Assistant(e) logistique temporaire, G5, TA (364 jours) , Comores ( poste reservé aux candidats de nationalité comorienne)

L'Assistant(e) logistique est chargé (e ) d'aider à la fourniture ininterrompue de fournitures et de services abordables et de bonne qualité, adaptés au contexte particulier et dans le respect des politiques, procédures et normes éthiques de l'UNICEF.

UNICEF travaille dans certaines parties du monde qui sont les plus difficiles, pour atteindre les enfants les plus désavantagés au monde. Pour sauver leurs vies. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel. Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous. Et nous n’abandonnons jamais.

Pour chaque enfant, un(e) champion (ne)

Principales fonctions, responsabilités et tâches connexes:

Logistique dans le pays:

- Contribuer à la composante logistique du plan d'approvisionnement, notamment en donnant des conseils sur les contraintes d'infrastructure (par exemple, le dédouanement, la capacité portuaire, les options de transport et la capacité d'entreposage) et les différents mécanismes de livraison. Assurer le suivi des surestaries et des frais de détention. Négocier avec l'aéroport/le port/la compagnie maritime pour obtenir la levée des surestaries et des frais d'immobilisation lorsque cela est nécessaire. Calculer les besoins budgétaires pour les différentes modalités de livraison et assurer l'établissement du budget avec les collègues des sections de programme respectives.

- Assurer la liaison avec les collègues de l'approvisionnement ainsi qu'avec les collègues des sections de programme respectives, utiliser les tableaux de bord d'approvisionnement pour assurer le suivi du pipeline et la mise en place d'une capacité logistique appropriée. Suivre l'état d'avancement de l'approvisionnement offshore et/ou régional et prendre des mesures pour assurer un dédouanement en temps voulu.

- Fournir un soutien en logistique, en suivant les processus standard et en contribuant, directement ou indirectement, à la livraison efficace des fournitures du programme. Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes pour soutenir la gestion des opérations logistiques et contribuer à une prestation de services efficace.

 - Examiner les besoins pour la passation de contrats de services logistiques tiers (par exemple, dédouanement, entreposage, transport, distribution) et transmettre toutes les informations nécessaires à la passation de contrats avec ces prestataires de services, y compris l'établissement d'indicateurs clés de performance et de mécanismes de suivi des performances. 

- Maintenir et traiter la documentation pour l'exécution des opérations logistiques (par exemple, le dédouanement, la vérification des factures), et prendre les mesures appropriées pour résoudre les problèmes opérationnels, en transmettant les problèmes complexes au superviseur.

• Entreposage et gestion des stocks :

- Conformément aux politiques et procédures de l'UNICEF, évaluer la capacité d'entreposage, y compris les installations, les conditions de l'équipement, la main-d'œuvre et les processus. Proposer des actions correctives au superviseur. Évaluer les nouvelles installations d'entreposage si nécessaire. Si nécessaire, aider à la mise en place de nouvelles installations d'entreposage, ce qui peut inclure l'installation et le montage de structures d'entreposage temporaires (par exemple, des structures de type Wiik-Halls/Rub Halls).

 - Soutenir le maintien de processus appropriés d'entreposage et de gestion des stocks en appui à la mise en œuvre du programme de pays. S'assurer que des systèmes précis et complets de comptabilité, de rapports et de contrôle interne sont en place, et que les registres pertinents sont correctement tenus. 

- Évaluer la disponibilité de l'espace et préparer des plans d'empilage et de stockage pour assurer un stockage approprié et optimiser l'utilisation de l'espace.

• Planifier les livraisons en fonction des plans de distribution reçus des programmes

- Superviser la réception des envois et l'expédition des fournitures.

 - Préparer les rapports de stock. Surveiller les stocks pour suivre les tendances et rendre compte de l'état des stocks de la source au bénéficiaire. Effectuer des comptages physiques réguliers des stocks dans l'entrepôt. Préparer la documentation pour l'élimination des marchandises par le de contrôle des biens. Assurer le suivi des fournitures proches de la péremption en veillant auxapproches FIFO et FEFO.

- Mettre en place des mécanismes de livraison et des services d'approvisionnement alternatifs :

 - Assurer la disponibilité continue des données relatives à l'approvisionnement, y compris les prévisions, les demandes reçues, les commandes passées, les marchandises reçues, les calendriers de livraison réels. Préparer des rapports périodiques, et des rapports ad hoc selon les besoins. 

- Contribuer aux activités qui mènent à l'établissement de partenariats et de relations de collaboration avec les organisations des Nations Unies afin de soutenir des dispositions harmonisées et collaboratives en matière d'approvisionnement et de logistique.

- Soutenir les partenaires dans la prévision et le calcul du coût logistiques de la filière PS (Procurement Service). Suivre la soumission des demandes, des estimations de coûts PS, des bons de commande (PO) et/ou des ordres de transfert de stock de l'entrepôt de Copenhague sur les commandes Procurement Service. Assurer le suivi avec Supply Division et les transitaires de l'UNICEF, si nécessaire, pour la livraison/expédition en temps voulu des commandes du plan d’approvisionnement. Soutenir les communications et le suivi avec les collègues et les partenaires du programme concernant les demandes et les négociations de partenariat, le cas échéant. 

- Contrôler le pipeline d'arrivée des expéditions du Service des achats. Si nécessaire, en fonction de la répartition des responsabilités convenue dans le protocole d'accord (MoU) et l'estimation des coûts (CE), aider à l'arrivée, au dédouanement, au stockage, à l'emballage et à la distribution dans le pays des produits PS au point de livraison convenu. 

En collaboration avec les programmes, faire le suivi des livraisons jusqu’au destinataire final (End user monitoring)

• Autres tâches/responsabilités : 

- En collaboration avec le superviseur, la Division des approvisionnements, le bureau régional et la communauté mondiale des approvisionnements, fournir des contributions pour aider à assurer que l'échange de connaissances et l'apprentissage sont prioritaires pour renforcer continuellement les capacités des individus et de l'équipe. Développer et faciliter la formation des nouveaux arrivants, contribuer à l'établissement de processus ou de manuels pour soutenir des flux de travail efficaces.

• Exécute toute autre tâche demandée par le superviseur  

Comment pouvez vous faire la difference?

- Connaissance approfondie d'une série de sujets spécialisés, y compris les processus pertinents de la chaîne d'approvisionnement, les mécanismes de partenariat, les règles et les règlements relatifs aux marchés publics.

- Capacité à interpréter et à appliquer les règles et règlements spécialisés aux circonstances particulières de chaque cas.

- Expérience de l'utilisation de MS Word, Excel, PowerPoint, SAP et capacité à apprendre d'autres outils bureautiques de l'UNICEF.

- Compréhension avérée des processus pertinents de la chaîne d'approvisionnement et capacité à appliquer systématiquement les politiques, procédures et bonnes pratiques pertinentes dans le travail quotidien.

- Capacité à développer et à maintenir des relations de travail efficaces avec les parties prenantes et à obtenir l'aide et la coopération des autres dans le cadre d'un travail d'équipe.

- Capacité à utiliser les modules liés à l'approvisionnement dans le système ERP (Enterprise Resource planning) de l'UNICEF (SAP).

- Capacité à établir des priorités et à planifier son propre travail, ainsi qu'à planifier, coordonner et contrôler le travail des personnes placées sous sa supervision.

- Capacité à rédiger des rapports clairs et concis ou à justifier des décisions relatives aux fournitures sur des questions clés.

- L'UNICEF applique une politique de tolérance zéro à l'égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l'UNICEF, notamment l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l'abus d'autorité et la discrimination. L'UNICEF s'engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants.

Pour vous qualifier en tant que Champion (ne) vous devez avoir...   

Formation 

Un diplôme d'études secondaires est requis, complété de préférence par des cours techniques ou universitaires liés à la chaîne d'approvisionnement, à l'administration des affaires, au droit des contrats/du commerce ou à un autre domaine technique pertinent

Experience

Un minimum de 5 ans d'expérience administrative pertinente dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement ou dans un contexte commercial est requis. Une compréhension du développement et du travail humanitaire est un avantage. Une expérience minimale de 3 ans pourra être considérée avec un diplôme universitaire minimum niveau BAC+2

Connaissances linguistiques

La maîtrise du français et la connaissance de l’anglais est requise. La connaissance d’une autre langue des Nations et de la langue locale est un atout.

Pour chaque enfant, vous devrez démontrer...

Les valeurs de l'UNICEF que sont la bienveillance, le respect, l'intégrité, la confiance et la responsabilité (CRITAS) et les compétences de base en communication, travail avec les gens et recherche de résultats.

Consultez notre référentiel de compétences sur : http://www.unicef.org/about/employ/files/UNICEF_Competencies.pdf

Les competences requises pour ce poste en particulier sont …

Fait preuve d'une conscience de soi et d'une conscience éthique (1) Travaille en collaboration avec les autres (1) Établit et maintien des partenariats (1) Innove et accepte le changement (1) Réfléchit et agit de manière stratégique (1) Soucieux d'obtenir des résultats probants (1) Gère l'ambiguïté et la complexité (1)

Durant le processus  de recruitement,  nous testons les candidats sur la base de ces competences. Veuillez vous familiariser: competency framework here.

L'UNICEF est attaché à la diversité et à l'inclusion au sein de ses effectifs et encourage tous les candidats, quels que soient leur sexe, leur nationalité, leurs origines religieuses et ethniques, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l'organisation.

L'UNICEF a une politique de tolérance zéro à l'égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l'UNICEF, notamment l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l'abus d'autorité et la discrimination. L'UNICEF adhère également à des principes stricts de protection des enfants. Tous les candidats sélectionnés devront adhérer à ces normes et principes et seront donc soumis à une vérification rigoureuse des références et des antécédents. La vérification des antécédents comprendra la vérification des diplômes universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer une vérification des antécédents.

Remarques:

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l'étape suivante du processus de sélection.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Les nominations à l'UNICEF sont soumises à une autorisation médicale.  Les nominations sont également soumises à des exigences d'inoculation (vaccination), notamment contre le SRAS-CoV-2 (Covid). Les fonctionnaires dont la candidature est envisagée pour un emploi à l'UNICEF doivent normalement démissionner de leur gouvernement avant d'accepter une mission à l'UNICEF. L'UNICEF se réserve le droit de retirer une offre d'emploi, sans compensation, si un visa ou une autorisation médicale n'est pas obtenu, ou si les exigences de vaccination ne sont pas remplies, dans un délai raisonnable, pour quelque raison que ce soit.

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