Supply Chain Assistant

POSTE: Supply Chain Assistant

SECTEUR D’EMPLOI : Supply Chain

SOUS LA RESPONSABILITE DU : Supply Chain Team Leader

COLLABORATEUR DIRECT : Les équipes support et programme et les fournisseurs           

DEPARTEMENT : Supply Chain

LOCALISATION : Ruyigi

DATE LIMITE DE DEPOT DE CANDIDATURE :  06 mars 2023

MISSION : 
L'assistant chargé de la chaîne d'approvisionnement veillera à ce que les achats de fournitures, de services et de travaux soient efficaces et rentables, et qu'ils soient conformes aux meilleures pratiques, conformément aux manuels d'opérations de la chaîne d'approvisionnement de DRC et aux règlements des donateurs. Il assurera une bonne gestion des stocks et contribuera à la mise en place d'un service de transport efficace. L’Assistant sera basé sur le terrain et aura l'occasion de travailler sur l'ensemble des opérations de DRC. 

DESCRIPTION DU POSTE:
•    Responsable de l'exécution des activités de passation de marchés dans les délais impartis, avec un bon rapport qualité-prix, tout en respectant pleinement les procédures et réglementations de DRC et des donateurs en la matière.
•    Recevoir les PR une fois approuvés dans DRC Dynamics, examiner les spécifications avant d'émettre des RFQ, compléter le processus d'approvisionnement à payer dans Dynamics ERP.
•    Passer les bons de commande et rédiger les contrats avec des spécifications claires sur les fournitures/services/travaux commandés et s'assurer que les annexes pertinentes sont référencées et jointes. 
•    Vérifier que les demandeurs sélectionnent le numéro d'article des accords d'achat pour tous les articles relevant de l'accord-cadre et assurer le suivi des dépenses d'achat dans le cadre des accords d'achat et des contrats à long terme.
•    Maintenir une trace documentaire appropriée et claire des dossiers d'achat depuis la demande d'achat jusqu'à la livraison/fin du cycle d'achat.
•    Alerter les demandeurs sur les délais prévus pour leurs demandes de fournitures/achats et les informer une fois que les marchandises demandées sont livrées afin qu'ils puissent vérifier et confirmer les spécifications.
•    Recevoir les factures et les documents de livraison des fournisseurs et préparer les demandes de paiement, s'assurer de leur approbation et les soumettre aux finances pour paiement. 
•    Assurer le suivi de tous les contrats de service émis par le programme de pays, y compris les contrats de location, les contrats de services de sécurité, les services Internet et les assurances.
•    Préparer des rapports mensuels sur les stocks et les partager avec le chef d'équipe pour examen.
•    Contribuer à assurer le respect des plans d'achat en travaillant en étroite collaboration avec les responsables de budget concernés et le chef d'équipe de la chaîne d'approvisionnement.
•    Gestion de l'inventaire des fournitures de bureau en veillant à ce que les produits requis soient commandés à temps.
•    Respecter le code de conduite de DRC et la politique anti-corruption de DRC et veiller à ce que tout conflit d'intérêt potentiel soit rapidement signalé et rapporté.
•    Classement et archivage des documents sur Sharepoint en respectant le protocole de dénomination des fichiers.

Rapports
•   Rapport hebdomadaire sur l'état du PR/PO Tracker
•   Rapports sur les stocks et les inventaires
•   Toutes autres demandes liées à la logistique. 

 EXPERIENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES :
•   Diplôme/Certificats ou une accréditation dans les cours sur la chaîne d'approvisionnement ;
•   Minimum de 2 ans d'expérience dans la fonction achats et logistique dans un environnement de travail actif, de préférence dans une ONG ;
•   Familiarité avec les directives des donateurs en matière d'achats : Agences des Nations Unies, DANIDA, FCDO, USAID, ECHO.
•   Forte éthique de travail avec une grande intégrité et transparence
•   Capacité à travailler sous pression et à respecter des délais serrés. 
•   Maîtrise du Kirundi, du Français et la connaissance de l’Anglais sont des atouts.  
•   Expérience de travail avec les partenaires nationaux, les autorités locales / gouvernementales et les organisations humanitaires.
•   Expérience de l'utilisation du système ERP.
•   Bonnes compétences en matière de communication et de retour d'information.
•   Excellentes aptitudes à la communication (orale et écrite) 

COMPETENCES ET CAPACITES PERSONNELLES
•  Viser l'excellence : Mettre l'accent sur l'atteinte de résultats tout en assurant des processus efficaces.
•  Collaboration : participation des parties concernées et encouragement à la rétroaction.
•  Prendre les devants : S'approprier et prendre l'initiative tout en visant l'innovation.
•  Communiquer : Écouter et parler efficacement et honnêtement.
•  Démontrer l'intégrité : Maintenir et promouvoir les normes les plus élevées de conduite éthique et professionnelle en ce qui concerne les valeurs et le Code de conduite de DRC, y compris la protection contre l'exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.

Les candidats doivent envoyer une lettre de motivation (1 page maximum) adressé au Head of Support Services et un CV actualisé (3 pages maximum). 

La candidature se fait uniquement en ligne sur le site web de DRC (www.drc.ngo) et sur une base continuelle, mais le plus tôt serait le mieux.