Assistant(e) aux Finances G5 Libreville, Gabon

1. Historique et contexte organisationnel

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes selectectionnes /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.

Sous la direction et la supervision du Chef des Opérations et de l’Analyste aux Finances et au PMSU, l’Assistant aux Finances fournit des services financiers assurant une qualité, une exactitude et une cohérence élevées du travail. L’Assistant aux Finances promeut une approche axée sur le client, conforme aux règles et règlements du PNUD.

L’Assistant aux Finances travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, du programme et des projets dans le Bureau pays (CO) et avec le personnel du siège du PNUD pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente.
 

1. Objectif du poste

Résumé des fonctions clés :

1. Mise en œuvre de stratégies de gestion opérationnelle et financière
2. Administration des budgets et fonctionnement du système de recouvrement des coûts
3. Soutien comptable et administratif
4. Gestion de trésorerie du Bureau pays
5. Renforcement et partage des connaissances

1. Tâches et responsabilités principales

1. Assure l’intégration des stratégies opérationnelles axées sur l’atteinte des résultats suivants :

• Conformité totale des processus financiers et des dossiers financiers avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD.
• Contribution à la cartographie des processus opérationnels du Bureau pays et à l’élaboration du contenu des procédures opérationnelles normalisées internes en finance en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau.
• Toute autre tâche financière demandée par les Superviseurs entrant dans ses domaines de compétences.

1. Assure l’administration des budgets et le fonctionnement du système optimal de recouvrement des coûts en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Fourniture des données pour la préparation des factures de recouvrement des coûts dans Atlas pour les services fournis par le PNUD, suivi du recouvrement des coûts.
• Préparation et modification des budgets pour les projets de gestion du PNUD, suivi avec le siège sur l’ASL pour les projets de gestion.
• Envoi du budget du projet à KK si autorisé par le Senior Management (ne peut être effectué que sur la base de prodocs signés et de budgets de projet).

1. Fournit un soutien comptable et administratif à l’Unité des finances en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Contrôle approprié des pièces justificatives pour les paiements et les rapports financiers pour les projets NEX; préparation de tous les types de vouchers pour des projets et pour le compte d’UNOPS et d’agences non Atlas;  PO vouchers; Pay Cycle et exécution des paiements.
• Réception correcte des biens et des services et établissement des comptes d’accruals.
• Maintien du système interne de contrôle des dépenses qui garantit que les vouchers sont matched et complétés, que les transactions sont correctement enregistrées et postés dans Atlas; travel claims, les MPOs et les autres droits sont dûment traités.
• Mesures correctives opportunes sur les unposted vouchers, y compris les vouchers avec des erreurs de vérification budgétaire, match exceptions, vouchers non approuvés.
• Présentation de l’information sur l’état des ressources financières, des coûts et des dépenses (y compris le MIP) et les problèmes de financement potentiels, au besoin.
• Tenue des Accounts Receivables pour les projets du PNUD et enregistrement des dépôts dans Atlas.
• Gestion des Cash Receipts et de la petite caisse.
• Maintien du système de classement approprié pour les dossiers et documents financiers.

1. Assure le bon fonctionnement du système de gestion de trésorerie du Bureau Pays en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Suppléant de l’Associé aux finances (ICS-6) pour un examen en temps opportun de la situation de trésorerie des comptes locaux afin de s’assurer que les fonds disponibles pour les décaissements sont suffisants. Identification et enregistrement en temps opportun des reçus pour la demande de revenu.
• Suppléant de l’Associé aux finances (ICS-6) pour l’examen quotidien des relevés bancaires des comptes à solde zéro dans Atlas afin de surveiller le niveau des avances ; l’identification et l’enregistrement des contributions.
• Préparation du rapport mensuel des taux de change de l’ONU.
• Préparation rapide et précise des rapprochements bancaires.
• Suppléant de l’associé aux finances (ICS-7) pour la préparation en temps opportun des prévisions mensuelles de flux de trésorerie à l’usage du Chef des Opérations / Analyste Financier. Liaison avec les agences des Nations Unies pour obtenir une estimation de leurs besoins de trésorerie.
• Initiation de virements bancaires et des Deals dans Atlas.
• Soutient l’acquisition et le partage des connaissances au sein du Bureau Pays en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
• Participation aux formations du personnel des opérations/projets sur les finances.
• Contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
   

1. Exigences

Education

•            Enseignement secondaire avec certification spécialisée en comptabilité et / ou finance ou
•            Un baccalauréat en comptabilité, en finance ou dans un autre domaine connexe est souhaitable, mais n’est pas une exigence ;
•            Les candidats présélectionnés peuvent être tenus de réussir le test de comptabilité et de finances (AFT) du PNUD

 Experience, Knowledge, and Skills List:

•            Minimum 5 ans (Secondaire) or 2 ans (diplôme universitaire) d’expérience pertinente en finance au niveau national ou international sont requis.
•            Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) et connaissance de tableurs et de bases de données, expérience dans la manipulation de systèmes de gestion basés sur le Web.
•            Expérience souhaitable en finance avec un logiciel ERP, de préférence PeopleSoft.
•            Connaissance des normes IPSAS et/ou IFRS souhaitable.
•            Maîtrise d’une langue officielle de l’ONU et de la langue nationale du lieu d’affectation.
•            Bonne connaissance de l’anglais est un atout.
•            Expérience similaire dans de grandes structures ou dans des organismes internationaux.

Competences de base

Obtenir des résultats :
NIVEAU 1 : Planifier et contrôler son propre travail, prêter attention aux détails, fournir un travail de qualité dans les délais impartis.

Penser de façon innovatrice :
NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout les problèmes de façon pragmatique, apporte des améliorations.

Apprendre continuellement
NIVEAU 1 : Ouverture d'esprit et curiosité, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande du feedback.

S'adapter avec agilité
NIVEAU 1 : S'adapte au changement, gère de manière constructive l'ambiguïté/l'incertitude, est flexible.

Agir avec détermination            
NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, est capable d'agir calmement dans l'adversité, est confiant.

S'engager et s'associer
NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion et de compréhension envers les autres, établit des relations positives.

Favoriser la diversité et l'inclusion
NIVEAU 1 : Apprécier et respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination.
 

Compétences transversales et techniques 

Éthique             
Connaissance des politiques de l'ONU - éthique              
Connaissance et compréhension du Statut et du Règlement du personnel des Nations Unies et des autres politiques relatives à l'éthique et à l'intégrité.
 

Administration et opérations

Gestion des documents et des dossiers

• Gestion globale des documents (papier ou électronique) ; politique de registre et de conservation, y compris le stockage et l'archivage.
•  Gestion globale des documents (papier ou électronique) ; registre et politique de conservation, y compris le stockage et l'archivage.

Gestion de l'inventaire

• Chaque bureau doit s'assurer qu'il y a suffisamment d'articles en stock disponibles pour l'utilisation ainsi que le rapport pour les articles qui dépassent le seuil de l'entreprise de 5 000 $ et plus.

Finance

Comptabilité (général)

• Connaissance des concepts, principes, cadres, normes, règlements, politiques et tendances en matière de comptabilité, et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques.

Finance Gestion bancaire et de trésorerie

• Capacité à collecter, manipuler et gérer la trésorerie, ce qui implique d'évaluer la liquidité du marché, les flux de trésorerie et les investissements.

Lutte contre la fraude, la corruption et les pots-de-vin

• Lutte contre la corruption et les pots-de-vin : Comprend la politique et les meilleures pratiques relatives aux contrôles anti-corruption et s'assure qu'elles sont mises en œuvre et largement comprises au sein de l'organisation. Lutte contre la fraude : Comprend les risques de fraude auxquels sont confrontés les organismes publics et est capable d'analyser efficacement les données pour soutenir l'identification des fraudes et la gestion des risques de fraude ; comprend les risques de fraude auxquels sont confrontés les organismes publics et est capable de mener une évaluation des risques de fraude et un plan de réponse.

1. Mots Clés

• Résultats
• Service
• Procédures
• Integrité
• Rapidit

Mentions légales

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.  Informations importantes pour les candidats.

Ce poste est soumis à un recrutement local.

Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD

Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance.  Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d'autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

Diversité de la main-d'œuvre

Le PNUD s'engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.

Avertissement de fraude

Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d'un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d'être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.

“Candidates selected pursuant to this vacancy may be subject to UNDP’s policy on Probation upon assignment”.