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Assistante Administrative

Conakry

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Conakry
  • Grade: Level not specified - Level not specified
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
  • Closing Date: 2023-05-18
Background

 
Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP:  we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.

 
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.


Dans le cadre de la mise en œuvre du projet Renforcement du dialogue multi-acteurs pour une gouvernance foncière et environnementale responsable en Basse Guinée financé par le Fond de Consolidation de la paix au compte de deux agences (l’ONU-HABITAT et le PNUD) avec l’ONG ACORD Internationale, il est envisagé un appui à l’Etat guinéen sur la période 2021-2023.

Cet appui vise essentiellement à répondre aux risques croissants de violences liées à l’usage des terres et des ressources naturelles dans la région de Basse Guinée. Il renforcera le dialogue multi-acteurs et la cohésion sociale pour une gouvernance foncière responsable et sécurisée pour les ménages vulnérables et à risque de violence en vue de prévenir les conflits liés aux opérations d’exploitation des ressources minières et de carrière en milieu rural et périurbain ainsi  qu’aux problèmes de démolitions des biens à usage d’habitation et commercial sur les emprises publiques en milieu urbain dans les zones de la Basse Guinée.

De ce faire, le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) recrute un/e assistant/e Administratif/ve  pour soutenir le programme dans la mise en œuvre des activités.Il ou Elle, contribuera à :

•                Renforcer l’équipe programmatique  pour la rendre dynamique et efficace ; 

•                Assurer le traitement de l’ensemble des dossiers administratif;

•                 Faciliter le suivi de gestion dans le système Quantum

 
Duties and Responsibilities
 
Le/la Assistant (e) Administrative sera chargé(e) des tâches  suivantes : 
  • Apporter un appui administratif et programmatique à l’équipe de programme dans le processus d’élaboration du plan de travail, du budget ainsi que la mise en œuvre des activités ; 
  • Initier et assurer le suivi de tous les documents administratifs liés aux activités du programme ;
  • Appuyer à la préparation des documents pour les différentes réunions, ateliers, comités et autres 
  • Organiser et maintenir à jour le classement physique et électronique des dossiers pour un accès faciles tout en veillant sur la confidentialité ;
  • Organiser et coordonner le classement de l’ensemble des documents administratifs et financiers et s’assurer de leur mise à jour régulière ;
  • Assurer le suivi des dossiers initier orienter aux services des achats (procurement) puis faire le suivi auprès de fournisseurs et prestataires ;
  • Assurer la création des réquisitions dans Quantum pour les projets en cours et effectuer la réception des matériels.
 
Competencies
 
  • Produit et fournit des résultats de qualité de manière opportune et axée sur le service et orienté vers l'action engagé à l’atteinte des résultats convenus;
  • Développe et favorise une collaboration efficace au sein des unités et entre celles-ci pour atteindre des objectifs communs et optimiser les résultats.
 
Required Skills and Experience

 Education:
  • Diplôme d'études secondaires avec cinq années d'expérience ou diplome de niveau universitaire (minimum Bac+3) avec deux années d'expérience en gestion administration ou tout autre domaine pertinent
Experience:
  • Cinq années d'expérience professionnelle pertinentes (Diplome secondaire)
  • Deux années d'expérience professionnelle pertinentes (Diplome universitaire) 
  • Bonne connaissance des procédures administratives des Nations Unies ;
  • Experience dans l’utilisation des ordinateurs et logiciels MS Word, Excel, etc);
  • Expérience dans la gestion des systèmes de gestion basés sur internet.
     
Disclaimer

 
Applicant information about UNDP rosters
 
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
 
Non-discrimination
 
UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.  

 UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status. 

 Scam warning

 The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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