Snr HR Assistant

This position is advertised open to Group 1, Group 2, if applicable,  and external applicants. Les candidats doivent être de nationalité congolaise.
Les membres du personnel intéressés doivent consulter l'Instruction administrative sur le recrutement et l'affectation du personnel recruté localement (RALS, UNHCR/AI/2020/1/Rev.1). Si vous avez des questions concernant votre éligibilité, vous pouvez également contacter l'Unité RH.
Conformément à l'EARL, les catégories de candidats ci-dessous peuvent postuler aux postes vacants annoncés en interne ou en externe.

Candidats du groupe 1 : Le groupe 1 comprend les membres actuels du personnel des ASBL titulaires d'un engagement à durée indéterminée ou déterminée qui, à la date de la date limite de dépôt des candidatures, sont en poste dans le pays où l'emploi est vacant au grade du poste ou à un grade inférieur ou supérieur.

Les candidats externes sont des candidats qui ne font pas partie du groupe 1. Ils doivent satisfaire aux exigences minimales essentielles du poste et les candidats qui ne sont pas citoyens du pays doivent satisfaire à toutes les conditions d'éligibilité à l'emploi conformément aux conditions préalables législatives en vigueur dans le pays. Senior Human Resources Assistant

Organizational Setting and Work Relationships
Senior Human Resources Assistant will function under direct supervision of the Administrative or Human Resources Officer, assisting him/her in personnel administration and other HR related matters, including the process of recruitment and appointment of staff, and in the performance management and welfare issues of staff under area of responsibility (AOR).

All UNHCR staff members are accountable to perform their duties as reflected in their job description. They do so within their delegated authorities, in line with the regulatory framework of UNHCR which includes the UN Charter, UN Staff Regulations and Rules, UNHCR Policies and Administrative Instructions as well as relevant accountability frameworks. In addition, staff members are required to discharge their responsibilities in a manner consistent with the core, functional, cross-functional and managerial competencies and UNHCR¿s core values of professionalism, integrity and respect for diversity.

Duties
- Assist in the recruitment, assignment, reassignment and separation of local service staff. Prepare documents for the interview panel for the recruitment of local staff.
- Process local staff members¿ contracts, entitlements and benefits in accordance with Staff Rules and established HR procedures.
- Update personnel related information in MSRP/HR module where this activity has been rolled out from PAS to the respective office.
- Advise staff members on their rights, obligations, benefits and entitlements, and assist them in interpreting UN/UNHCR staff rules and regulations.
- Assist newly-arrived international staff with administrative formalities related to their accreditations, security/ground passes, submission of completed forms and related documents to headquarters, arrange travel and hotel reservations
- Assist with shipment of their personal effects in coordination with the logistics section.
- Administer UNHCR medical insurance plan for locally recruited staff. Provide administrative support to staff and dependants in case of medical evacuations, as well as security evacuations/relocations. Maintain daily tracking record of staff and families to provide accurate information in case of emergency.
- Maintain personnel records in the office, including maintenance of the attendance, overtime and leave records.
- Initiate calculations for payments related to personnel issues such as settlement of travel claims, overtime claims, hazard pay, MIP reimbursements, medical and security evacuations, shipment costs.
- Initiate routine correspondence on HR matters for the authorizing officer¿s approval.
- Perform other related duties as required.

Minimum Qualifications
Education & Professional Work Experience
Years of Experience / Degree Level
For G5 - 2 years relevant experience with High School Diploma; or 1 year relevant work experience with Bachelor or equivalent or higher

Field(s) of Education
Not applicable

Certificates and/or Licenses
Secretarial Administrative
(Certificates and Licenses marked with an asterisk* are essential)

Relevant Job Experience
Essential
Good knowledge of UNHCR administrative procedures and processes and exposure to provision of support services in an international organization.

Desirable
Field experience with UNHCR and/or with other humanitarian organizations is an asset.
High IT affinity and working experience of PeopleSoft/MSRP.

Functional Skills
IT-Computer Literacy
PG-Resource planning
FI-ERP Financial Management (SAP, Oracle, PeopleSoft, Workday and other)
HR-PeopleSoft Human Capital Management
UN-UN/UNHCR Administrative Rules, Regulations and Procedures
IT-Enterprise Resource Planning (ERP)
(Functional Skills marked with an asterisk* are essential) Tous les emplois au HCR requièrent six compétences de base et peuvent également nécessiter des compétences managériales et/ou des compétences transversales. Les six compétences de base sont énumérées ci-dessous.

Compétences de base

Responsabilité
Communication
Conscience organisationnelle
Travail d'équipe et collaboration
Engagement envers l'apprentissage continu
Orientation client et résultats

Compétences en matière de gestion
Responsabiliser et instaurer la confiance
Jugement et prise de décision

Compétences interfonctionnelles
Innovation et créativité
Planification et organisation
Sensibilisation à la technologie The knowidge of french is essential and english is required to all applicants. ¿ Les candidats internes intéressés (Groupe 1 et autres candidats travaillant avec le HCR) doivent postuler via MSRP - Self-Service - Recruiting Activities - Careers (veuillez effectuer une recherche par numéro de JO ou par lieu). Veuillez mettre à jour vos profils personnels avec toutes les informations requises afin de pouvoir postuler. Veuillez consulter les documents ci-joints pour plus d'informations sur la façon de mettre à jour votre profil personnel.

¿ Les candidats externes intéressés doivent postuler en ligne et remplir la lettre de motivation obligatoire.  Pour tout problème technique de connexion au portail externe du MSRP ou de candidature en ligne, veuillez contacter l'unité RH bien avant la date limite afin de laisser suffisamment de temps pour résoudre tout problème technique. Les postes vacants externes sont publiés sur le site Web externe du HCR et les candidats qui n'ont pas de statut interne doivent postuler via le site Web externe du HCR. https://www.unhcr.org/careers.html - Carrières - Opportunités de carrière - Autres opportunités - Postes vacants - trier par lieu ou rechercher par numéro d'ouverture de poste. 

¿ Les candidatures non signées, incomplètes et tardives ne seront pas acceptées. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Les candidats présélectionnés devront passer un test écrit et/ou un entretien oral. Le HCR ne perçoit aucun frais à quelque étape que ce soit du processus de recrutement (candidature, entretien, traitement ou autres frais).

¿ L'évaluation des candidats sera effectuée sur la base des informations fournies lors de la candidature. Les candidats doivent fournir des informations complètes et exactes concernant leur profil personnel et leurs qualifications. Aucun amendement, ajout, suppression, révision ou modification ne sera apporté aux candidatures qui ont été soumises. Les candidats dont la sélection est sérieusement envisagée feront l'objet d'un contrôle des références afin de vérifier les informations fournies dans la candidature.

¿ Le HCR encourage vivement les femmes qualifiées à poser leur candidature. Le HCR s'efforce de faire en sorte que les employés masculins et féminins bénéficient des mêmes opportunités de carrière. Le HCR s'engage à assurer la diversité de ses effectifs en termes de sexe, de handicap, d'état civil, de race, de couleur, d'origine ethnique ou nationale, de religion ou de croyance, ou d'orientation sexuelle. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus stricte confidentialité.

¿ Pour tout problème technique rencontré lors de la candidature en ligne, veuillez envoyer un courriel à l'adresse ci-dessous intitulé "Online VA Query-your name and surname". Ressources humaines Kinshasa (Codkivac@unhcr.org)
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See below for this postion's Operational Context
======================================================================================================== La Sous-Delegation  de Gbadolite, sous l¿orientation de la Rreprésentation, fournit protection et assistance aux réfugiés centrafricains à travers une approche de services intégrés visant à promouvoir l'autonomie des personnes concernées et la politique d'alternatives aux camps. elle opère avec l'appui de la Commission Nationale pour les Réfugiés (CNR) et des partenaires d'exécution, dans quatre localites (Gbadolite, Yakoma, Libenge et Bili).

L¿adjoint principal aux ressources humaines fonctionnera sous la supervision directe de l¿agent administratif ou des ressources humaines, l¿aidant dans l¿administration du personnel et d¿autres questions liées aux RESSOURCES HUMAINES, y compris le processus de recrutement et de nomination du personnel, ainsi que dans les questions de gestion du rendement et de bien-être du personnel relevant de la zone de responsabilité (RAA).

Tous les membres du personnel du HCR sont responsables de l¿exercice de leurs fonctions comme indiqué dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre de leurs pouvoirs délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, Politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilisation pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s¿acquitter de leurs responsabilités d¿une manière compatible avec les compétences fondamentales, fonctionnelles, interfonctionnelles et managériales et les valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l¿intégrité et le respect de la diversité. <p>Please note that the closing date for advertisement for this position  is Monday18 July 2022(midnight Geneva time).