IDLO fait partie intégrante de l'équipe de projet qui garantit l'intégrité financière, dans le but d'atteindre un niveau élevé de transparence et de responsabilité dans l'exécution des projets des différents donateurs. Ce Département accorde une grande importance à la production de rapports financiers précis et vérifiables pour l'ensemble de ses parties prenantes.

L'Assistant(e) aux finances et Administration fera partie de l'Initiative régionale du Sahel, et sera placé(e) sous la supervision directe du Field Program Coordinator, et sous la responsabilité fonctionnelle du Finance Associate. Il/elle apportera son soutien à la gestion financière et administrative du bureau de pays.

III.                 Fonctions Principales

Gestion Financière :

Fournir un soutien financier et administratif à l'équipe du programme et assurer l'intégrité des processus ;

Veiller à ce que les procédures de contrôle interne soient suivies pour tous les décaissements, recettes et transferts de fonds ; être responsable de la gestion de la petite caisse ;

Soutenir l'associé aux finances pour maintenir un système comptable global pour le bureau de pays, conformément aux directives et procédures de l'OIDD, y compris, mais sans s'y limiter, le traitement des factures et des paiements, la tenue des comptes bancaires et des dossiers financiers, le remboursement en temps voulu des frais de déplacement des employés/experts de l'OIDD ;

Soutenir l'associé financier auprès des partenaires de mise en œuvre : effectuer des estimations de coûts et des propositions budgétaires ; effectuer des évaluations organisationnelles et des contrôles ponctuels réguliers pour évaluer les risques et la qualité des processus internes des partenaires de mise en œuvre ; surveiller et examiner les rapports financiers des sous-projets.

Extraire et consolider les documents justificatifs des paiements et autres informations financières demandées

Maintien d’un système efficace de classement des documents et dossiers financiers

Classer, archiver et réceptionner les documents reçus et en assurer une gestion rigoureuse

Mettre à jour des dossiers du projet, conformément à la réglementation d’IDLO en la matière

Préparer la documentation et les outils nécessaires pour les réunions internes et externes, et le cas échéant, en dresser les procès-verbaux

Administration :

Soutenir la coordination du travail et du flux d'informations entre le CO et le terrain, et les fonctions de soutien ; coordonner le traitement des paiements, des demandes de voyage, etc. par le biais du QG ;

Aider à administrer et à gérer la logistique, la communication et les contrats avec les divers fournisseurs de services, tels que les agents de voyage, les hôtels, les fournisseurs de bureaux, etc ;

Fournir un soutien administratif et organisationnel au coordinateur de programme sur le terrain pour la gestion quotidienne du bureau local ;

Soutenir le maintien d'un bon système de classement de toute la documentation financière et de programme ;

Identifier les besoins et assurer la liaison avec le superviseur et l'unité d'approvisionnement pour l'achat de toutes les fournitures de bureau, de l'équipement, de la papeterie et des autres ressources essentielles au fonctionnement du bureau et du programme ; créer et maintenir un inventaire de tous les fournisseurs entrants et courants.

Aider le Procurement Associate sur le processus d’approvisionnement et de passation des marchés

Assurer un inventaire et une vérification physique des biens au niveau du bureau et des projets mis-en-œuvre.

S’acquitter d’autres tâches connexes demandées

IV.                 Impact des résultats

Les résultats clés ont un impact sur l'efficacité globale du bureau de terrain, le bon fonctionnement des finances et des services administratifs, et le succès de la mise en œuvre des stratégies du programme. L'analyse et la présentation précises des informations renforcent la position de l'OIDD en tant que partenaire solide.

V.                  Connaissances, compétences et aptitudes

Expérience, idéalement au sein d'une organisation intergouvernementale ou non gouvernementale internationale

Une connaissance avérée des règles et règlements financiers et des principes comptables

De l'expérience dans l'utilisation des progiciels MS Office. 

Une connaissance avancée des tableurs et des progiciels de bases de données

Une connaissance pratique et de l'expérience dans l'utilisation de MS NAVISION ERP ;

D'excellentes aptitudes rédactionnelles et verbales

De bonnes compétences relationnelles

Excellentes compétences en gestion du temps et capacité à hiérarchiser les tâches ;

Souci du détail et aptitude à résoudre les problèmes ;

Capacité avérée à établir et renforcer les relations de travail dans une organisation mondiale et dans un environnement multiculturel

Partage des informations, contribue, encourage et motive les autres à s’impliquer dans les activités de l’équipe

Travaille efficacement dans le respect des frontières organisationnelles de l’IDLO

Capacité avérée à exécuter des tâches et à obtenir des résultats.

Capacité à travailler sous pression dans des délais serrés, avec souplesse et dans un esprit d’entreprise

Sens aigu de l’éthique et de l’intégrité et engagement envers la mission de l’IDLO

Motivé(e) et dynamique avec une volonté et une capacité de prendre des initiatives pour aider l’organisation à atteindre ses objectifs

VI.                Qualifications des candidats

Etude : Au moins un diplôme d’Etudes Universitaire en comptabilité, en finances ou en administration des affaires

Expérience : Au moins 2 à 4 ans d'expérience dans un environnement international de comptabilité et de gestion financière, de préférence au sein d'organisations internationales ou d'organisations privées ou publiques ayant des programmes financés par des donateurs ;   De l'expérience avec les normes IPSAS constituera un avantage supplémentaire. 

Langue : Maîtrise du français. La connaissance pratique de l'anglais constituera un avantage.

CONDITIONS GÉNÉRALES

Pour ce poste ouvert localement, l'IDLO proposera au/à la candidat(e) sélectionné(e) un contrat affilié de 12 mois, avec une possibilité de prolongation qui sera fonction des performances et de la disponibilité des fonds.

Ce poste ouvert localement s’adresse aux candidats nationaux. Un employé faisant l'objet d'un recrutement sur le plan local n'a pas droit aux indemnités ou avantages qui s'appliquent exclusivement aux employés recrutés sur le plan international.

L'OIDD est un employeur qui respecte l'égalité des chances et valorise la diversité dans tous les domaines de ses activités. Nous accueillons volontiers les candidatures de personnes qualifiées et diverses. L'OIDD s'engage à atteindre un équilibre entre les sexes à tous les niveaux de son personnel. Les femmes sont vivement encouragées à postuler les postes vacants de l'OIDD.

L'OIDD ne tolère pas l'exploitation ou l'abus sexuel, ni tout type de harcèlement, y compris le harcèlement de nature sexuelle, ni la discrimination. À ce titre, l'OIDD vérifiera soigneusement les références et les antécédents de tous les candidats sélectionnés dans le cadre de son processus de sélection

CLAUSE DE NON-RESPONSABILITÉ

Les déclarations ci-dessus visent à décrire la nature générale et le niveau du travail effectué par le contractant affecté à ce travail. Il ne s'agit pas nécessairement d'une liste exhaustive de toutes les fonctions et responsabilités.

Le Directeur général de l'OIDD se réserve le droit de modifier et de changer les responsabilités ou même d'annuler le recrutement pour répondre aux besoins de l'entreprise et de l'organisation, si nécessaire.

Dans le but d'utiliser les ressources de la manière la plus efficace possible, seuls les candidats présélectionnés seront contactés au cours du processus de sélection.