Asistente Senior de Apoyo a la Gestión de Proyectos (solo candidatos internos)
- Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
- Location:
- Grade: Administrative support - LICA-5, Local Individual Contractors Agreement
-
Occupational Groups:
- Legal - Broad
- Administrative support
- Legal - International Law
- Project and Programme Management
- Closing Date: Closed
Background Information - Job-specific
La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) es un órgano de las Naciones Unidas responsable de las infraestructuras, las adquisiciones y la gestión de proyectos (Resolución 65/176 de 2010 de la Asamblea General). Nuestra misión es ayudar a las personas a mejorar sus condiciones de vida y a los países a lograr la paz y un desarrollo sostenible. Las tres áreas prioritarias de UNOPS corresponden a:
i) Infraestructura Sostenible: UNOPS diseña, construye, repara y mantiene infraestructuras en algunos de los entornos más desafiantes del mundo. Sus actividades se centran en el desarrollo de infraestructura de transporte,educación y salud, entre otras áreas.
ii) Adquisiciones públicas: UNOPS es un recurso central de adquisiciones del sistema de las Naciones Unidas y los Gobiernos. Enfatiza en una entrega de bienes y servicios eficiente,transparente y sostenible.
iii) Gestión de proyectos: UNOPS gestiona al año más de mil proyectos humanitarios, de desarrollo y de consolidación de la paz para distintos asociados, garantizando calidad, eficacia y resultados que cumplan con los más altos estándares.
El trabajo de UNOPS busca la sostenibilidad medioambiental, social y económica, la cual contribuye a los progresos de equidad y bien común de los países en los que opera, promoviendo así el mejoramiento de las condiciones de vida de las personas más necesitadas. UNOPS tiene presencia en 23 países de América Latina y el Caribe. Los servicios, productos y asistencia técnica cumplen con los principios de la administración pública de transparencia, equidad, integridad, libre competencia, imparcialidad, moralidad, eficacia, eficiencia y respeto de las instituciones nacionales.
En línea con el acuerdo marco firmado con el Gobierno de Paraguay, UNOPS apoya las diferentes iniciativas de colaboración por parte del gobierno que estén encaminadas a la lucha contra la corrupción y la transparencia en la gestión pública; así como en ejercicios orientados a fortalecer las acciones gubernamentales en las áreas de adquisiciones, infraestructura y gestión de proyectos de alto impacto en Paraguay. Las áreas requieren tanto desde el punto de vista estratégico como operacional, una gestión de los recursos asegurando la transparencia, eficacia y eficiencia; que promueva el desarrollo y continuo fortalecimiento de la gestión interna a fin de asegurar resultados de alta calidad, acorde con las necesidades de los asociados en Paraguay
Functional Responsibilities
*Por favor tome en cuenta que esta plaza es únicamente para candidatos/as internos/as de UNOPS*
El/La Asistente Senior de Soporte a la Gestión de Proyectos apoya a el/la Gerente de proyecto, que proporciona supervisión y orientación. El rol es dar soporte a el/la Gerente de Proyecto en la gestión diaria de los proyectos, así como coordinar su progreso y documentación.
2.1. Apoyo al proyecto
• Preparación y mantenimiento de archivos de proyectos, incluidos informes de proyectos internos y externos.
• Organizar reuniones y tomar actas de las reuniones del proyecto.
• Asistir en la preparación de informes de proyectos, informes varios y materiales para presentaciones.
• Contribuir a la correspondencia diaria del proyecto, compartir información y archivar, asegurando que se tomen las medidas de seguimiento apropiadas.
• Mantener registros de los archivos del proyecto y otros documentos de respaldo.
• Asistir en el escaneo, copia de documentos y mantener un sistema de archivo y archivos de documentos adecuados.
2.2. Asistencia administrativa y documentación del proyecto
• Asistir en el monitoreo de las finanzas del proyecto y asesorar a el/la Gerente del Proyecto.
• Asistir en el seguimiento de gastos e informar a el/la Gerente de proyecto a revisar los presupuestos cuando sea necesario (realineación y modificación).
• Asegurar el ingreso preciso de datos en el sistema ERP UNOPS y otras herramientas, según corresponda.
• Monitorear el presupuesto del proyecto y los gastos financieros y todos los procedimientos administrativos de acuerdo con el plan de trabajo.
• Alertar a el/la Gerente del Proyecto de cualquier déficit financiero y gastos no planificados.
2.3. Seguimiento e informes del proyecto
• Asistir a el/la Gerente del Proyecto en la preparación de informes y documentos del proyecto;
• Garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y las políticas, procesos y procedimientos de UNOPS.
• Mantener registros de los archivos del proyecto y otros documentos de respaldo.
• Apoyar a el/la Gerente del Proyecto en el mantenimiento de: i. Electronic Blue File, ii. Archivos de adquisiciones, recursos humanos y finanzas según lo exijan las políticas de UNOPS.
• Gestionar la compilación, consolidación y análisis de datos relevantes de los proyectos.
2.4. Coordinación y documentación de las partes interesadas
• Apoyar la coordinación y gestión de las comunicaciones.
• Participar en reuniones con agencias de la ONU, ONG y otras partes interesadas, según sea necesario.
2.5. Gestión del conocimiento e innovación
• Apoyar la compilación de lecciones aprendidas según el formato de informe definido.
2.6. Gestión de comunicación• Apoyar la preparación de proyectos para nuevas iniciativas y ampliaciones de los proyectos en curso de acuerdo con lo demandado por la Gerencia.
• Apoyar en el desarrollo de las comunicaciones internas y externas.
3. Seguimiento y control de los progresos
El logro efectivo y exitoso de los resultados por parte de el/la Asistente Senior de Soporte a la Gestión de Proyectos impacta directamente en la ejecución conforme de los procesos de Recursos Humanos en la unidad respectiva y el desempeño eficiente y efectivo dentro de ella. Estos promueven la credibilidad de la organización como un proveedor de servicios efectivo en servicios y gestión de proyectos.
Education/Experience/Language requirements
a. Educación
• Se requiere mínimo diploma de escuela secundaria.
• Título de primer nivel (licenciatura o equivalente) preferiblemente en Administración de Empresas, Ciencias Sociales, Derecho, Estudios de Desarrollo o equivalente, u otros campos relacionados se considerará valioso y puede reemplazar algunos años de experiencia requerida.
b. Experiencia Laboral
-
Se requiere un mínimo de cinco (5) años (o menos a depender de las credenciales académicas) de experiencia relacionada a apoyo a la gestión de proyectos.
-
Experiencia apoyando a proyectos de alta complejidad es una ventaja distintiva.
-
Se requiere experiencia en UNOPS
c. Idiomas
- Español nativo.
- Se requiere un conocimiento intermedio de inglés.
Competencies ES
| . |
| Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones). |
| Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas. |
| Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios. |
| Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión. |
| Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas. |
| Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común. |
| Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito. |
Contract type, level and duration
Tipo de Contrato: Acuerdo como Contratista Individual (ICA) Nivel de Contrato: Local ICA 5 - Soporte (LICA) - Personas residente en cualquier país de Mercosur son elegibles a este contrato local con base en Asunción.
Duración del contrato: Indefinido. Contrato Continuo ICA sujeto a requerimientos de la organización, disponibilidad de fondos y/o desempeño satisfactorio.
La posición se encuentra en un lugar de trabajo familiar.
Para mayor información sobre la modalidad contractual ICA, por favor siga el enlace:
Este contrato se establece en la modalidad de Contrato regular mensual, es decir se requiere una prestación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural.
Additional Considerations
- *Por favor tome en cuenta que esta plaza es únicamente para candidatos/as internos/as de UNOPS*.
- Se alienta a candidatos/as internos/as de la Oficina Multipaís de Argentina y residentes en cualquier país de mercosur a postular a esta vacante.
- Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET), 18 hs de Asunción.
- Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
- Solo aquellos/as candidatos/as que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
- Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
- El/la candidato/a seleccionado/a será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.
UNOPS está comprometida en alcanzar diversidad en términos de género, nacionalidad y cultura. Animamos especialmente a postularse a candidatas calificadas y grupos diversos. Todas las aplicaciones serán tratadas con la mayor discreción.
Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a sus colaboradores y reconoce la importancia de mantener un equilibrio entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política estricta de armonización laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.
A solicitud, UNOPS busca acomodar razonablemente a candidatas y candidatos con necesidades especiales.
Información general de UNOPS
Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.
Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.
Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.