Descripción del Proyecto

El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), es la agencia de la ONU especializada en materia de desarrollo, está presente en más de 170 países y territorios al rededor del mundo. Promueve el cambio y conecta a los países con los conocimientos, la experiencia y los recursos necesarios para que encuentren soluciones innovadoras ante desafíos para mejorar la calidad de vida de sus habitantes y mantener los avances del desarrollo.

La Oficina de País del PNUD en Paraguay es un interlocutor clave del Gobierno en temas de gobernanza, desarrollo inclusivo y medio ambiente y desarrollo sostenible, y trabaja en estrecha cooperación con las partes interesadas en todos los niveles, así como con diferentes donantes para avanzar en el PND y la Agenda 2030.

El Equipo del Programa del PNUD en Paraguay trabaja de manera integrada para proporcionar liderazgo de pensamiento y permitir la innovación y las soluciones de desarrollo transversales que se amplifican por el conocimiento del PNUD, la investigación y el asesoramiento, presta su cooperación principalmente a través de proyectos de desarrollo, pudiendo darse esta colaboración en cualquier etapa del ciclo de los proyectos: diseño, implementación, monitoreo y/o evaluación.

Con enfoque en la ejecución de las actividades y el logro de los resultados previstos; como así también la prestación de los servicios de apoyo para la contratación de personal, la adquisición de bienes y servicios, la facilitación de actividades de capacitación o socialización, y el manejo contable y financiero para los proyectos.

En el marco del panorama descrito, se requiere la contratación de un profesional que brinde asistencia administrativa en el marco de diferentes Proyectos a fin de asegurar que se alcancen los resultados establecidos.

El/la Auxiliar/Asistente Administrativo/a de Proyectos deberá brindar apoyo en la articulación y canalización interna de los procesos, para la ejecución exitosa de las actividades de los proyectos que le sean asignados y la obtención de los resultados esperados.

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
Alcance de Trabajo
  1. Asistir en la administración de los recursos financieros de los Proyectos asignados, principalmente en lo relacionado a los procesos de planificación administrativa, contratación, adquisición de bienes y servicios, concurso de precios, pagos, rendición, conciliación, revisión de presupuestos y manejo de inventarios.
  2. Apoyar en la elaboración del Plan Operativo Anual y en el Plan de Adquisiciones de los proyectos que le sean asignados.
  3. Brindar apoyo en la creación y actualización del archivo de Proyectos.
  4. Apoyar en la emisión de los informes financieros y rendiciones en plazo y forma.
  5. Apoyar en la organización de las misiones de campo del equipo técnico.
  6. Brindar apoyo en la logística para eventos (talleres de capacitación y de difusión pública, lanzamientos, mesas temáticas, reuniones y similares) que se organicen en el marco de las actividades de los Proyectos.
  7. Apoyar al Pool de Asociadas y al área de Programa en las tareas que le sean solicitadas.
  8. Las funciones y atribuciones contenidas en el presente TdR son enunciativas y no limitativas.

Acuerdo Institucional

El/ la Auxiliar/Asistente Administrativo/a de Proyectos trabaja bajo la supervisión directa del Administrador/a de Proyectos que supervisa, coordina y guía el día a día del trabajo del/de la Auxiliar/Asistente, así como la calidad en la ejecución; además el/la Auxiliar/Asistente Administrativo/a de Proyectos tiene una línea de reporte matricial con el Coordinador/a de Proyectos y con la Unidad de Programa según la tarea que le sea asignada.

Competencias

Básicas

Lograr resultados

NIVEL 1: Planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad en el plazo previsto

Pensamiento Innovador

NIVEL 1: Está abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, es pragmático en la resolución de problemas, realiza mejoras

Aprendizaje Continuo

NIVEL 1: Tiene la mente abierta y es curioso, comparte sus conocimientos, aprende de los errores, pide opiniones.

Adaptación con agililidad

NIVEL 1: Se adapta a los cambios, maneja constructivamente la ambigüedad/incertidumbre, es flexible

Actuar con Determinación

NIVEL 1: Muestra empuje y motivación, es capaz de actuar con calma ante la adversidad, tiene confianza en sí mismo.

Compromiso y Colaboración

NIVEL 1: Demuestra compasión/comprensión hacia los demás, establece relaciones positivas

Permitir Diversidad e Inclusión

NIVEL 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios inconscientes, se enfrenta a la discriminación

GESTIÓN DE PERSONAS

Demuestra empatía e inteligencia emocional: se preocupa genuinamente por las personas; adaptar los estilos de liderazgo en los momentos apropiados y ve lo positivo en personas, situaciones y eventos.

Competencias Funcionales y Transversales

Área Temática

Nombre

Definición

Business Administration

Comunicación:

Capacidad para comunicarse de manera clara, concisa y sin ambigüedades, tanto a través de la comunicación escrita como verbal; para personalizar los mensajes y elegir los métodos de comunicación en función de la audiencia

Capacidad para gestionar comunicaciones internas y externas, a través de medios de comunicación, redes sociales y otros canales apropiados.

Satisfacción del cliente:

Capacidad para responder oportuna y adecuadamente con sentido de urgencia, proporcionar soluciones coherentes y ofrecer resultados y/o soluciones oportunas y de calidad para satisfacer y comprender las necesidades reales de los clientes.

Trabajo con pruebas y datos:

Capacidad para inspeccionar, limpiar, transformar y modelar datos con el objetivo de descubrir información útil, fundamentar conclusiones y apoyar la toma de decisiones.

Calificaciones Mínimas de un NPSA

Educación académica mínima requerida
    • Estudios secundarios concluidos. Altamente deseable título universitario de la carrera de Administración de Empresas, Contabilidad, Economía u otras carreras del área social.

Años mínimos de Experiencia laboral relevante
    • Experiencia laboral de al menos 3 (tres) años.
    • Experiencia específica en el área administrativa de al menos 1 año.
    • Experiencia de trabajo en Proyectos Sociales o de Desarrollo, se considerará un valor agregado.
    • Experiencia de interacción con instituciones y actores públicos y privados, involucrados en el desarrollo.
    • Experiencia de trabajo con organismos internacionales será considerado un valor agregado

Habilidades y Competencias Requeridas
  • Demuestra compromiso con la misión, la visión y los valores del PNUD
  • Sensibilidad y adaptabilidad cultural, de género, religión, raza, nacionalidad y edad.
  • Comparte conocimientos y experiencia
  • Trabaja activamente hacia su desarrollo personal y profesional, trabaja sobre su plan de aprendizaje y aplica nuevos conocimientos adquiridos.
  •    Uso adecuado de herramientas informáticas (Word, Excel, Power    Point).

Habilidades y Competencias Deseables
  • Habilidad para desarrollar una variedad de tareas especializadas relativas a la Gestión por Resultados (RBM), incluyendo el apoyo a la planificación e implementación del proyecto, manejo de datos y elaboración de informes.
  • Focalización en resultados para el cliente. Respuesta positiva a la retroalimentación.
  • Trabaja con energía y actitud positiva y constructiva.
  • Permanece calmo/a, en control y de buen humor, incluso bajo presión.
  • Demuestra apertura al cambio y habilidad para administrar situaciones complejas.

Idiomas requeridos
    • Dominio de español
    • Conocimiento básico de ingles, es altamente deseable

Certificados Profesionales
    • Se valorarán talleres, seminarios o cursos relacionados al área.

Viajes:  Disponibilidad para desplazamientos al interior del país en las áreas de influencia del/de los Proyectos en los casos que sean requeridos.

Los siguientes documentos deben requerirse a los aplicantes:

  1. CV personal o P11, indicando los puestos anteriores y sus funciones, la duración (mes-año), los requisitos, así como los detalles de contacto (correo y numero de teléfono) del (la)candidato(a), y al menos tres referencias laborales de supervisores previos. Las referencias pueden incluir también a los colegas.
  2. Una carta de presentación (máximo una pagina) indicando por que la persona se considera idónea para la posición.
  3. Los gerentes pueden requerir cualquier otro material relevante de su experiencia como reportes, presentaciones, publicaciones, campañas u otros materiales.
Disclaimer
Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment. 
UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.
Applicant information about UNDP rosters
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify. Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.