Supply Chain Assistant Manager

L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation non-gouvernementale dont la mission est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont ébranlés par les conflits et les catastrophes, y compris la crise climatique, à survivre, se relever, et prendre en main leur avenir. IRC a commencé ses opérations au Tchad en 2004 pour répondre à la crise humanitaire causée par l’afflux de réfugiés du Darfour à l’est du Tchad. L'assistance aux réfugiés soudanais s’est étendue à la gestion de onze camps dans l'Est et d'un camp dans l'Ouest avec l'assistance aux réfugiés et aux communautés locales en matière de santé, nutrition et eau, hygiène et assainissement. En 2012, IRC a étendu sa couverture géographique dans la province du Guéra où l’organisation travaille actuellement dans cinq districts sanitaires et fournit des services de prévention et de traitement de la malnutrition à la population locale ainsi que des activités de planification familiale, de réponse et de prévention aux violences basées sur le genre (VBG). En mai 2016, IRC a établi sa présence dans la province du Lac pour répondre à la crise liée à Boko Haram. Elle y met en œuvre des projets d'assistance en matière de santé, nutrition, relèvement économique ainsi que protection et réponse aux VBG.

Aperçu du poste :

Sous la supervision directe du Senior Base Manager, le Supply Chain Assistant Manager est le responsable de la gestion logistique du site de Guereda et la gestion des chauffeurs.

Principales responsabilités :

• Recevoir et orienter les nouveaux staffs de la logistique et d’autres de programme selon les procédures d’orientation d’IRC ;
• Elaborer un plan de développement de personnel et se rassurer que son personnel comprenne parfaitement les descriptions de ses tâches et qu’il est tenu pour responsable de sa fonction ;
• Se rassurer que tout le personnel ait reçu une formation dont il a besoin pour bien accomplir ses tâches ;
• Fixer les objectifs et tenir des rencontres régulières avec l’équipe pour évaluer le progrès ;
• Recommander au manager de la logistique les niveaux de son personnel logistique ;
• Superviser et gérer le magasinier/pharmacien, les chauffeurs et les gardiens.
• Se rassurer que la livraison soit faite d’une manière appropriée et transparente selon les procédures de l’IRC et les exigences de l’audit interne ;
• Etablir un temps précis et raisonnable puis appréciable pour la commande et la livraison des articles, marchandises en rapport avec le memo ;
• Assurer au programme la livraison opportune des marchandises ;
• Se rassurer que les stocks cards, les registres de stockage et les grands livres du magasin/pharmacie sont mis à jour quotidiennement ;
• Etablir et maintenir un système de sauvegarde de stock efficace ;
• Etablir un plan de relance de commande du stock pour tous les articles ou inventaires et surtout les articles critiques ;
• Conduire trimestriellement le système de contrôles des inventaires ;
• Veiller au système de bon fonctionnement du système d’intégra ;
• Coordonner le déploiement des véhicules et assurer la conformité avec le programme de maintenance et le manuel du transport de l’IRC.
• Coordonner avec les staffs des programmes le planning tant journalier qu’hebdomadaire des mouvements des véhicules sur le terrain ;
• Gérer et faire un suivi quotidien des mouvements des véhicules et s’assurer qu’ils sont en bon état ;
• Préparer les demandes de maintenance et réparation introduites par les chauffeurs et s’assurer auprès des garagistes et chauffeurs que les véhicules ont été maintenus et réparés ;
• S’assurer qu’après réparation, les carnets de maintenance sont bien correctement et régulièrement complétés par les mécaniciens ;
• Gérer et mettre à jour un dossier physique et électronique pour chaque véhicule comprenant les documents exigés (carte d’assurance, carte grise, copie de permis du chauffeur, etc.)
• Intervenir en cas d’accident et s’assurer que les rapports d’accident/incident sont produits et transmis dans délai ;
• S’assurer que les carnets de bords (logsheet) sont bien remplis par les chauffeurs et les personnes à bord également ont signé leurs parties ;
• S’assurer de la conformité de véhicules tout en observant les règles de location de véhicules de l’IRC et observer toutes les procédures de l’IRC en vigueur ;
• Justifier le transport de tous les articles à travers les lettres de transport ;
• Superviser la gestion de transport de flotte et des chauffeurs ;
• Programmer la maintenance préventive régulière et appropriée de tous les véhicules et générateurs de l’IRC ceux des partenaires (UNHCR) ;
• Elaborer les rapports hebdomadaires, mensuels, etc. ;
• Maintenir les rapports/autorisations d’octroi de carburant en vigueur ;
• S’assurer d’enregistrement systématique dans la base des données des assets tous les assets des étiquetées ;
• Assurer le suivi de mouvement des assets IRC au niveau du site et leur mise à jour dans la base des données en collaboration avec les gestionnaires des stocks/assets du terrain ;
• S’assurer de la présence dans les archives de la documentation d’affectation individuelle des assets, celle de tout mouvement entre employés, entre bureaux et sites ;
• Mettre en place un disposa plan selon les politiques en place à l’IRC pour chaque asset et le maintenir à jour pour faciliter la prise des décisions des opérateurs pour le remplacement des assets ;
• Proposer, établir et faire approuver les documents de disposition des assets par les personnes habilitées de l’IRC ;
• Archiver les rapports sur les incidents qui touchent les assets pour bien documenter le contenu de la colonne observation de la base des données des assets.