OFFICIER PROCUREMENT

Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d'aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. S’efforçant, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel. Actuellement, IRC intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, de l’éducation et enfin, du redressement économique et du développement.

     I.        Description du poste

Sous la supervision du GSCM Nord-Kivu, le/la Procurement Officer a pour responsabilités principales d’organiser les achats des services et des biens de l’organisation dans le strict respect des procédures et politiques d’achats mises en place par IRC et ses bailleurs des fonds. Le/la Procurement officer est la personne opérationnelle de la chaine d’approvisionnement. Il (elle) sera basé à Goma

    II.        Suivis, préparation des contrats pour renouvellement et signature

 En collaboration avec le GSCM Nord -KIVU Il/elle assure les suivis des contrats MPA/MSA (contrats cadres) en voie d’expiration pour renouvellement ou annulation, suivant les performances du fournisseur concerné. Il (elle) maintient un mécanisme d’alerte de revue de chaque contrat ,3 mois avant leurs expirations.  Il (elle) s’assure que la procédure des achats dans le cadre des MPA/MSA est suivie avant toute soumission à la revue et à la signature aux organes appropriés.

Il/elle organise la collecte et l’analyse de données recueillies dans le cadre des activités d’étude de marchés et autres exigences requises lors d’une activité de la chaine d’approvisionnement. Il/elle s’assure que la gestion et l’analyse des données se fassent dans le cadre de la ségrégation des taches telles que requise dans la SOP de la demande de cotation de Global Supply chain (GSC).

  III.        Les négociations avec les fournisseurs :

Il/elle coordonne, avec les différents membres de comité d’achat mis en place, les activités de négociations des prix, de la qualité de services et des délais de livraisons, suivant les termes et conditions du contrat.  Il/elle s’assure que toutes négociations avec les fournisseurs soient faites avec le comité des MPA/MSA et soient documentés au moyen d`un procès-verbal signé par tous.

 IV.        Gestion du processus d'appel d'offres :

Il /elle s’assure que ce processus est suivi selon les SOPs de GSC en place en termes des exigences techniques, de délai de soumission des offres et de la gestion d’ouverture des appels d’offre.

   V.        Développement et diffusion des demandes de propositions (RFP) :

Il/elle s’assure d’associer les répondants techniques dans le développement des appels d`offres complexes afin de recueillir les différentes spécifications requises avant la diffusion à travers les voies appropriées.

 VI.        Achèvement d'un processus de demande d'achat :

Il/elle s’assure que, durant le processus de soumission d’un lot d’appel d’offre, une vérification de différentes étapes de diligence raisonnable obligatoire est faite à travers une checklist mise en place pour cette fin.

VII.        Gestion des relations avec les fournisseurs et Archivages :

ü  Il/elle s’assure qu’à travers un panel composé du comité d’évaluation des dossiers des appels d’offres, que les fournisseurs reçoivent, de manière documentée, des feedbacks sur leurs performances et la qualité de leurs prestations.

ü  Il/elle s’assure être au courant et applique les règles et règlements des donateurs concernés

ü  Il/elle élabore et comprend la stratégie d'approvisionnement par catégorie développée dans le mécanisme de MPA/MSA.

ü  S’assurer d’un bon classement des dossiers selon les recommandations d’IRC

VIII.        Analyse des rapports financiers :

ü Sur base de l’outil de BvA, il/elle suit les différentes dépenses de chaque Grant comparativement au procurement plans développés.

ü  Il/elle approche les différents budgets holders des programmes concernés et discute de soucis liés aux potentiels sous ou sur dépenses suivant l’analyse des plans d’approvisionnement approuvés.

 IX.        La finance

ü  Il/elle assure que les dossiers de mise en paiements sont conformes à la demande d`achats des biens et services et suivre leur cours jusqu’à clôture.

   X.        Résumé de responsabilités 

ü  Assurer la conformité aux politiques de l'IRC et des donateurs.

ü  Assurer l’examen et exécution des contrats d’achats des biens et des services.

ü  Partager des données précises.

ü  Soumission des rapports dans le temps (PRTS).

ü  Examiner les documents d'approvisionnement avant les paiements.

ü Enregistrement et documentation des Informations historiques de performance du fournisseur.

ü  Assurer l’étude et/ou enquête de marché et analyser des couts.

ü  Observer la séparation des tâches dans la fonction d'approvisionnement.

ü  Observer l’exigences relatives à l'offre et au service demandé par le programme.

ü  Identification des signaux de la fraude et de la corruption et proposer des solutions.

ü S'assurer que les plans d'approvisionnement sont élaborés pour les subventions applicables.

ü   Assurer la vérification des informations des fournisseurs.

ü   Assurer la coordination avec les finances, les subventions et le programme.

ü  Collaborer avec tous les départements.