Chargé d’appui au projet (ROSTER)

• Préparer et maintenir les dossiers du projet, notamment les rapports de projet internes et externes.

• Gérer le flux d’information, le contrôle de changements, le registre des risques et la résolution des problèmes en établissant des procédures de contrôle des documents.

• Assurer l’avancée des activités et la livraison des lots de travaux.

• Assurer la coordination avec le.la chef.fe de projet et lui communiquer l’avancée des travaux.

• Informer et conseiller le.la chef.fe de projet à l’égard de tout écart par rapport au plan et effectuer les mises à jour nécessaires.

• Relever et gérer les risques en collaboration avec le.la chef.fe de projet.

2. La gestion des finances et des achats

• Tenir à jour et classer tous les documents financiers du projet à des fins de vérification et d’examen.

• Assurer la saisie exacte des données dans le progiciel de gestion intégré de l’UNOPS.

• Assurer le suivi des dépenses et du budget du projet ainsi que de l’ensemble des procédures administratives conformément au plan de travail.

• Traiter les paiements directs et les demandes de paiement anticipé, et préparer les révisions budgétaires du projet. 

• Élaborer les rapports financiers en adoptant des contrôles financiers et des modèles de rapport conformes aux exigences de l’UNOPS.

• Soutenir le.la chef.fe de projet en assurant le suivi des budgets et de la trésorerie, et rendre compte des obligations relatives aux dépenses afin d’assurer le respect du calendrier.

• Avertir le.la chef.fe de projet de tout déficit financier ou de dépenses excessives.

• Proposer des révisions budgétaires et prendre les mesures correctives nécessaires.

• Coordonner les rencontres, les communications et les rapports nécessaires avec les fournisseurs.

3. Le suivi et l’élaboration de rapports 

• Participer activement à la préparation de rapports et de documents de projet en assistant le.la chef.fe de projet.

• Tenir à jour et classer les documents du projet et les autres documents de soutien.

• Gérer les dossiers suivants : registre d’assurance de la qualité, registres de configuration et tous les autres registres et dossiers indiqués par le chef de projet.

• Soutenir le.la chef.fe de projet en assurant la gestion des éléments suivants : i. Dossier électronique; ii. Documents se rapportant aux achats, aux ressources humaines et aux finances, conformément aux exigences de la directive organisationnelle no 12.

• Gérer la compilation, la consolidation et l’analyse des données utiles à la mission.

• Assister le.la chef.fe de projet dans la préparation des rapports d’achèvement du projet et assurer le respect des obligations contractuelles.

4. La coordination et la gestion des parties prenantes et des communications

• Soutenir la coordination et la gestion des communications.

• Communiquer et bâtir des relations solides avec d’autres agences des Nations Unies et des organisations non gouvernementales (ONG) internationales afin de faciliter la mise en œuvre des activités et d’améliorer la qualité et la pertinence des données et analyses.

• Selon les besoins, participer à des rencontres avec des agences des Nations Unies, des ONG et d’autres parties prenantes.

5. La gestion des connaissances et l’innovation 

• Soutenir la gestion des leçons apprises conformément au système de rapport choisi.

• Assurer le renforcement des capacités locales à tous les niveaux et favoriser les occasions de soutien au projet.

• Contribuer à la diffusion et au partage des bonnes pratiques et leçons apprises en matière de planification et de renforcement des connaissances.

• Apporter son expertise dans l’utilisation d’outils et de techniques.

Education

• Le.la candidat.e doit être titulaire d’un diplôme de Licence dans une discipline pertinente (administration des affaires, logistique, gestion de crise, comptabilité, relations internationales).
• Un diplôme universitaire de premier cycle combiné à deux (2) années d’expérience professionnelle supplémentaire peut être accepté au lieu de l’exigence mentionnée ci-dessus.
• Les cours de base ou de praticien PRINCE2® sont un atout.

Expérience

• Le/la candidat-e doit posséder au moins deux (2) années d’expérience pertinente avec prise de responsabilités progressive, principalement axées sur la supervision, la production de rapports, le développement et la coordination, dans le domaine de la gestion de projets et d’activités.
• Une expérience de travail dans des contextes d’aide humanitaire d’urgence ainsi qu’une bonne connaissance des mécanismes de coordination humanitaire, des donateurs, des mesures de sécurité et des activités dans ce domaine est souhaitable.
• Une connaissance avérée des règles et procédures des Nations Unies dans les domaines des achats, des finances, des ressources humaines ainsi que la connaissance des règles et règlements administratifs des Nations Unies sont un atout.

Connaissances linguistiques

• Une excellente connaissance du français est exigée
• Une connaissance intermédiaire de l'anglais est exigée