Human Resources Assistant - TA

Grade

GS4General Service

Reason

Temporary > Temporary Assignment/ AppointmentA (least hardship)Family<p></p><p></p>No2022-11-01-07:002022-12-31-08:00November 27, 2022

Standard Job Description

Human Resources Assistant Organizational Setting and Work Relationships Human Resources Assistant will function under direct supervision of the Administrative or Human Resources Officer/Associate, assisting him/her in personnel administration and other HR related matters, including the process of recruitment and appointment of staff, and in the performance management and welfare issues of staff under area of responsibility (AOR). All UNHCR staff members are accountable to perform their duties as reflected in their job description. They do so within their delegated authorities, in line with the regulatory framework of UNHCR which includes the UN Charter, UN Staff Regulations and Rules, UNHCR Policies and Administrative Instructions as well as relevant accountability frameworks. In addition, staff members are required to discharge their responsibilities in a manner consistent with the core, functional, cross-functional and managerial competencies and UNHCR¿s core values of professionalism, integrity and respect for diversity. Duties - Provide clerical support in the recruitment, assignment, reassignment and separation of local general service staff. - Assist in processing local staff members¿ contracts, entitlements and benefits in accordance with Staff Rules and established HR procedures. - Provide advice to staff members on their rights, obligations, benefits and entitlements according to the UN/UNHCR staff rules and regulations. - Assist newly arrived international staff with administrative formalities related to their accreditations, security/ground passes, arrange travel and hotel reservations. Assist with shipment of their personal effects in coordination with the logistics section. - Provide administrative support to staff and dependants in case of medical evacuations, as well as security evacuations/relocations. - Maintain personnel records in the office, including maintenance of the attendance, overtime and leave records. - Initiate calculations for payments related to personnel issues such as settlement of travel claims, overtime claims, hazard pay, MIP reimbursements, medical and security evacuations, shipment costs. - Initiate routine correspondence on HR matters for the authorizing officer¿s approval. - Perform other related duties as required. Minimum Qualifications Education & Professional Work Experience Years of Experience / Degree Level For G4 - 1 year relevant experience with High School Diploma; or Bachelor or equivalent or higher Field(s) of Education Not specified. Certificates and/or Licenses Not specified. Relevant Job Experience Essential Not specified. Desirable Field experience with UNHCR and/or with other humanitarian organizations is an asset. Good knowledge of UNHCR administrative procedures and processes and exposure to provision of support services in an international organization. High IT affinity and working experience of ERP systems. Functional Skills UN-UN/UNHCR Administrative Rules, Regulations and Procedures IT-Computer Literacy IT-Enterprise Resource Planning (ERP) (Functional Skills marked with an asterisk* are essential) Language Requirements For International Professional and Field Service jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English. For National Professional jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English and local language. For General Service jobs: Knowledge of English and/or UN working language of the duty station if not English. All UNHCR workforce members must individually and collectively, contribute towards a working environment where each person feels safe, and empowered to perform their duties. This includes by demonstrating no tolerance for sexual exploitation and abuse, harassment including sexual harassment, sexism, gender inequality, discrimination, and abuse of power. As individuals and as managers, all must be proactive in preventing and responding to inappropriate conduct, support ongoing dialogue on these matters and speaking up and seeking guidance and support from relevant UNHCR resources when these issues arise. This is a Standard Job Description for all UNHCR jobs with this job title and grade level. The Operational Context may contain additional essential and/or desirable qualifications relating to the specific operation and/or position. Any such requirements are incorporated by reference in this Job Description and will be considered for the screening, shortlisting and selection of candidates.Las personas interesadas en postularse a esta vacante deben ser nacionales de El Salvador o deben tener un permiso de trabajo válido en El Salvador al momento de la aplicación, reclutamiento y contratación. Los ciudadanos no salvadoreños deben adjuntar un permiso de trabajo válido para ser considerados a esta vacante.

Las y los candidatos/as preseleccionados deberán presentarse a una entrevista; también se puede administrar una prueba técnica y práctica. Solo se contactarán a las y los candidatos preseleccionados y No se aceptarán aplicaciones fuera de la fecha de cierre.

El ACNUR está comprometido con la diversidad y la inclusión laboral, por lo que se anima a todas las personas a aplicar a esta vacante independientemente de su religión, edad, sexo, etnia, discapacidad, identidad o expresión de género, orientación sexual.

El ACNUR no cobra ninguna tarifa en todas las etapas del proceso de contratación (solicitud, reunión de entrevista, procesamiento, capacitación o cualquier otra tarifa).

Esta vacante está sujeta a prueba de vacunación contra Covid-19 con vacuna aprobada por la OMS, autorización médica y controles de referencia satisfactorios.

Se ofrece un paquete competitivo de remuneración y beneficios. Para obtener información sobre los sueldos, asignaciones y beneficios de Naciones Unidas, visite el portal web de la Comisión de Administración Pública Internacional en: http://icsc.un.org
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Descripción:
El Asistente de Recursos Humanos funcionará bajo la supervisión directa del Oficial Administrativo o de Recursos Humanos/Asociado, asistiéndole en la administración de personal y otros asuntos relacionados con los RRHH, incluyendo el proceso de contratación y nombramiento de personal, y en la gestión del rendimiento y las cuestiones de bienestar del personal bajo el área de responsabilidad (ADR).

Funciones

- Prestar apoyo administrativo en la contratación, asignación, y separación del servicio tanto del personal local de servicios generales como del personal afiliado.
- Asistir en la tramitación de los contratos, derechos y prestaciones de los funcionarios locales de acuerdo con el Reglamento del Personal y los procedimientos de RRHH establecidos.
- Asesorar a los miembros del personal sobre sus derechos, obligaciones, beneficios y prestaciones de acuerdo con el reglamento de personal de la ONU/ACNUR.
- Ayudar al personal internacional recién llegado con los trámites administrativos relacionados con sus acreditaciones, pases de seguridad/tierra, organizar el viaje y las reservas de hotel. Ayudar a enviar sus efectos personales en coordinación con la sección de logística.
- Prestar apoyo administrativo al personal y a las personas a su cargo en caso de evacuaciones médicas, así como de evacuaciones/reubicaciones por motivos de seguridad.
- Mantener los registros de personal en la oficina, incluido el mantenimiento de los registros de asistencia, horas extraordinarias y permisos.
- Iniciar los cálculos de los pagos relacionados con cuestiones de personal, como la liquidación de las reclamaciones de viajes, las reclamaciones de horas extraordinarias, las indemnizaciones por riesgo, las evacuaciones médicas y de seguridad, los gastos de envío.
- Iniciar la correspondencia rutinaria sobre asuntos de RRHH para la aprobación del Oficial de Unidad.
- Realizar otras tareas relacionadas según sea necesario.

Requisitos:
- 1 año de experiencia relevante con diploma de bachillerato; o licenciatura o equivalente o superior.

Deseable:
Se valorará la experiencia sobre el terreno con ACNUR y/o con otras organizaciones humanitarias. Buen conocimiento de los procedimientos y procesos administrativos del ACNUR y exposición a la prestación de servicios de apoyo en una organización internacional. Gran afinidad con las tecnologías de la información y experiencia de trabajo con sistemas de planificación de recursos.

Competencias funcionales:
- Conocimientos de informática;
- Normas, reglamentos y procedimientos administrativos de la ONU/ACNUR;
- IT-Planificación de recursos empresariales (Workday)
- Experiencia de campo con ACNUR y/o con otras organizaciones humanitarias;

Requisitos de idiomas:
Español e Inglés fluido.

Competencias básicas
-Responsabilidad
-Comunicación
-Conciencia organizativa
-Trabajo en equipo y colaboración
-Compromiso con el aprendizaje continuo
-Orientación al cliente y a los resultados

Competencias transversales
-Planificación y organización

Todos los miembros del personal del ACNUR deben contribuir, individual y colectivamente, a crear un entorno de trabajo en el que cada persona se sienta segura y capacitada para desempeñar sus funciones. Esto incluye demostrar que no se tolera la explotación y el abuso sexual, el acoso, incluido el acoso sexual, el sexismo, la desigualdad de género, la discriminación y el abuso de poder.

Como individuos y como gestores, todos deben ser proactivos a la hora de prevenir y responder a las conductas inapropiadas, apoyar el diálogo continuo sobre estas cuestiones y hablar y buscar orientación y apoyo de los recursos pertinentes del ACNUR cuando surjan estos problemas.This position doesn't require a functional clearanceEnglish

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Spanish

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Skills

IT-Computer Literacy, IT-Enterprise Resource Planning (ERP), UN-UN/UNHCR Administrative Rules, Regulations and Procedures

Education

BA, High School

Certifications

Human Resources

https://icsc.un.org/Home/SalaryScales

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