Assistante Administrative - Voyage

Le PAM recherche des candidats intègres et professionnelles partageant nos principes humanitaires.
La sélection du personnel se fait sur une base concurrentielle et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l'équilibre entre les sexes.

Conformément aux politiques en vigueur au sein des Nations Unies, les candidatures féminines sont vivement encouragées

À PROPOS DU PAM :

Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde.  La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre la faim zéro de notre vivant.  Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour faire en sorte qu'aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.

LE CONTEXTE ET L'OBJECTIF DU POSTE :

La personne occupant ce poste gérera une variété d'activités et de processus administratifs, nécessitant la capacité d'analyser, de comprendre et de mettre en œuvre des directives/pratiques standard. Elle devra également exercer des fonctions de supervision, être capable de travailler dans une situation d'urgence et élaborer/supporter le plan d'action de l'unité.

RESPONSABILITÉS/OBLIGATIONS :

Sous la supervision générale du directeur adjoint du pays et la supervision directe de la responsable administratif, L'assistant(e) administratif(ve) effectuera les tâches suivantes (veuillez noter que ces tâches ne sont que générales et non exhaustives) :

Voyage :

• S'assurer que tous les voyages sont générés en WeTravel sont corrects et conformes aux règles et procédures du PAM.
• Assurer la liaison avec les agences de voyage afin de fournir au PAM des services de qualité et moins coûteux. En particulier, conformément aux rapports mensuels, prendre des mesures correctives sur le processus de voyage pour rendre l'achat et la gestion des billets plus rentables.
• Vérifier et réviser le rapport mensuel soumis par l'agence de voyage et signaler les différences de factures au superviseur. S'assurer que les différences entre les billets approuvés sont corrigées sans délai.
• S'assurer que toutes les unités soumettent le plan de mission mensuel à temps et correctement.
• Fournir un rapport par semaine au superviseur sur les missions du personnel en élaborant des rapports par le système WINGS et de la plateforme de voyage de l'agence BCD.
• Assurer un suivi approprié des documents dans le dossier partagé et le système dédié pour les voyages et autres tâches administratives effectuées.
• Aider le superviseur à assurer un suivi efficace de toutes les actions en cours dans le domaine des voyages et prendre des mesures pour éviter les dossiers ouverts dans le système.
• Assurer la flotte et l'hébergement des nouveaux employés et guider les autres pour assurer l'utilisation des plateformes en ligne conformément à la stratégie de normalisation et de numérisation du PAM.
• Travailler avec le bureau du protocole en Haïti et le siège HQ pour aider le personnel à obtenir les visas et autres documents nécessaires pour voyager.
• Soutenir le superviseur dans la création de SOPs et fournir des briefings, des directives sur les règles et procédures administratives aux collègues responsables de la préparation des documents de voyage.
• Soutenir le superviseur, si nécessaire, lors des visites et des inspections sur le terrain, des voyages et des autres tâches administratives couvertes par l'unité à laquelle il est attaché.

Achats Biens et services

• Aider, si nécessaire, l'unité administrative à créer des demandes (PO, PR, MPO GRN/SES) dans le système de gestion WINGS pour les besoins d'achat et de service du bureau.
• Assurer un suivi approprié des NFI/Services fournis avec le budget du correspondant.
• Soutenir le superviseur et le point focal de la Guest house dans la mise à jour régulière de la page en line pour le réservations et l'émission des factures mensuelles et check-list, inspection.

Support Staff

• Superviser le personnel de soutien (Manutentionnaire) et de nettoyage dans le bureau.

• Être disponible pour fournir une formation et des directives à l'ensemble du personnel.

• Soutenir et former le personnel junior.

• En sus de l'ensemble des tâches suscitées, l’Assistant(e) administratif(ve) exécutera toute autre tâche administrative que son superviseur jugera nécessaire de lui confier dans l'intérêt de la mise en œuvre des activités du bureau.

Résultats Attendus

• Exécution ponctuelle des demandes reçues dans WeTravel dans le strict respect des normes et règlements.

• Mise à jour de tous les documents justificatifs dans le système dans les dossiers partagés en line.

• Aider le superviseur à fournir des rapports précis et cohérents sur les voyages et d'autres domaines administratifs, selon les besoins.

• Soutenir le superviseur dans la mise en œuvre des processus de normalisation et de numérisation.

• Capacité à travailler en équipe et dans des situations d'urgence.

CADRE DE LEADERSHIP DU PAM : NORMES COMMUNES DE COMPORTEMENT :

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES :

Formation :      Éducation : Diplôme d'études secondaires.

Expérience : Deux années ou plus d'expérience professionnelle à responsabilité progressive dans le domaine des affaires relatives, avec une expérience du travail administratif général.

Connaissances et compétences :

• Être dynamique, proactif et indépendant dans son approche de travail, sans manquer du respect au superviser ou à l'équipe.
• Avoir un niveau de connaissance du processus administratif et des technologies de l'information pour soutenir l'administration et les autres unités dans leur demande de service.
• Être capable de fixer les priorités et de travailler sur des tâches multiples et dans des situations d'urgence.
• Explorer, élaborer et proposer des méthodes de travail innovantes pour les activités quotidiennes et les activités stratégiques qui rendront plus efficaces les domaines et les unités dans lesquels vous travaillez.
• Faire preuve de professionnalisme et de respect.

Langues :         

• Bonne connaissance du français. L’anglais est un atout.

 NB : Les coordonnées des personnes / institutions citées en référence dans le CV devront contenir une adresse électronique et numéro de téléphone valide.

 Les candidats doivent être de nationalité Haïtienne

Date limite de soumission de candidature : 23 mars 2023