Assistant(e) principal(e) des achats, Poste réservé uniquement aux ressortissant.e.s de la RDC(Roster)

Sous la supervision directe de l’Associé(e) des achats, l’Assistant(e) principal(e) des achats aura à exercer les tâches suivantes :

Services administratifs d'appui à l'approvisionnement

• Fournir une variété de services de soutien transactionnel spécialisés et non spécialisés, assurant la cohérence et la qualité des étapes de travail réalisées, ainsi qu'une circulation optimale de l'information.

• Aider à la rédaction des documents d'appel d'offres, des rapports d'évaluation et des soumissions d'attribution de contrat, en assurant la cohérence du format et du contenu.

• Traiter les transactions d'achat dans le système ERP de l'UNOPS.

• Aider à la préparation des bons de commande, des contrats, des LTA ou de leurs modifications.

• Traiter les factures pour les biens et services livrés en veillant à l'exactitude et à l'exhaustivité de la documentation et au paiement en temps opportun. Faire le suivi jusqu'à l'achèvement et informer les clients.

• Surveiller les dépenses par rapport aux allocations.

• Recevoir, examiner, consigner et acheminer les communications entrantes et les demandes/factures d'approvisionnement.

• Préparer des rapports, des tableaux, des graphiques, etc. en appliquant des compétences techniques et des connaissances en matière de formatage et de présentations.

• Préparer des statistiques et des rapports, y compris sur le volume des achats.

• Entreprendre des actions de suivi de routine sur les achats au nom du superviseur.

• Publier des annonces d'approvisionnement et des récompenses.

• Tenir à jour des rapports d'étape sur les activités d'approvisionnement et les travaux en cours.

• Établir des outils de gestion des contrats (paiements, durée, avenants etc.) 

• Appuyer les superviseurs dans toutes autres tâches liées au services d’appui à l’approvisionnement et toute autre tâche attribuée par les superviseurs. 

Services Clients Relations Clients / Gestion des Parties Prenantes

• Travailler activement avec les clients pour fournir et échanger des informations sur une variété de problèmes dans les processus et transactions d'approvisionnement, afin de fournir des services corrects et opportuns.

• Fournir des services d'approvisionnement normalisés, des conseils et des informations au personnel de l'unité commerciale sur les processus et procédures de routine.

Développement des connaissances et partage des connaissances

• Entreprendre des actions de suivi de routine sur les problèmes d'assurance qualité des achats ou de gestion des connaissances au nom du superviseur et informer le superviseur de l'état d'avancement.

• Soutenir administrativement l'organisation et la prestation d'initiatives de formation et d'apprentissage pour le personnel en matière d'approvisionnement.

• Un diplôme d'études secondaires est exigé.

• Un diplôme universitaire en science économiques ou de gestion (administration des affaires, administration publique, management, marketing, etc.) ou dans des disciplines équivalentes est souhaitable mais non requis.

• Cinq (5) ans d'expérience pertinente dans les services d'appui à la passation des marchés dans des organisations nationales ou internationales ou avec des entreprises privées est requis pour un candidat titulaire d'un diplôme d'études secondaires (BAC).

• Expérience de travail avec un éventail de parties prenantes dans les pays en développement est un atout.

• Une expérience dans les organisations du système des Nations Unies est souhaitable.

• La maîtrise des ordinateurs et des progiciels de bureau (Google Suite) et une expérience dans la gestion des systèmes de gestion basés sur le Web sont un atout.

• Une expérience dans l'utilisation des systèmes d'entreprise, y compris OneUNOPS, est souhaitable.

• Une maîtrise parfaite du Français est exigée

• Une connaissance basique de l’anglais est un atout