Administratör till enheten för fredsinsatser

• Ref: 22-00457
• Stockholm
• Sista ansökningsdag: 2022-08-14

Vill du vara med och bidra till internationell fred, säkerhet och utveckling? Vill du ha ett meningsfullt och utvecklande arbete där du gör skillnad? Då kan du vara vår nya kollega på FBA

Dina arbetsuppgifter 

Du kommer att arbeta som administratör på enheten för fredsinsatser. Du kommer att stödja programmet för sekunderingar i arbetet med att rekrytera och sända ut personal till internationella insatser. Du kommer att stödja programmet för ledarskap och samverkan och Challenges Forum i att planera och genomföra utbildningar, seminarier och större event. Du kommer även att ge stöd till enhetsledningen.

Gemensamt för dessa uppgifter är att du ger stöd och service till individer och grupper. Du bidrar med ordning och struktur och samordnar så att allt finns på rätt plats och görs vid rätt tidpunkt. Rollen pendlar från ett arbete i bakgrunden till att ha kontakter utåt, både genom fysiska och digitala möten. Programmet för sekunderingar stöttar du i arbetet med rekrytering och utstationering av personal till internationella fredsinsatser. Arbetet gäller till exempel annonsering, kontrakts- och passhantering, sammanställning av rapporter, ansvar för inboxar, kontakt och introduktion av sekunderad personal och stöd till kontingensmöten.  

Stödet till enhetens övriga program och enhetsledningen innehåller uppgifter som stöd till det praktiska genomförandet av utbildningar, konferenser och andra verksamhetsaktiviteter (fysiskt och digitalt), sammanställa material och rapporter, administration kring upphandling, inköp/beställningar och fakturor, protokollföra möten, stödja enhetens arbetsmiljöarbete, samt mötes-, konferens- och resebokningar.  

Inom ramen för dina tilldelade arbetsuppgifter förväntas du utveckla och uppdatera administrativa rutiner när behov finns. Du utgör också en aktiv del i ett nätverk av enhetsadministratörer och bidrar aktivt i andra samverkansgrupper på myndigheten. Inom detta nätverk förväntas du, genom ditt verksamhetsnära perspektiv, bidra till utveckling och förädling av administrativa processer och rutiner. 

Din profil 

Kvalifikationer 

• Akademisk examen relevant för tjänsten, eller motsvarande som arbetsgivaren bedömer som likvärdigt. 
• Erfarenhet av generellt administrativt arbete.
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i såväl tal som skrift.
• Mycket goda kunskaper i Microsoft Outlook, Word, Teams, Zoom och Excel eller motsvarande program. 

Meriterande  

• Erfarenhet av arbete från svensk myndighet.
• Erfarenhet av rekryterings och-/eller utbildningsadministration.
• Erfarenhet av arbete med eller i internationella organisationer.
• Kunskaper om upphandling och erfarenhet av kontraktshantering.
• Ytterligare språkkunskaper såsom franska, spanska, arabiska, eller annat språk av relevans för FBA:s samarbetsländer 

I rollen som administratör är du en nyckelperson på enheten. Ditt arbetssätt präglas av hög grad av professionalism, struktur och service. Du har en förmåga att ta initiativ och arbeta uppsökande i din service genom att vara lyhörd för andras behov. Du är ansvarstagande och ser till att dina uppgifter genomförs i tid, och är proaktiv och tydlig i din kommunikation. Du planerar, organiserar och prioriterar ditt arbete så att det blir tidseffektivt och kvalitativt. En god grundläggande IT-kompetens är relevant, men ännu viktigare är att du har ett intresse för att bidra till användandet och utvecklingen av digitala lösningar inom ramen för till exempel utbildningar där du kommer agera som ”producent”. Rollen som administratör kan innebära resande till länder där väpnad konflikt pågår. Det innebär att kraven på flexibilitet, gott omdöme och god samarbetsförmåga är särskilt höga. 

FBA strävar efter en personalsammansättning som speglar samhällets mångfald. Vi kommer lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper som, tillsammans med tidigare erfarenheter, ska kunna vidimeras vid referenstagning.  

Vi erbjuder ett meningsfullt arbete där du kan känna delaktighet och ansvar. På FBA är du som medarbetare vår viktigaste tillgång. Här kan du läsa mer om hur det är att arbeta på FBA och vilka karriärmöjligheter du har hos oss.  

Du kommer att anställas som tjänsteperson i rollen som administratör. Tjänsten är ett vikariat med start enligt överenskommelse, företrädesvis i september. Placeringsort är Stockholm. I arbetet ingår vissa resor, även utrikes till högriskområden. Tjänsten är säkerhetsklassad, registerkontroll kommer att göras enligt bestämmelser i säkerhetsskyddslagen.  

Ansök senast 2022-08-14.

Vi undanber oss erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.  

Kontaktperson

Johanna Gårdmark

Enhetschef

+46 10-456 23 51

Sandra Bäcklund  - sandra.backlund@fba.se

Daniel Hallström  - daniel.hallstrom@fba.se

HR verksamhetspartner, allmänna och praktiska frågor

Elisa Gyllin

Saco-S

+46 10-456 23 91