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Officier responsable des achats

Bangui

  • Organization: IRC - International Rescue Committee
  • Location: Bangui
  • Grade: Level not specified - Level not specified
  • Occupational Groups:
    • Procurement
  • Closing Date: Closed

I.               CONTEXTE 

L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation non gouvernementale internationale. Elle a été fondée en 1933, à l’initiative du célèbre physicien Albert Einstein. Aujourd’hui, l’IRC est l’un des leaders mondiaux en matière de secours, de réhabilitation, de protection, de développement post-conflit, de réinsertion et de plaidoyer pour les personnes affectées par les crises. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont détruits par les conflits et les catastrophes à survivre, se relever et prendre en main leur avenir.

L’IRC est actif en République centrafricaine depuis fin 2006. Il dispose d’un bureau principal à Bangui, d’une base à Bocaranga (Ouham-Pendé), d’une base à Kaga-Bandoro (Nana-Gribizi), Ndele (Bamingui Bangora) et fait partie du Hub Humanitaire de Zémio dans le Haut Mbomou (Zemio). Le programme ERD est opérationnel dans les zones de l’Ouham Pende, Bangui et Nana-Gribizi et compte étendre les activités dans la zone du Haut Mbomou et toutes les autres zones jugées pertinentes par le programme pays.

En 2015, l’IRC a élaboré une nouvelle stratégie au niveau global pour la période 2015-2020. Cette stratégie a redéfini la mission de l’IRC et défini des objectifs opérationnels et organisationnels précis afin de renforcer son mandat dans les urgences humanitaires et les situations de post-conflit. À cet effet, IRC au niveau global veut mettre en place des infrastructures en matière de communication, financement, capital humain, systèmes et technologies. De ce fait, l’IRC Centrafrique renforce son département d’Infrastructure par la création d’un poste.

II.             Aperçu du poste

Le Responsable des Achats est chargé de la coordination et de la gestion efficaces des fonctions d’achat du bureau de l’IRC. Le titulaire du poste assure l’approvisionnement du bureau en bien et services, tout en garantissant les bonnes pratiques et en conservant des registres conformes à l'audit. Vous veillerez à ce que tous les achats de biens et de services soient effectués de manière transparente, au meilleur prix possible, et en conformité avec la politique et les procédures d'approvisionnement de l'IRC et des bailleurs de fonds.

Le Responsable des achats assure la mise en œuvre du plan et de la stratégie de passation des marchés et de la garantie que tous les besoins en matière de passation de marchés sont satisfaits à temps, conformément aux normes du SGC et des bailleurs de fonds.

III. Principales responsabilités

1. Planification des Achats

En étroite collaboration avec le Gestionnaire des Achats (Procurement Manager) et d'autres partenaires internes et externes, vous aurez la charge de :

·       Planifier les achats du/des projet(s) dont vous êtes le point focal

·       Collecter, organiser et analyser des données et des informations sur le marché local pour permettre une planification efficace des achats ;

·       Exécuter la mise en œuvre des plans de passation de marchés conformément aux procédures opérationnelles normalisées (SOP) relatives aux achats de l'IRC ;

·       Conduire des études et des analyses de marché pour garantir le meilleur rapport qualité prix dans les achats.

2. Approvisionnement

·       Apporter son appui aux demandeurs dans l'élaboration des spécifications des achats ;

·       Traiter les demandes d'achat approuvées via le logiciel d'approvisionnement en garantissant l'exactitude des données ;

·       Garantir le respect des délais de livraison convenus avec le demandeur et conformément a la matrice des delais

·       Lancer et traiter la demande de devis (RFQ) et la demande de propositions (RFP) ;

·       Mener des négociations avec les fournisseurs de manière transparente et documentée ;

·       Préparer l'analyse des offres (bid) et autres documents pour approbation ;

·       Vérifier l'exactitude des documents d'approvisionnement (Bon de commande, facture, BL, …) avant d'accepter l’approbation pour le paiement.

·       Collaborer avec tous les départements aussi bien support que programmes pour assurer une passation de marchés en bonne et due forme et à temps opportun.

·       Assurer la mise à jour continue du logiciel d’approvisionnement après chaque étape du processus d’achat

·       Assurer un système d’archivage physique et électronique permanent des dossiers d’achat avant de procéder au paiement

3. La Gestion des Contrats

·       Diriger le processus de passation de marchés et s’assurer que les termes et conditions ainsi que les procédures de passation de marchés fournis par Global Supply Chain (la Chaine d’Approvisionnement Mondiale) sont respectées.

  • Préparerez et exécuterez les contrats pour les soumissionnaires recommandés ;
  • Renouvèlerez à temps opportun les contrats éligibles et les Accords-Cadres ;
  • Exécuterez les contrats par rapport aux indicateurs de performance définis.

4. Gestion des Fournisseurs

·       Maintenir de bonnes relations avec les Fournisseurs dans le respect des engagements bilatéraux

·       Evaluer les performances des Fournisseurs en conformité avec les Accords sur les Niveaux de Service (ANS) et qu'il existe une tenue de registres précise.

  • Tenir à jour les dossiers des fournisseurs ;
  • Assurer le suivi et la documentation des performances des fournisseurs ;

5. Conformité et Ethique

·       Contribuer à l’identification et à l’analyse des risques de conformité dans les processus de passation des marchés ;

·       Mettre en œuvre les règles et réglementations des bailleurs de fonds pour toutes les passations de marchés à travers :

  • Mettre en œuvre la diligence raisonnable pour les fournisseurs, cela comprend la vérification des références, les visites des fournisseurs, etc. ;
  • Apporter un appui cohérent et constructif aux autres départements pour assurer le respect des politiques et procédures ;
  • Identifier des signaux d’alerte d'approvisionnement tout au long de la chaîne de valeur d'approvisionnement ;
  • Mettre en place des plans d’actions correctives (PAC) en réponse aux requêtes d’audit interne et/ou externe.

6. Rapportage :

  • Préparer et la soumettre des rapports mensuels précis au gestionnaire des achats à temps ;
  • L’appui à l'élaboration et à la mise à jour des plans d'approvisionnement (attribués) au besoin ;
  • Transmettre la liste mensuelle des engagements au Gestionnaire des Achats / Coordinateur de la Chaîne d'Approvisionnement et aux Finances ;
  • Transmettre un rapport de suivi hebdomadaire des achats pour les Subventions spécifiques auxquelles vous êtes affecté.

IV.          Profil 

Aptitudes personnelles

  • Fort sens de l’intégrité personnelle.
  • Grande faculté d’analyse.
  • Bonnes capacités de négociation
  • Solides compétences en supervision.
  • Aptitudes à effectuer de multiples tâches
  • Esprit d’équipe et capacités de résolution de problèmes.
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