Descripción de la Oficina/Unidad/Proyecto:
El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) ayuda al país a fortalecer sus capacidades para enfrentar los desafíos medioambientales y de energía a nivel nacional y de la comunidad, buscando y compartiendo las mejores prácticas, proporcionando una política de asesoría innovadora y relacionando a los socios mediante proyectos que ayudan a las personas a construir modos de vida sostenibles.
El PNUD implementa sus líneas de acción a través de proyectos y programas de apoyo a diferentes carteras de estado, en colaboración al cumplimiento de la planificación nacional para el desarrollo sostenible. Estos proyectos, que enfocan sus acciones en Desarrollo Sostenible, Biodiversidad, Calidad Ambiental, Cambio Climático y Energía cuentan con sus propias unidades de proyecto y espacios de gobernanza establecidos.
A fin de agilizar el ritmo de implementación de dichos programas y proyectos, el PNUD requiere contratar un/a Asistente Administrativo(a) de Proyectos.
Alcance del Trabajo:
- Actuar como enlace administrativo entre los socios implementadores, PNUD y los proyectos.
- Brindar asesoría y capacitación constante a las Unidades de Proyectos respecto a las normas y procedimientos administrativos PNUD.
- Verificar que las solicitudes de pago, contratos, órdenes de compra, anticipos y liquidación de viáticos sean correctamente presentadas con los debidos respaldos y se tramiten de manera oportuna.
- Gestionar firmas de respaldos y autorizaciones necesarias por parte de los socios implementadores y PNUD.
- Coordinar y apoyar a los asistentes y coordinadores de proyectos para sacar adelante requerimientos administrativo de PNUD y hacer seguimiento a su resolución exitosa.
- Con el apoyo de los/as asistentes administrativos de los proyectos, brindar soporte en las actividades administrativas y operativas relacionadas a funciones diarias como organización, logística de seminarios, talleres, viajes y manejo de correspondencia.
- Apoyar el proceso de cierre administrativo de los proyectos, cumpliendo con las normas o políticas de PNUD.
- Mantenimiento de un sistema de archivo digital y físico con documentación relevante de los proyectos
- Control de los documentos habilitantes para pagos, preparación de la documentación para pagos y reportes financieros para proyectos NIM/DIM; procesamiento de PO’s y vouchers para proyectos. Entrega de insumos para informes, incluyendo informes para donantes.
- Provisión de información para formulación de planes de trabajo y presupuestos seguimiento de transacciones, asegurando que están registradas correctamente y posteadas en las correspondientes plataformas en conformidad con el sistema de control de gastos.
- Apoyo en revisiones presupuestarias para baja o incremento de techo, ajustes anuales y/o nuevas contribuciones de donantes.
- Apoyar el proceso de cierre financiero de los proyectos, cumpliendo con las normas o políticas de PNUD.
Acuerdo Institucional:
Esta posición reporta a la Responsable del Área de Ambiente y Energía y a la Asociada de Programa en el ámbito administrativo.
Competencias:
Competencias Organizacionales:
Lograr resultados:
Nivel 1: Planifica y monitorea su trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad dentro del plazo establecido
Pensar de forma innovadora:
Nivel 1: Apertura a ideas creativas. Soluciona los problemas de forma pragmática y con mejora continua
Aprender continuamente
Nivel 1: Mentalidad abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, solicita retroalimentación
Adaptarse con Agilidad
Nivel 1: Se adapta al cambio, maneja constructivamente la ambigüedad e incertidumbre, muestra flexibilidad
Actuar con determinación
Nivel 1: Muestra interés y motivación, es capaz de desempeñarse con calma en situaciones bajo presión, muestra confianza en sí mismo
Comprometerse y Asociarse
Nivel 1: Demuestra compasión y comprensión hacia los demás, forma relaciones positivas
Facilitar la diversidad e Inclusión
Nivel 1: Valora y respeta las diferencias, tiene presente los prejuicios inconscientes y confronta la discriminación
Competencias Interfuncionales y Técnicas:
| Area Temática |
Nombre |
Definición |
| Administración y Operaciones |
Gestión de documentos y registros |
Gestión global de documentos (físicos o electrónicos); política de registro y retención incluyendo guardado y archivo. |
| Módulo de viajes y gastos del ERP |
Conocimiento del módulo de viajes y gastos del ERP; capacidad para prestar apoyo mediante servicio de asistencia al PNUD y otros organismos de la ONU. |
|
| Ámbito Digital y de Innovación |
Manejo de Datos |
Conocimiento de la ciencia de la información, las habilidades para desarrollar herramientas de gestión de la información, organizar y mantener bases de datos. |
Requisitos mínimos para el NPSA:
Educación:
Título de Bachiller o de Tercer Nivel en: Periodismo, Comunicación Social para el Desarrollo, Comunicación Organizacional o afines.
Experiencia:
- Se requieren mínimo cinco (5) años de experiencia con Título de Bachiller o dos (2) años de experiencia con Título Universitario de Tercer Nivel, en temas administrativos afines a esta contratación.
- Experiencia deseable de 3 años en el manejo administrativo de proyectos de desarrollo y/o cooperación internacional.
Otros conocimientos y capacidades:
- Alto conocimiento de software office (MS Word, Excel (tablas dinámicas, PPT).
- Se valorará conocimiento/experiencia en manejo de herramientas digitales (zoom, docusign, teams, yammer, we transfer, etc).
Idiomas requeridos:
- Fluidez en español, hablado y escrito.
- Nivel intermedio del idioma inglés.
Disponibilidad para viajar:
Contar con disponibilidad para desplazamientos nacionales.
Nota: El salario neto mensual es de USD 1.447,29 + 8.33% (contribución Seguridad Social)
Disclaimer
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