PRoL Case Management Supervisor

تحت إشراف وتوجيه قائد فريق الحماية و سيادة القانون، سيكون مسؤول إشراف إدارة الحالة مسؤولا عن إدارة برنامج إدارة الحالة في شمال غرب سوريا، وسيضطلع بمسؤولية التطبيق االفعال والتوثيق الملائم لجميع الحالات من خلال إشرافه/ ـا على إدارة عمل اربعة عمال حالة. سيعمل مسؤول إشراف إدارة الحالة مع أفراد فريق الحماية الآخرين في الشمال السوري وفي غازي عيناب لضمان توثيق ومشاركة الاتجاهات والتحديات المتعلقة ببرنامج إدارة الحالة.

 

المسؤوليات الرئيسية: المسؤوليات الرئيسية لمشرف إدارة الحالة مذكورة أدناه:

1.       إدارة الحالات الفردية

استقبال الإحالات المتعلقة بالأفراد والعائلات الذين تم اكتشافهم من خلال التوعية والأنشطة الأخرى (داخليًا من خلال فرق رصد الحماية الإنسانية و حماية الطفل و الدعم النفسي و الفرق الاخرى، وخارجياً من خلال مقدمي الخدمات والمنظمات الشريكة).

·         ضمان الرصد والمراجعة والمتابعة المناسبة للخدمات المقدمة للحالات.

·         ضمان الحفاظ على الوثائق الكاملة والمحدثة المتعلقة بكل حالة على حدة.

·         تحديد ما إذا كان من المناسب وقف المتابعة للأفراد والعائلات (إغلاق الحالة) ومتى يكون ذلك مناسبًا.

·         العمل مع الأفراد والأسر الذين تم تحديدهم لتطوير وتنفيذ خطة عمل وفقًا لاحتياجاتهم وقدراتهم وأهدافهم سواءا بشكل ميداني أو في المركز.

·         عرض خيارات على الأفراد والعائلات ، بما في ذلك البحث عن بدائل عندما لا تتوفر الخدمات المطلوبة ، وإشراك الأفراد و / أو العائلات بنشاط في اتخاذ القرار الذي سيؤثر عليهم.

·         تقييم المخاطر ودعم الأفراد والأسر لفهم المخاطر ذات الصلة بوضعهم.

·         ربط الأفراد والأسر بمجموعات وشبكات الدعم والموارد المجتمعية الأخرى بما يتناسب مع الاحتياج.

·         أن تكون مسؤولاً أمام الأفراد والأسر والمجتمعات عن الخدمات التي تقدمها.

 

2.       الإشراف على الموظفين

الإشراف على عمال الحالة وتوزيع المهام داخل الفريق.

·         دعم عمالة الحالة في إجراء الزيارات المنزلية والمقابلات في المركز لتقييم احتياجات الأفراد والأسر.

·         دعم عمال الحالة من خلال توفير التوجيه التقني. تأكد من أن الموظفين يطبقون ويحترمون أفضل الممارسات وبروتوكولات IRC لإدارة الحالة.

·         تأكد من تقديم عمال الحالة خدمات عالية الجودة وإدارة مناسبة لحالات المستفيدين.

·         تنظيم وتسهيل جلسات مراجعة ملف الحالة لضمان متابعة إجراءات إدارة الحالة المناسبة وتنفيذ ممارسات إدارة الحالة عالية الجودة.

·         عقد جلسات إرشاد وتوجيه لمسؤولي الحالة بشكل منتظم بناءً على الاحتياجات والثغرات المحددة.

·         تطوير خطط بناء القدرات لعمال الحالة لزيادة تعزيز التقييم المستمر لقدرات العمال وإعداد خطط بناء القدرات وفقًا لذلك بدعم من مدير الحماية الأعلى.

·         تنظيم اجتماعات إدارة الحالة مع مقدمي الخدمة عند الحاجة.

·         الحفاظ على علاقة عمل إيجابية داخل الفريق ، وتعزيز جهود بناء الفريق.

 

3.       إدارة البيانات وإعداد التقارير

·         إدارة وحفظ وتخزين البيانات ، وضمان سرية المعلومات التي تم جمعها والخدمات المقدمة.

·         إعداد وتقديم خطط العمل الأسبوعية والشهرية في الوقت المناسب و رفعها لمدير الحماية الأعلى للتحقق من جدواها.

·         إعداد وتقديم تقرير شهري عن إدارة الحالة بالتنسيق مع "موظف التقارير الأعلى".

·         دعم تنفيذ أدوات المراقبة والتقييم والإبلاغ عن المشاكل في تنفيذ البرنامج.

·         وضع الخطط الاسبوعية و الايعاز من خلال الاجتماعات عن أهمية الالتزام  بمعايير الرعاية وجودة إدارة حالة ومتطلبات الإبلاغ.

·         متابعة المهام المالية والإدارية المتعلقة ببرنامج المساعدة النقدية مثل رفع طلبات الدفع والسلف واستمارات التصفية بما في ذلك ضمان إعداد جميع المستندات الداعمة بدقة.

·         حافظ على تحديث الملفات المالية والإدارية.

 

4.       التنسيق والتمثيل عن القسم.

·         التنسيق مع فريق الشؤون المالية في IRC بشأن الإجراءات المالية والإدارية والتأكد من تقديم المستندات المالية بطريقة دقيقة وفي الوقت المناسب ووفقًا للسياسة.

·         تطوير والحفاظ على علاقة عمل فعالة مع أصحاب المصلحة بما في ذلك الوكالات الشريكة وقادة المجتمع ومقدمي الخدمات للإحالة الفورية والمتابعة وتبادل المعلومات.

·         المساهمة في الحفاظ على خريطة خدمة محدثة لمقدمي الخدمة العاملين في المنطقة واتخاذ خطوات استباقية للبقاء على اطلاع بالخدمات المتاحة بالتنسيق مع موظف الإحالة.

·         استقبال الحالات المحالة من الجهات الأخرى وتوزيعها على أعضاء الفريق. ضمان تقديم الملاحظات بشأن الإجراءات المتخذة للوكالات الأخرى عند الضرورة بما يتناسب مع متطلبات السرية.

·         المطالبة و التأييد نيابة عن الأفراد والعائلات للوصول إلى الخدمات ودعم الأفراد والعائلات لتمثيل آرائهم واحتياجاتهم وقدراتهم بشكل فعال في جميع الاجتماعات التي تؤثر عليهم.

·         التنسيق مع الأنشطة التكميلية لقسم الحماية في IRC مثل فريق المراقبة القانونية والحماية بشأن الإحالة وتحديد الأشخاص ذوي الاحتياجات الخاصة.

·         المساهمة في الإدارة والإشراف على أنشطة البرنامج المنفذة والمقدمة في المركز المجتمعي.

·         المتابعة مع اللجان وإدارة المجتمع بشأن المهام ذات الصلة المتعلقة بمركز المجتمع.

·         متابعة المتطوعين المجتمعيين على جودة تقديم الأنشطة في الجلسات.

·         التنسيق مع إدارات الحماية الأخرى لاتباع نهج متكامل في حالات محددة ولأنشطة أخرى ذات صلة وفقًا لخطة العمل المحددة مع مدير الحماية الأعلى وقيادة القطاعات الأخرى داخل IRC.

 

إدارة أداء الموظفين والتعلم والتطوير:

•          التوظيف والإشراف وبناء قدرات أعضاء الفريق في الكفاءات الفنية والإدارية ذات الصلة.

•          تطوير وتنفيذ نهج بناء القدرات في الإدارة عن بعد لبناء نقاط القوة للفرق في سوريا.

•          تدريب وإشراف وتوجيه الموظفين الذين يتم الاشراف عليهم ، بما في ذلك إيصال توقعات واضحة ، وتحديد أهداف الأداء السنوية ، وتقديم ردود فعل إيجابية وبناءة بانتظام وفي الوقت المناسب ، وتقديم مراجعات أداء نصف سنوية موثقة.

•          الحفاظ على علاقات مفتوحة ومهنية مع أعضاء الفريق ، وتعزيز روح الفريق القوية وتوفير الإشراف والتوجيه لتمكين الموظفين من الأداء بنجاح في مناصبهم.

•          إدارة الوقت و الموافقة على الحضور والمغادرة وإدارتها لضمان التغطية الإدارية الكافية. ضمان تقديم جدول زمني دقيق شهريًا وإجراء مراجعات اختبارية.

•          عقد اجتماعات عالية الجودة مع كل موظف على أساس منتظم ويمكن التنبؤ به ، على أساس شهري كحد أدنى.

•          تقديم خطة تطوير قابلة للقياس بما في ذلك التعلم أثناء العمل بهدف تعزيز القدرة التقنية ، وتبادل المعرفة داخل الفريق وتقديم التوجيه بشأن المسارات الوظيفية.

•          كما هو مطلوب ، تحديد قضايا أداء الموظفين والعمل مع الموارد البشرية لتوثيق ومعالجة هذه وفقا لسياسات توظيف الموظفين الوطنيين.

•          الحفاظ على علاقات مفتوحة ومهنية مع أعضاء الفريق ، وتعزيز روح الفريق القوية وتوفير الإشراف والتوجيه لتمكين الموظفين من الأداء بنجاح في مناصبهم.

•          تعزيز ومراقبة رعاية الموظفين ورفاههم. نموذج ممارسات التوازن بين العمل والحياة الصحية. دعم التدخلات المناسبة استجابة لاحتياجات رعاية الموظفين المحددة لكل من الموظفين الوطنيين والدوليين.

•          ابحث عن فرص لدعم الموظفين في تطورهم الوظيفي ، عند الاقتضاء. كجزء من خطة التعاقب وأهداف التوطين ، تحديد وتدريب وتطوير قدرات الموظفين الوطنيين من أجل نقل الدور والمسؤوليات بنجاح بحلول نهاية التعيين.