Responsable approvisionnement/logistique

Introduction

Le Conseil Danois pour les Réfugiés (Danish Refuge Council - DRC) aide les réfugiés et les personnes déplacées à l'intérieur de leur propre pays dans le monde entier : nous fournissons une aide d'urgence, nous luttons pour leurs droits et nous renforçons leurs chances d'un avenir meilleur. Nous travaillons dans les zones touchées par les conflits, le long des routes de déplacement et dans les pays où les réfugiés s'installent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons de trouver des solutions responsables et durables. Nous œuvrons pour une intégration réussie et, dans la mesure du possible, pour l'accomplissement du souhait de rentrer chez soi.

DRC a été fondé au Danemark en 1956 et est devenu depuis une organisation humanitaire internationale comptant plus de 7 000 employés et 8 000 bénévoles. Basé à Copenhague (Danemark) et présent dans quarante pays, le Conseil Danois pour les Réfugiés est une organisation de secours à but non lucratif, politiquement indépendante, non gouvernementale et non confessionnelle.

Notre vision est une vie digne pour tous les déplacés. Tous nos efforts sont basés sur les valeurs suivantes : humanité, respect, indépendance et neutralité, participation, honnêteté et transparence.

Contexte

Les opérations de DRC au Niger ont débuté en 2014, avec des programmes de Réduction de la Violence Armée dans le Liptako Gourma (région de Tillabéri) conduites par les équipes technique de Danish Demining Groupe (DDG) de DRC, qui a été renommé « Désarmement Humanitaire et de Consolidation de la Paix » (DHCP) à partir de 2020.

En 2016, DRC est intervenu dans la région de Diffa, à l’Est du Pays, pour apporter une aide d’urgence aux réfugiés du Nigeria et aux déplacés de la zone du lac Tchad, fuyant les incursions de Boko Haram. A partir de 2018, la détérioration de la situation sécuritaire dans la région de Tillabéri et ses conséquences sur la situation de protection des communautés ainsi que sur l’accès humanitaire ont conduit DRC à renforcer son implication dans la région, et à ouvrir un bureau de coordination à Niamey pour soutenir l’expansion de ses programmes au Niger. Enfin depuis 2019, en réponse à la crise des réfugiés du Nigéria, DRC intervient dans la région de Maradi.

En 2023, DRC intervient dans 11 départements du pays, répartis dans 3 régions où les habitants sont parmi les plus vulnérables et à risques de protection. DRC soutien les individus, les ménages, les communautés et les autorités dans les secteurs de la Protection, de l’Abris et Biens Non Alimentaires, de la Sécurité Alimentaire et de la Relance Economique, et du Désarmement Humanitaire et la Consolidation de la Paix.

DRC apporte une réponse multisectorielle d’urgence et de relèvement tout en supportant la recherche des solutions pérennes pour les populations, et l’opérationnalisation du Nexus en étroite collaboration avec les partenaires humanitaires et de l’Etat. DRC favorise pour l’ensemble de ses interventions une approche intégrée qui promeut la centralité de la protection, la redevabilité vis -à vis de ses partenaires et des populations concernées et leur participation à travers une approche communautaire.

Le poste et son rôle

Responsable approvisionnement/logistique, vous assurez la mise en œuvre efficace de toutes les fonctions d’approvisionnement et de logistique de DRC Niger. Le.a Responsable veille au respect des politiques et procédures internes de DRC et fournit un soutien et une orientation technique aux équipes de gestion des programmes tout en accompagnant la mise en œuvre des activités de DRC au Niger.

Vos responsabilités et taches principales seront les suivantes :

Gestion des achats

• Participer à l'élaboration des propositions de projets dans son périmètre de responsabilité et à la définition des ressources nécessaires pour assurer la faisabilité des projets ;
• S'assurer qu'un plan d'approvisionnement est développé pour les projets en cours et les nouveaux projets et s'assurer que le plan d'approvisionnement est régulièrement mis à jour ;
• Développer des accords-cadres pour les achats récurrents et s’assurer du renouvellement des accords-cadres en lien avec les règles de DRC ;
• Être garant de la qualité et de la conformité des documents liés à un processus d’achat (demande d’achat, demande de devis, demande de proposition, appel d'offres ; etc.) avant de solliciter la validation du bureau régional (Dakar, Sénégal) ;
• S'assurer que les outils de suivi des achats sont mis à jour et précis (tableau de suivi des achats, tableau de suivi des accords-cadres, liste des fournisseurs, liste des dérogations ; etc.).

Gestion des actifs

• S'assurer que le tableau de suivi des équipements est exacts et régulièrement mis à jour et que tous les actifs de RDC sont étiquetés et répertoriés ;
• Superviser l'inventaire de fin d'année et s'assurer du respect des exigences du DRC (qualité, délai, rapprochement avec la comptabilité, etc.) ;
• S’assurer que les sorties d’équipements immobilisés soient justifiées par le document adéquat (certificat de donation, certificat de vente, certificat de perte, etc.) et que ce dernier soit approuvé par le Directeur Pays ;
• Prévoir les besoins d'investissement pour l'année suivante (matériel informatique, moyens de transport, renouvellement / entretien des équipements et/ou mobiliers, etc.).

Gestion du parc automobile

• Superviser la gestion des mouvements des véhicules pour garantir l’efficacité et assurer la mise en œuvre des programmes/activités en temps opportun ;
• S'assurer que l'utilisation des véhicules de DRC et/ou de location est conforme aux procédures de DRC (journaux de bord, suivi de consommation de carburant, etc.) ;
• S'assurer que le tableau de suivi des véhicules est exact et régulièrement mis à jour ;
• S’assurer que tous les véhicules de DRC sont régulièrement entretenus.

Gestion des locaux et des entrepôts

• Superviser l’entretien et la maintenance des locaux de Niamey (bureau, guest house et locaux à la charge de DRC) ;
• Anticiper l’ensemble des besoins nécessaires au bon fonctionnement des bureaux ;
• Maintenir et mettre à jour régulièrement un budget annuel détaillant les dépenses prévues pour le fonctionnement des bureaux ;
• Superviser la gestion du stock et assurer que les zones de stockage sont propres et bien rangées ;
• S'assurer que des inventaires physiques mensuels et trimestriels sont effectués ;
• Fournir des conseils sur les méthodes d'élimination des produits non utilisés ou périmés, conformément aux réglementations de DRC et des bailleurs de fonds.

Gestion d’équipe

• Réaliser le recrutement des salariés de son équipe, assurer leur intégration, gérer le suivi au quotidien, assurer le renforcement de leurs capacités et les formations, la gestion disciplinaire ainsi que l'évaluation régulière de leur performance.
• Préparer les plannings des équipes sous sa responsabilité (personnel logistique, chauffeurs et gardiens du bureau de Niamey).
• Fournir un soutien technique à l’équipe approvisionnement/logistique des autres bases et aux autres membres du personnel du programme selon les besoins en tant que « point focal technique » pour le département approvisionnement/logistique.
• Planifier et organiser des formations régulières en approvisionnement/logistique avec les participants concernés (finances, logistique, ressources humaines et programme) afin de garantir la mise en œuvre de systèmes agréés et uniformes.
• Travailler en étroite collaboration avec le personnel de programme et autre personnel support au Niger et rechercher activement du soutien, des connaissances et le coaching nécessaires auprès des collègues d’autres régions et du siège.

Autres

• En cas d’audit, veiller à ce que la documentation et les explications demandées par les auditeurs soient fournies dans un délai raisonnable ;
• Garantir la mise en œuvre des recommandations faites par des auditeurs internes et externes ;
• Gérer la réservation des déplacements aériens avec départ et/ou arrivée au Niger et l’hébergement du personnel DRC de passage à Niamey ;
• Supporter le Responsable des Services Support dans l’identification des lacunes dans les politiques en approvisionnement/logistique afin de développer des politiques et des procédures adéquates.

Les responsabilités énumérées dans cette fiche de poste ne sont pas exhaustives et peuvent être réajustées en fonction des besoins opérationnels, en restant conformes à l'objectif général du rôle.

A propos de vous

Compétences et qualités exigées

• Master 1 en logistique et/ou gestion de la chaîne d'approvisionnement.
• Expérience au poste de Supply Chain Manager / Coordinateur Logistique (au moins 2 ans) ;
• Minimum 5 années d’expérience dans la gestion de la logistique humanitaire dans le domaine de la gestion de la chaîne d'approvisionnement, de la gestion de la flotte, de la gestion des actifs et du soutien à la distribution.
• Compétences éprouvées en gestion d’équipe.
• Maitrise de l’outil informatique, en particulier Microsoft Excel.
• Expérience de travail dans un système informatique financier ERP. Expérience de travail dans Microsoft Dynamics sera un atout.
• Excellentes compétences interpersonnelles et de travail d'équipe, travaillant avec différents groupes et nationalités.
• Excellentes capacités de gestion du temps, de planification et de priorisation.

Souhaité

• Maîtrise de l'anglais écrit et parlé.
• Aptitude à dispenser des formations au personnel logistique et non logistique.
• Forte initiative et motivation personnelle, avec un fort engagement envers le travail d'équipe et les principes humanitaires.
• Capacité de faire face à des demandes concurrentes dans des délais serrés.

À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC :

• Viser l'excellence : vous vous concentrez sur l'obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
• Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
• Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
• Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
• Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.

Réglementation générale

• L'employé doit suivre les instructions du DRC en matière de sécurité, de confidentialité et de directives éthiques, y compris le Code de conduite et le Cadre de responsabilité humanitaire
• L'employé ne doit exercer aucune autre activité rémunérée pendant la durée de son contrat avec le DRC sans recevoir l’autorisation préalable pour le faire
• L'employé ne doit s'engager dans aucune activité qui pourrait nuire au DRC ou à la mise en œuvre de tout projet pendant la durée du contrat avec le DRC
• L'employé ne doit pas donner d'interviews aux médias ou publier des photos ou d'autres documents liés au projet sans autorisation préalable
• L'employé doit retourner tout l'équipement emprunté pour le projet au DRC après la fin de la période du contrat ou sur demande

Process de candidature

Si vous êtes intéressé(e), alors postulez en ligne en allant sur ce site : https://job.drc.ngo/jobs/

Les candidatures ne peuvent se faire qu’en ligne, sur le site indiqué ci-dessus. Vous devez télécharger en ligne votre CV (3 pages maximum) ainsi qu’une lettre de motivation. Le CV et la lettre de motivation peuvent être en français ou bien anglais.

Les candidatures réalisées par voie postale, par envoi de courrier électronique ou par dépôt d’un dossier physique ne seront pas considérées.

DRC fournit des opportunités égales en termes d’emploi et interdit toute pratique de discrimination basée sur la race, le sexe, la couleur de peau, l’appartenance religieuse, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état civil ou bien une quelconque situation d’handicap. Le DRC ne pratique aucune discrimination dans le cadre de ses processus de recrutement.

Pour plus d’informations à propos du Conseil Danois pour les Réfugiés, veuillez consulter le site web de l’organisation à drc.ngo.

Les candidatures seront clôturées le 10 avril 2023 à 23H59 heure GMT. Néanmoins, il est possible pour le DRC de commencer, dès avant la fin de la publication de l’offre, le processus de recrutement si une candidature répond aux attentes et exigences du poste.