Administrative and Financial Assistant (NPSA5)

Background

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. 
 
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectectionnés /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.

En réponse aux différents défis du développement, le PNUD entend, à travers le Portefeuille 2 « Croissance Inclusive et Développement Durable », accompagner la République de Madagascar à mettre en route des solutions innovantes en faveur de la réduction de la pauvreté et des inégalités de revenus. Dans ce cadre, seront adressés les problèmes liés au sous-emploi par le biais du développement de l’entreprenariat, de la création d’emplois décents, du développement des filières innovantes bleus et vertes, de la valorisation du capital naturel, et de la gestion durable de l’environnement, dans un paysage de financement de développement renforcé. 
Le PNUD compte aussi dans cette même perspective renforcer les capacités de l’Etat à planifier, budgétiser, suivre et évaluer les politiques/investissements publics, et à piloter, mobiliser et à améliorer la gestion des financements de son plan national de développement, pour l’atteinte des ODD. L’intégration et la mise en œuvre des ODD dans les stratégies et politiques nationales/régionales et sectorielles seront également effectuées.
Ce portefeuille 2 comprend deux projets. :
1)    Le Projet 1 dénommé « Appui à la diversification horizontale et verticale de l’Economie malgache » va appuyer le développement des filières innovantes bleues et vertes à Madagascar, en vue de renforcer les capacités des acteurs du développement à accéder aux ressources pour leur permettre de participer au processus de croissance et d’en tirer des revenus décents. 

2)    Le Projet 2 dénommé « Planification Stratégique et Mise en Œuvre des ODD et de l’Agenda 2063 -PSMODD» va s’atteler à renforcer les capacités de l’Etat à mobiliser et à gérer les financements nécessaires à la mise en œuvre de son Plan d’Emergence en vue de favoriser et d’impulser la transformation structurelle de l’économie et la réalisation des objectifs de développement durable.

Les termes de référence de l’Assistant Administratif et Financier du Projet PSMODD sont précisés ci-dessous.

Duties and Responsibilities

L’Assistant Administratif et Financier sera responsable des fonctions suivantes, mais sans s’y limiter :

Gestion financière :
-    Participer à l'élaboration du budget, du Plan de Travail Annuel et des plans opérationnels ;
-    Faire le suivi budgétaire ;
-    Gérer les trésoreries ;
-    Préparer toutes les demandes de paiement, la tenue des dossiers financiers et la préparation des rapports financiers exigés conformément aux règles et procédures financières de mise en œuvre nationale ;
-    Classer les pièces et les documents du programme ;
-    Etablir les états financiers : état des décaissements, rapprochement bancaire et suivi des travaux d’audit ;
-    Assurer la liaison sur la conduite de l’audit du projet et assurer l’accès des auditeurs aux documentations du projet, au personnel et aux institutions impliquées dans le projet
-    Faire le suivi des exercices d’audit du projet

Gestion administrative : 
-    Tenir des registres et des fichiers de documentation et des rapports technique et financier ;
-    Suivre les dossiers d'acquisition des biens et des services ; 
-    Appuyer le Coordonnateur dans la rédaction des rapports et dans le suivi des activités d'évaluation du projet ; 
-    Prendre des notes lors des réunions du projet et rédiger les correspondances au besoin

Gestion logistique :
-    Aider à l’organisation d’évènements (réunions, séminaires, ateliers, formations, missions, etc.) et assurer les arrangements logistiques appropriés ; 
-    Gérer les stocks de fournitures de bureau et consommables informatiques ; 
-    Préparer les arrangements de voyage internes et externes pour le personnel du projet et
-    Suivre l'utilisation des véhicules ;
-    Mettre à jour l'inventaire des biens durables ;
-    Soutenir l’achat de biens et services, suivre l'émission des contrats et des paiements ainsi que le maintien, le développement et la mise à jour d'un registre des actifs ;
-    Entreprendre d’autres tâches exigées par le projet.

Competencies

Core
Achieve Results:	LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline
Think Innovatively:	LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements
Learn Continuously:	LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback
Adapt with Agility:	LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible
Act with Determination:	LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident
Engage and Partner:	LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships
Enable Diversity and Inclusion:	LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination

Cross-Functional & Technical competencies  Thematic Area Name Definition Administration and Operations Assets Management Knowledge of policy & procedures on PP&E; ability to prepare financial statements on PP&E; maintain Asset Management Module in ATLAS, Asset Dashboard; develop supporting tools for assets certification and further enhancements for AM module; design and run training programs, etc. on assets management and assets recording; run APAM interface; perform AP-AM-GL reconciliation; perform analytical review of AM reports and asset information to ensure completeness and accuracy of asset information Administration & Operations Documents and records management Overall document (hard or electronic) management; registry and retention policy including storing and archiving Finance Budget management Ability to support budgetary aspects of work planning process, drawing and management of team budget Finance Financial reporting and analysis Understands changes in regulatory, legal and ethical frameworks and standards for financial reporting in the public sector. Ability to extract, evaluate financial data, derive relevant findings and present them in a meaningful and coherent manner to facilitate effective decision making and performance monitoring. Understands the benefits of integrated reporting, including non-financial resources such as human, social and intellectual capital, and environmental and governance performance Business Management Customer Satisfaction/Client Management Ability to respond timely and appropriately with a sense of urgency, provide consistent solutions, and deliver timely and quality results andor solutions to fulfil and understand the real customers' needs. Provide inputs to the development of customer service strategy. Look for ways to add Yalue be\ond clients' immediate requests. Abilit\ to anticipate client's upcoming needs and concerns Business Management Monitoring Ability to provide managers and key stakeholders with regular feedback on the consistency or discrepancy between planned and actual activities and programme performance and results Recovery Solutions and Human Mobility Recovery Solutions and Human Mobility Women's Economic Empowerment

Required Skills and Experience

Education:

• L’obtention d’un diplôme de niveau secondaire est requise ou
  Un baccalaureat  en finances et en comptabilité ou un diplome equivalent ou Une certification en Finances sera dûment pris en considération.

Experience:

• Minimum de 5 ans d’expérience pertinente avec l’enseignement secondaire, et 2 ans d’experience avec un diplôme de maitrise dans la gestion administrative et financière des projets et programmes dans une organisation non gouvernementale nationale/internationale ou une organisation internationale ou au sein d’entreprise privée ;

Disclaimer

Les candidatures féminines sont fortement encouragées. 

Informations importantes pour les candidats 

Tous les postes dans les catégories NPSA sont soumis à un recrutement local. 

Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD 

Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance.  Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d'autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires. 

Diversité de la main-d'œuvre 

Le PNUD s'engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines. 

Scam warning 

Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d'un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d'être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.