Contexto/Descripción del Proyecto

El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), es la agencia de la ONU especializada en materia de desarrollo, está presente en más de 170 países y territorios al rededor del mundo. Promueve el cambio y conecta a los países con los conocimientos, la experiencia y los recursos necesarios para que encuentren soluciones innovadoras ante desafíos para mejorar la calidad de vida de sus habitantes y mantener los avances del desarrollo.

La Oficina de País del PNUD en Paraguay es un interlocutor clave del Gobierno en temas de gobernanza, desarrollo inclusivo y medio ambiente y desarrollo sostenible, y trabaja en estrecha cooperación con las partes interesadas en todos los niveles, así como con diferentes donantes para avanzar en el PND y la Agenda 2030.

El Equipo del Programa del PNUD en Paraguay trabaja de manera integrada para proporcionar liderazgo de pensamiento y permitir la innovación y las soluciones de desarrollo transversales que se amplifican por el conocimiento del PNUD, la investigación y el asesoramiento, presta su cooperación principalmente a través de proyectos de desarrollo, pudiendo darse esta colaboración en cualquier etapa del ciclo de los proyectos: diseño, implementación, monitoreo y/o evaluación.

Con enfoque en la ejecución de las actividades y el logro de los resultados previstos; como así también la prestación de los servicios de apoyo para la contratación de personal, la adquisición de bienes y servicios, la facilitación de actividades de capacitación o socialización, y el manejo contable y financiero para los proyectos.

En el marco del panorama descrito, se requiere la contratación de dos (2) profesionales que brinden asistencia administrativa en el marco de diferentes Proyectos a fin de asegurar que se alcancen los resultados establecidos.

El/la  Administrador/a deberá liderar la articulación y canalización interna de los procesos, para la ejecución exitosa de las actividades del/de los proyectos que le sean asignados y la obtención de los resultados esperados

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
Alcance del Trabajo/Responsabilidades
El objetivo de esta contratación es contar con un/a Administrador/a que lleve a cabo la gestión operativa y administrativa del/de los proyectos que le sean asignados, bajo la normativa del PNUD y en estrecha coordinación con el equipo interno del Proyecto, la Unidad de Programa y todas las áreas involucradas.

Responsabilidades:

  • Participar en la elaboración del Plan Operativo Anual (POA) y los planes trimestrales y realizar el seguimiento y monitoreo operativo y financiero del proyecto.
  • Elaborar el plan de adquisiciones en base a las actividades establecidas en el POA con su presupuesto respectivo, y monitorear su implementación en tiempo y forma.
  • Proponer e implementar las estrategias de adquisiciones de bienes y servicios más adecuadas para la ejecución de las actividades del proyecto, identificando cuellos de botella y proponiendo  las soluciones operativas correspondientes.
  • Elaborar y gestionar las documentaciones administrativas requeridas para la gestión del Proyecto (llamados a concurso de bienes y servicios, órdenes de compra, solicitudes de pagos, solicitudes de contratos, documentaciones para los viajes: viáticos, combustibles y otros), conforme con las normas y los procedimientos del PNUD y/o a las exigencias acordadas con el donante.
  • Realizar las revisiones presupuestarias que se requirieran.
  • Verificar y conciliar el Listado Combinado de Gastos (CDR) enviado por el PNUD.
  • Verificar que todos los pagos de remuneraciones y por otros servicios se efectúen con arreglo a los términos del contrato o convenio y las autorizaciones correspondientes.
  • Asegurar que se disponga de un registro adecuado y actualizado de los bienes del Proyecto (equipos, muebles, infraestructura, vehículos, maquinarias y otros bienes no fungibles) que hayan sido adquiridos con fondos del Proyecto.
  • Preparar los informes financieros y las rendiciones que correspondan en el marco del  Proyecto, atendiendo las normativas del donante y del PNUD, según fuere el caso e interactuar con las instancias que hicieren falta para asegurar la provisión de información en tiempo y forma.
  • Brindar apoyo administrativo  al equipo de trabajo y coordinar acciones e informes con el PNUD, el Proyecto y otros actores del proyecto.
  • Brindar apoyo en el monitoreo.
  • Las funciones y atribuciones contenidas en el presente TdR son enunciativas y no limitativas.

Acuerdo Institucional

El/la Administrador/a trabajará bajo la supervisión directa del/de la Coordinador/a del Proyecto, y en estrecha coordinación con el equipo de proyecto, con la Unidad de Programa y con todas las instancias pertinentes.

Competencias

Básicas

Lograr resultados

NIVEL 1: Planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad en el plazo previsto

Pensamiento Innovador

NIVEL 1: Está abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, es pragmático en la resolución de problemas, realiza mejoras

Aprendizaje Continuo

NIVEL 1: Tiene la mente abierta y es curioso, comparte sus conocimientos, aprende de los errores, pide opiniones.

Adaptación con agililidad

NIVEL 1: Se adapta a los cambios, maneja constructivamente la ambigüedad/incertidumbre, es flexible

Actuar con Determinación

NIVEL 1: Muestra empuje y motivación, es capaz de actuar con calma ante la adversidad, tiene confianza en sí mismo.

Compromiso y Colaboración

NIVEL 1: Demuestra compasión/comprensión hacia los demás, establece relaciones positivas

Permitir Diversidad e Inclusión

NIVEL 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios inconscientes, se enfrenta a la discriminación

Competencias Técnicas y Transversales

Áreas Temáticas

Nombre

Definición

Business Administration

Comunicación:

Capacidad para comunicarse de manera clara, concisa y sin ambigüedades, tanto a través de la comunicación escrita como verbal; para personalizar los mensajes y elegir los métodos de comunicación en función de la audiencia

Capacidad para gestionar comunicaciones internas y externas, a través de medios de comunicación, redes sociales y otros canales apropiados.

Satisfacción del cliente:

Capacidad para responder oportuna y adecuadamente con sentido de urgencia, brindar soluciones consistentes y entregar resultados y/o soluciones oportunas y de calidad para satisfacer y comprender las necesidades reales de los clientes. Proporcionar insumos para el desarrollo de la estrategia de servicio al cliente. Buscar formas de agregar valor más allá de las solicitudes inmediatas de los clientes. Capacidad de anticipar las próximas necesidades e inquietudes del cliente.

Trabajo con pruebas y datos:

Capacidad para inspeccionar, limpiar, transformar y modelar datos con el objetivo de descubrir información útil, informar conclusiones y apoyar la toma de decisiones.
Calificaciones mínimas de un NPSA

Educación académica mínima requerida
  • Estudios secundarios concluidos + 6 años de experiencia laboral en Administración Pública o de Empresas, Ciencias Contables, Economía o afines a estos términos de referencia.
  • O bien, Profesional universitario/a en grado de licenciatura de  Administración Pública o de Empresas, Ciencias Contables, Economía o afines a estos términos de referencia + 3 años de experiencia laboral relevante.

Años mínimos de Experiencia laboral relevante
  • 1 (una) Experiencia de trabajo en Proyectos Sociales o de Desarrollo, se considerará un valor agregado.
  • 1 (una) Experiencia de interacción con instituciones y actores públicos y privados, involucrados en el desarrollo.
  • Experiencia de trabajo con organismos internacionales será considerado un valor agregado.

Habilidades y competencias requeridas
  • Demuestra compromiso con la misión, la visión y los valores del PNUD.
  • Sensibilidad y adaptabilidad cultural, de género, religión, raza, nacionalidad y edad.
  • Comparte conocimientos y experiencia
  • Trabaja activamente hacia su desarrollo personal y profesional, trabaja sobre su plan de aprendizaje y aplica nuevos conocimientos adquiridos.
  • Uso adecuado de herramientas informáticas (Word, Excel, Power  Point).

Habilidades y competencias deseables
  • Habilidad para desarrollar una variedad de tareas especializadas relativas a la Gestión por Resultados (RBM), incluyendo el apoyo a la planificación e implementación del proyecto, manejo de datos y elaboración de informes.
  • Focalización en resultados para el cliente. Respuesta positiva a la retroalimentación.
  • Trabaja con energía y actitud positiva y constructiva.
  • Permanece calmo/a, en control y de buen humor, incluso bajo presión.
  • Demuestra apertura al cambio y habilidad para administrar situaciones complejas.

Idiomas(s) requeridos (a nivel laboral)

Dominio del español oral y escrito

Altamente deseable, excelente manejo del idioma inglés.

Certificados profesionales
  • Deseable, cursos de gestión de proyectos y/o de equipos de trabajo, liderazgo, planificación o afines a estos términos de referencia

Viajes:  Disponibilidad para desplazamientos al interior del país en las áreas de influencia del/de los Proyectos en los casos que sean requeridos.

Los siguientes documentos deben requerirse a los aplicantes:

  1. CV personal o P11, indicando los puestos anteriores y sus funciones, la duración (mes-año), los requisitos, así como los detalles de contacto (correo y numero de teléfono) del (la)candidato(a), y al menos tres referencias laborales de supervisores previos. Las referencias pueden incluir también a los colegas.
  2. Una carta de presentación (máximo una página) indicando por que la persona se considera idónea para la posición.

Se podrá requerir cualquier otro material relevante de su experiencia como reportes, presentaciones, publicaciones, campañas u otros materiales.

Disclaimer
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UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.
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