Auxiliar de Administración (registros y/o data entry) , Multiple positions

Buenos Aires

Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
Location: Buenos Aires
Grade: Administrative support - LICA-3, Local Individual Contractors Agreement
Occupational Groups:
- Operations and Administrations
- Statistics
- Administrative support
- Information Technology and Computer Science
Closing Date: Closed

Background Information - Job-specific

En el marco de sus actividades en la República Argentina, UNOPS conforma equipos de trabajo para apoyar en el diseño y la ejecución de diversos proyectos que requieren la contratación de un/una Auxiliar de Administración (registros y/o data entry) dada las necesidades de intervención en áreas de desarrollo Urbano y las políticas aplicadas en el territorio de la República Argentina, para lograr la implementación de proyectos que aúnen áreas como infraestructura, fortalecimiento de actores y desarrollo social, involucrando a todos los actores que puedan intervenir en un proyecto: sector público (ministerios nacionales, provincias,, municipios), organizaciones sociales y cooperativas, sector privado, beneficiarios/as y otras agencias del Sistema de Naciones Unidas.

El Programa “Mejoramiento de la Infraestructura Federal para el Desarrollo Sostenible (MIF)” dependiente del Ministerio de Obras Públicas de la República Argentina, tiene como principal objetivo contribuir al desarrollo de la Infraestructura Urbana en todas las áreas de la República Argentina para poder proyectar y fomentar el desarrollo local, humano, la integración social y la cultura de los mismos, a través de:

Ejecución de Proyectos de Renovaciones Urbanas;
Intervención territorial de evaluación y ejecución;
Formulación y ejecución de obras de Infraestructura Urbana;
Adquisición de equipamiento e insumos para atender déficits de infraestructura urbana;
Ejecución de obras en el espacio público (playones deportivos, plazas, veredas, peatonalización de espacios públicos, cordón cuneta)
Fortalecimiento Institucional del Ministerio de Obras Públicas, así como de los restantes actores/entidades asociadas a la ejecución de este programa.

El programa contribuye con los planes de Infraestructura Federal, para la ejecución de obras de infraestructura de urbanización, con el fin de posibilitar el acceso a los servicios básicos, a la consolidación barrial y la puesta en valor del espacio público, al desarrollo de las infraestructuras para la recuperación de la matriz productiva, a la construcción de equipamiento social para el fortalecimiento de las redes comunitarias y sanitarias, teniendo como ejes la equidad en el acceso a los servicios públicos por parte de la ciudadanía, la creación de puestos de trabajo, la promoción de la inclusión social y el cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible.

El Programa MIF se ejecuta con la asistencia y cooperación de la Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS).

En el área social el enfoque se centra esencialmente en el trabajo directo con destinatarios, organizaciones sociales, cooperativas, ONGs y actores gubernamentales asociados a este rubro, buscando que el impacto de los proyectos sea directo a las comunidades.

Functional Responsibilities

El/la Auxiliar de Administración (registros y/o data entry) trabajará en estrecha colaboración con el personal de Programas, Proyectos y Operaciones en las Oficinas Regionales/Operaciones o Centros de Proyectos para intercambiar y garantizar la prestación constante de servicios.

En marco del proyecto, UNOPS requiere contratar a un/a Auxiliar de Administración (registros y/o data entry) quien, bajo la supervisión del Responsable/Gerente de Proyecto desarrollará las siguientes funciones:

Las funciones/deberes/resultados clave de esta descripción del trabajo son genéricos y no todos los deberes son llevados a cabo por todos los/las Auxiliares de Administración (registros y/o data entry):

Mantenimiento del sistema de registro
Gestión eficaz del correo
Servicios de oficina
Funciones de recepcionista

1. Asegura el mantenimiento del sistema de registro/archivo enfocándose en el logro de los siguientes resultados:

Mantenimiento del sistema de archivo de la oficina;
Apertura de nuevos archivos de temas según sea necesario y eliminación de archivos antiguos de acuerdo con el cronograma de retención establecido.;
Mantenimiento de archivos, asegurándose de que los mismos estén almacenados en el drive correspondiente y sean accesibles;
Asistencia en la recolección de material de referencia y antecedentes de archivo de registro
Preparación de correspondencia e informes relacionados con actividades de registro;
Mantiene al equipo informado respecto a modificaciones o cambios necesarios en relación al desarrollo del sistema/plataforma expresado por el proyecto y/o asociado y contribuye con soluciones/posibles metodologías cuando sea necesario.

2. Asegura la provisión de una gestión efectiva del correo enfocándose en el logro de los siguientes resultados:

Recibo, registro, codificación y reenvío de comunicaciones entrantes (emails, cartas y cualquier tipo de documentación) al departamento/unidad oficial correspondiente y distribución de todas las copias necesarias dentro de la oficina;
Informa al equipo respecto de los cambios/modificaciones informados por el proyecto y/o asociado en tiempo y forma;
Ejecuta una colaboración proactiva con el equipo interno respecto del tratamiento y resolución de los comunicados.

3. Proporciona servicios de oficina de rutina, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

Mantenimiento de un sistema de control y suministro de stock en la operación;
Asegurar el correcto funcionamiento de los servicios de oficina y archivo;
Asegurar que todos los requisitos de limpieza y mantenimiento de la oficina estén satisfechos;
Asistencia y apoyo administrativo en actividades de soporte a la operación (Elaboración de presupuestos, facturación, gestión de datos, atención al asociado, informes y documentación administrativo/financiera).

4. Proporciona funciones de recepcionista/gestión asociado/cliente con tacto y eficiencia, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

Recepción (Presencial o virtual) de todos/as los/as visitantes, recepción de llamadas o mails y direccionamiento de éstos a las unidades/individuos relevantes;
Todas las consultas (virtuales o en persona) deben ser respondidas con discreción.

Education/Experience/Language requirements

a. Educación

Se requieren estudios de educación secundaria completos.
Título universitario/ tecnicatura será considerado un plus y permite reemplazar algunos años de experiencia relevante.

b. Experiencia

Se requiere un mínimo de tres (3) años de experiencia relevante en servicios de soporte administrativo en servicios de oficina y/o entrada de datos y/o funciones de soporte administrativo general (con estudios secundarios se precisan 3 años de experiencia, con tecnicatura se precisa 1 año de experiencia y con licenciatura 0).
Se considera un plus aportar experiencia en el sector público.
Se considera un plus aportar experiencia en gestión de datos.
Se requiere experiencia con paquetes de software de oficina y computadora (MS Office 2003 y/o versiones más recientes/Google Suite).

c. Idiomas

Se requiere dominio nativo del idioma español
Conocimiento del idioma inglés es un requisito deseable

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones).

Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas.

Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios.

Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión.

Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas.

Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común.

Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Contract type, level and duration

Tipo de contrato: Acuerdo como Contratista Individual (ICA)
Nivel de contrato: Local ICA 3 - Soporte
Duración del contrato: Indefinido. Contrato Continuo ICA sujeto a requerimientos de la organización, disponibilidad de fondos y/o desempeño satisfactorio.

Este contrato se establece en la modalidad de Contrato regular mensual, es decir se requiere una prestación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural.

Para mayor información sobre la modalidad contractual ICA, por favor siga el enlace:

https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Información adicional

Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET). 7 p.m. Argentina
Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
Los perfiles GPRS incompletos no serán considerados.
Favor de adjuntar los títulos académicos.
Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
Para contratos retainer/lumpsum, antes de proporcionar sus servicios a UNOPS, se le solicitará que complete algunos cursos obligatorios, con una dedicación de unas 4 horas.
El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.
Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales.

La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.

UNOPS está comprometida en alcanzar diversidad en términos de género, nacionalidad y cultura. Animamos especialmente a postularse a candidatas calificadas y grupos diversos. Todas las aplicaciones serán tratadas con la mayor discreción.

Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a sus colaboradores y reconoce la importancia de mantener un equilibrio entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política estricta de armonización laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.
A solicitud, UNOPS busca acomodar razonablemente a candidatas y candidatos con necesidades especiales.
La posición se encuentra en un lugar de trabajo familiar.

Información general de UNOPS

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.

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