Asistente de Servicios de Soporte, Multiple positions

Panamá

Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
Location: Panamá
Grade: Administrative support - LICA-4, Local Individual Contractors Agreement
Occupational Groups:
- Administrative support
- Sales and Marketing
- Customer services
Closing Date: Closed

Background Information - Job-specific

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitarios, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Lo anteriormente descrito también se aplica para la Republica de Panamá en donde UNOPS está desarrollando algunos proyectos importantes para el Gobierno Nacional Los proyectos desarrollados por UNOPS requieren que el profesional seleccionado desarrolle sus conocimientos de ingeniería, siga los protocolos de inspección, documente las actividades, sea proactivo, trabaje en equipo y gestione sus paquetes de trabajo con transparencia, eficacia y eficiencia.

Functional Responsibilities

Para la ejecución de este proyecto se requiere la conformación de un equipo multidisciplinario de profesionales en distintas especialidades que lleven a cabo la gerencia técnica de los proyectos así como también personal de soporte, quien bajo la supervisión del Oficial de Apoyo a la Gestión de Proyecto, realizará las actividades necesarias para asistir en la ejecución del proyecto.

Responsabilidades

Organiza citas, recibe visitas, lugares y pantallas de llamadas telefónicas y responde a las solicitudes rutinarias de información.
Provee apoyo administrativo y logístico a reuniones, comités, conferencias, etc.
Responde o redacta respuestas a la correspondencia estándar / rutinaria y otras comunicaciones.
Utiliza un paquete de procesamiento de textos para producir una gran variedad de documentos e informes grandes y complejos.
Revisa documentos y edita textos para precisión, gramática, puntuación y estilo, así como para el cumplimiento de las normas establecidas para el formato.
Realiza tareas administrativas generales (por ejemplo, registro de licencia y asistencia, arreglos para reuniones y otros eventos, seguimiento del presupuesto, etc.).
Realiza los arreglos de viaje y de hotel y prepara las autorizaciones / reclamaciones de viaje para el (los) supervisor (es).

Para obtener información detallada acerca de las funciones del puesto por favor verificar los términos de referencia adjuntos.

Education/Experience/Language requirements

Educación

Finalización de estudios de escuela secundaria es requerida.
Título a nivel universitario de primer nivel (equivalente a Bachelor 's Degree o licenciatura) de preferencia en Administración, Ingeniería Industrial, Economía o carreras afines es deseable y puede reemplazar algunos años de experiencia requeridos.
Se requiere dominio avanzado del excel.

Dominio de paquete de Microsoft / Gsuite.
Se valorará conocimiento y manejo de AutoCAD, Microsoft Project y programas afines.

Por favor adjuntar sus credenciales académicas

Experiencia Laboral

4 años de experiencia (o menos dependiendo del nivel académico) en el área de administración de preferencia en Proyectos.
Se valorará experiencia en gestión de trámites administrativos.

Idioma

Dominio del idioma español.
Dominio intermedio del inglés

UNOPS es un empleador incluyente, por lo que invitamos a postularse a mujeres y hombres indistintamente de su etnia, discapacidad, orientación sexual o identidad de género. Estamos comprometidos a promover una representación equitativa. Apreciamos que de manera voluntaria, las personas que se autodeterminan como afrodescendientes, indígenas así como personas con discapacidad, miembros de las comunidades LGTBIQ+ y/o otros grupos poco representados en los contextos nacionales lo indiquen en la carta de motivación al postular a esta vacante.

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones).

Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas.

Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios.

Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión.

Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas.

Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común.

Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Contract type, level and duration

Tipo de Contrato: ICA - Acuerdo de Contratista Individual (contrato regular mensual)

Contrato Regular Mensual: Este contrato se establece en la modalidad de contrato mensual regular, es decir se requiere una presentación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural.

Nivel de Contrato: LICA 4 - contrato local

Duración de Contrato: Indefinido: contrato abierto, sujeto a requerimientos organizacionales, disponibilidad de fondos y desempeño satisfactorio.

Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles.

UNOPS es un empleador incluyente, por lo que invitamos a postularse a mujeres y hombres indistintamente de su etnia, discapacidad, orientación sexual o identidad de género. Estamos comprometidos a promover una representación equitativa.
A solicitud, UNOPS busca la posibilidad de acomodar candidatos/as con necesidades especiales.

Para más información del contrato ICA puede ingresar al siguiente link:

https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Información adicional

No se aceptarán candidaturas no solicitadas.
No se considerarán las candidaturas recibidas después de la fecha límite.
Únicamente se contactará a los/as candidatos/as seleccionados/as, quienes serán invitados/as a la siguiente fase del proceso de selección, la cual consta de varias evaluaciones.
UNOPS celebra la diversidad y se compromete a la igualdad de oportunidades de empleo. La plantilla de trabajo de UNOPS está compuesta por personas de nacionalidades, culturas, idiomas, razas, identidades de género, orientaciones sexuales y habilidades diversas. UNOPS tiene como objetivo mantener y fortalecer esta diversidad para garantizar la igualdad de oportunidades, así como un entorno de trabajo inclusivo para toda su plantilla de trabajo.
UNOPS anima a candidatas cualificadas, así como a candidatos/as cualificados/as de grupos infrarrepresentados en la plantilla de UNOPS, a postularse. Estos grupos incluyen personas de grupos racializados o indígenas, miembros de identidades de género y orientaciones sexuales minoritarias, así como personas con discapacidad.
A UNOPS le gustaría garantizar que todos/as los/as candidatos/as puedan desempeñarse lo mejor posible durante el proceso de evaluación. Si es seleccionado/a y necesita asistencia adicional para completar una prueba de evaluación, como ajustes razonables, informe a la persona responsable de recursos humanos cuando reciba la invitación.

Términos y condiciones

Para los puestos de funcionariado, UNOPS se reserva el derecho de designar a un/a candidato/a para un nivel inferior al publicado en el anuncio de vacante.
Las personas titulares de contratos de modalidad retainer deben completar una serie de cursos obligatorios antes de empezar a prestar servicios a UNOPS. Estos cursos deben completarse fuera de las horas trabajadas para UNOPS y la duración aproximada total es de unas cuatro horas. Para más información sobre los contratos de modalidad retainer, consulte esta página.
Todo el personal de UNOPS tiene la responsabilidad de desempeñar sus tareas de conformidad con la Carta de las Naciones Unidas y las políticas y las instrucciones de UNOPS, así como con los marcos de rendición de cuentas correspondientes. Además, todo el personal debe demostrar que comprende los Objetivos de Desarrollo Sostenible en consonancia con los valores básicos de las Naciones Unidas y Nuestra Agenda Común.
En el marco de sus políticas, UNOPS lleva a cabo verificaciones de antecedentes de todos/as los/as posibles candidatos/as. La contratación en UNOPS está supeditada a los resultados de dichas verificaciones.